Выплачивают ли компенсацию неиспользованный отпуск. Полагается ли сотруднику компенсация за неиспользованный отпуск

В законах, регламентирующих взаимоотношения сотрудников и работодателей, большое значение уделяется вопросу организации процесса учета и предоставление отпусков. Они является важной составной частью рабочего процесса. Правильная организация времени труда и отпусков позволяет оптимизировать деятельность компании. Право на отдых сотрудника не только регламентируется, но и строго охраняется Трудовым кодексом (далее по тексту - Кодекс) и другими законодательными актами.

Почему так важно соблюдать кадровую политику?

На больших предприятиях организуются кадровые службы для точного соблюдения всех норм, которые определяют рабочий процесс. Малые предприятия и индивидуальные предприниматели зачастую не могут себе этого позволить. Поэтому вся ответственность на таких предприятиях ложится на руководителей и владельцев бизнеса. Низкая организация в вопросе учета кадров, приводит к большим штрафным санкциям и проблемам с инспекцией по труду. Нельзя недооценивать значение, которое имеет для работников предоставление отпуска и важности его компенсации в случае неполного использования.

Можно спокойно смотреть на то, как сотрудники пренебрегают правом на отдых. Считать это их проблемой, если они не хотят оформлять отпуск. И, в конечном итоге, при увольнении работников очень часто скапливаются большие суммы компенсаций. Но гораздо хуже, если руководители сами ограничивают своих работников в праве на отпуск. В любом случае рано или поздно расплачиваться придется. Если воспрепятствовать работнику в праве на отпуск можно столкнуться с контролирующими органами, а впоследствии этого и со штрафами.

Лучше всего не затягивать время, а решать кадровые проблемы по мере их возникновения. Во многом атмосферу взаимопонимания и доверия на предприятиях формируют действия, которые предпринимает администрация компании направленные на создание прозрачной и понятной кадровой политики. Одним из важных вопросов является расчет и выплата компенсаций за неиспользованный отпуск. Ситуация, когда законное время отдых так и не было потрачено работником, может возникнуть по разным причинам. В подобных случаях появляется необходимость расчета дней, за которые сотруднику законом гарантировано возмещение - компенсация за неиспользованный отпуск.

Как выяснить количество дней, за которые полагаются выплаты?

Можно выделить два варианта ее получения. В первом - работник имеет возможность прибавить дни, оставшиеся с отпуска в этом к отпуску в следующем году. Второй вариант предусматривает денежную компенсацию. Получить ее сотрудник имеет право только в случае увольнения.

Для всех вариантов необходимо выяснить, сколько фактических дней отпуска (неиспользованных) нужно учитывать для расчета полагающихся в этом случае компенсаций.

Для этого нужно знать, какие периоды включать, а какие нет, чтобы . Все возможные случаи рассмотрены в стать 121 Кодекса. Периоды, которые необходимо включить:

• отсутствие сотрудника на рабочем месте связано с тем, что медицинское обследование не было пройдено по уважительной причине;
• вынужденные прогулы появились в случае не законного увольнения или неправомерного отстранения от выполнения своих обязанностей, а затем работник был восстановлен на своем месте работы;
• проработанное время, без каких либо факторов влияющих на непрерывность стажа,
• отсутствие сотрудника на рабочем месте, но сохранением последнего. Это может произойти в следующих случаях: по болезни, в связи с отпуском по беременности и родам, использовании дней предыдущего отпуска, а также учитываются отпуска, взятые за свой счет (при условии, что они не более 14 дней за весь рабочий год).

Периоды, которые нельзя учитывать для расчета отпуска:

• предоставление отпуска по уходу за ребенком (до исполнения ему трех лет);
• отсутствие сотрудника без уважительных причин или его отстранение от выполнения обязанностей по следующим причинам: появление на рабочем месте в наркотическом или алкогольном опьянении, отсутствия подтверждения прохождения обучения и проверки знаний положений об охране труда, а также в других случаях указанных в статье 76 Кодекса;
• дни, предоставленного отпуска за свой счет, которые превышают две недели (14 дней) за весь рабочего года.

Стоит отметить, что отпуск за свой счет длительностью 14 дней, можно взять, проработав всего полгода. Этот факт никак не отразится в дальнейшем на размере отпускного стажа. Некоторые случаи вычислений можно рассмотреть на примерах ниже.

Пример 1. Расчет рабочего года, в ситуации, когда сотрудник взял отпуск за свой счет более четырнадцати календарных дней.

В этом случае рабочий год следует рассчитывать со смещением, начиная с 15 календарного дня. Если сотрудник принят 01 сентября 2012 года. Его первый рабочий год попадет в период с 01 сентября 2012 года по 31 августа 2013 года. За этот год им был взят отпуск неоплачиваемый (за свой счет) с 01 июня по 31 июля 2013, продолжительность отпуска составила 61 день. Следовательно, надо от 61 отнять 14 и получаем, что смещение следующего расчетного года для определения отпускного стажа равно 47 дням.

Пример 2 . Расчет рабочего года, если сотрудник увольняется до того, как его первый год работы закончится.

Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник оформлен на работу 01 марта 2013 года. В неоплачиваемом отпуске он был с 01 по 30 июня. Уволился сотрудник 15 сентября. Полностью отработанными в этом случае будут считаться пять месяцев. К ним нужно прибавить проработанные дни в сентябре и 14 дней отпуска за свой счет. Получаем 14 плюс 15 равно 29, в соответствии с установленными правилами округляем полученный результат до полного месяца. В итоге получается, что стаж для расчета отпуска равен шести месяцам.

Для рассмотрения примеров были взяты наиболее понятные и простые ситуации. В любом случае на практике применяют специальную формулу расчета дней отпуска, которые не были использованы:

НД=ОЕ: 12 х Мо - ДИ, где

НД - неиспользованные календарные дни отпуска;

ОЕ - количество дней в ежегодном полном отпуске;

МО - полные отработанные месяцы;

ДИ - используемые дни отпуска.

Полными месяцами при расчетах считают месяцы, в которых была проработана половина дней или более. Правил округления в получаемых результатах нет, но традиционно округляют до двух следующих знаков после запятой. Следует также учитывать, что для расчета компенсаций рабочий год округляется до целого, если работник проработал меньше года, но больше 11 месяцев. Размер компенсации за неиспользованный отпуск после увольнения рассчитывается по тем же правилам, что и средняя заработанная плата при расчете отпускных. Она облагается НДФЛ.

Предусмотрена ли компенсация за дополнительный отпуск, который не был использован?

Законом разрешается предоставлять не только ежегодный отпуск, но и дополнительный. Он тоже является оплачиваемым и предоставляется определенным категориям лиц. Работники, которые имеют право на дополнительный отпуск, определены в Кодексе. К ним относятся следующие категории сотрудников, которые работают:

• на вредных производствах;
• в условиях Крайнего Севера и районах приравненных к ним;
• ненормированный рабочий день.

Законным требованием сотрудника считается запрос о предоставлении ему компенсации за неиспользованный дополнительный отпуск. Она выплачивается за неиспользуемую часть ежегодного отпуска, длительность которой более 28 дней. Для этого сотрудник должен письменно уведомить работодателя. Последним производится выплата компенсации в денежном эквиваленте за неиспользованный отпуск. В статье 126 Кодекса накладывается ряд ограничений для таких выплат. Распространяется запрет на следующие категории лиц:

• женщин, находящихся в отпуске по беременности;
• несовершеннолетних сотрудников;
• лиц работающих на вредных производствах, в опасных условиях труда, (которым за работу в этих условиях полагается дополнительный отпуск).

Данная статья не запрещает этим категориям получить денежную компенсацию в случае увольнения. Также на общих основаниях при увольнении им должна быть выплачена компенсация и за ежегодный отпуск. В соответствии с действующим налоговым законодательством выплаченные денежные компенсации за неиспользованный отпуск, в предусмотренных в Кодексе случаях, учитываются в затратах на выплату денежного вознаграждения за труд. Они облагаются налогом на прибыль физических лиц. Организация должна вычесть из компенсации налог и перечислить его в бюджет на общих основаниях. Сумма облагается страховыми взносами и выплатами за травматизм.

Выплаты при увольнении

В соответствии с Кодексом, каждый увольняемый сотрудник имеет право на компенсацию (кроме случаев увольнения по статьям Кодекса, связанных с наказанием за нарушения). Таким же правом обладает и женщина, которая находится в момент увольнения в отпуске по уходу за ребенком. Необходимо правильно рассчитать неиспользованные дни отпуска. Для работающих сотрудников не составляет труда произвести вычисления: узнать количество дней (неиспользованных), размер среднего заработка и компенсации.

Работник собирается в отпуск за 2016 год и настаивает на начислении компенсации за неиспользованные отпуска за ранние периоды (имеются неиспользованные отпуска за период 2014-2015 годов). Количество дней отпуска составляет 28 календарных дней. Дополнительных дней отпуска нет. Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ выяснили правомерно ли требование сотрудника

16.05.2016

Согласно Трудовому кодексу работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ).

По общему правилу продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска работников составляет 28 календарных дней. Отдельным категориям работников предоставляется удлиненный основной отпуск продолжительностью более 28 дней в соответствии сТК РФ и иными федеральными законами (ст. 115 ТК РФ).

Помимо ежегодного основного оплачиваемого отпуска, некоторым категориям работников представляются ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска (условия предоставления таких отпусков указаны в статьях 116-119 ТК РФ). В соответствии со ст. 120 ТК РФ при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Таким образом, ежегодный оплачиваемый отпуск включает в себя как основной отпуск, в том числе и удлиненный (ст. 115 ТК РФ), так и дополнительные отпуска (статьи 116-119 ТК РФ), когда такие отпуска предоставляются работнику. Термин «ежегодный оплачиваемый отпуск» является обобщающим понятием.

Когда можно заменить неиспользованный отпуск компенсацией

В соответствии с частью первой ст. 126 ТК РФ в случаях, не связанных с увольнением работника, по его письменному заявлению часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией . При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части (часть вторая ст. 126 ТК РФ). Отметим, употребление в ст. 126 ТК РФ слов «может быть заменена» означает, что выплата денежной компенсации при продолжении трудовых отношений является правом, а не обязанностью работодателя (смотрите письма Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0 и от 08.06.2007 № 1921-6). Поэтому работодатель может отказать в удовлетворении просьбы работника о выплате компенсации и настаивать на фактическом использовании всего отпуска.

28 календарных дней - минимальное количество свободных от работы дней, которые работодатель обязан предоставлять работнику для отдыха в течение каждого года работы. Соответственно, претендовать на компенсацию части отпуска может тот работник, у которого каждый ежегодный отпуск в отдельности превышает 28 календарных дней (работник имеет право на удлиненный основной отпуск и (или) ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска). Положения о замене денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков не распространяются на беременных женщин и работников в возрасте до 18 лет. Также не допускается замена денежной компенсацией ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, а также случаев, установленных ТК РФ) (часть третья ст. 126 ТК РФ).

Те работники, которым ежегодно положено только 28 дней отпуска, сколько бы дней отпуска они ни накопили, денежную компенсацию могут получить только при увольнении (ст. 127 ТК РФ).

Таким образом, трудовое законодательство допускает замену денежной компенсацией только части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней. Денежная компенсация за все неиспользованные отпуска выплачивается только при увольнении.

Фирма вправе отказать работнику в компенсации неиспользованного отпуска

В рассматриваемой ситуации у сотрудника не использованы ежегодные оплачиваемые отпуска за период 2014-2015 гг. При этом количество дней каждого ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (дополнительные отпуска работнику не предоставляются).

При таких обстоятельствах требования работника о начислении денежной компенсации за неиспользованные отпуска являются неправомерными. Соответственно, работодатель должен отказать работнику в выплате денежной компенсации за неиспользованные отпуска за периоды 2014-2015 гг.

В заключение напомним, что оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ, ст. 3 Конвенции МОТ № 132 «Об оплачиваемых отпусках» (ратифицирована Российской Федерацией Федеральным законом от 01.07.2010 № 139-ФЗ. Конвенция вступила в силу на территории Российской Федерации 6 сентября 2011 г.)). В исключительных случаях с согласия работника допускается перенос отпуска на следующий рабочий год, если отпуск не был использован в текущем году (часть третья ст. 124 ТК РФ). Непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд запрещено (часть четвертая ст. 124 ТК РФ). Согласно положениям ст. 114 , ст. 122 , ст. 124 ТК РФ, если по каким-либо причинам работники имеют неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды, за ними сохраняется право на использование всех полагающихся ежегодных оплачиваемых отпусков.

№11/2008

Предлагаем вашему вниманию памятку, которая поможет быстро рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск. Причем как при увольнении работника, так и в случае, когда работник остается работать в компании, но вместо отдыха хочет получить деньги. Мы сделали акценты на том, когда эти выплаты рассчитываются одинаково и когда есть различия.

РАЗЛИЧИЯ. В каких случаях выплатить компенсацию необходимо

Бухгалтеру придется рассчитать и начислить данную выплату, если работник увольняется по одному из оснований, предусмотренных Трудовым кодексом РФ. По какому именно, значения не имеет. Компенсация положена в любом случае. В том числе и при увольнении в порядке перевода в другую компанию.

А вот ситуации, когда выдавать компенсацию не нужно:
- внешнего совместителя перевели на основное место работы в компании (имеется в виду именно случай перевода; если же совместитель сначала написал заявление на увольнение, а потом заявление о приеме на работу, то выплатить компенсацию необходимо);
- работник трудился в компании менее половины месяца (бухгалтеру надо посчитать, сколько календарных дней приходится на отработанное время; и если это составляет менее половины от общего количества календарных дней в данном месяце, то компенсацию выплачивать не нужно).

Нет оснований для выплаты компенсации в случаях, когда работника переводят из одного подразделения в другое.

Ну и конечно, никакой компенсации за отпуск не полагается тем, кто работал по гражданско-правовым договорам. Ведь отпуск предоставляют только работникам, с которыми заключены трудовые соглашения. Исключением являются случаи, когда содержит положения об отпусках и их компенсациях. Но такое на практике встречается нечасто.

Выплачивать компенсацию за отпуск, не связанную с увольнением, это право, а не обязанность работодателя. То есть в принципе руководство может и отказать работнику в компенсации, и отправить его на отдых. Это следует из статьи 126 Трудового кодекса РФ.

СХОДСТВО. Как определить время, за которое работнику полагается отпуск

Чтобы посчитать компенсацию, сначала необходимо определить то время, за которое работнику не предоставлялся отпуск и за которое отдых полагается. Дело в том, что есть периоды, которые не дают права на отпуск. Это:
- время, когда работник отсутствовал на работе без уважительных причин (в том числе если его отстранили от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 Трудового кодекса РФ);
- время отпусков по уходу за ребенком;
- время отпусков без сохранения заработной платы, которые были предоставлены работнику по его просьбе и если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года.

Такой перечень приведен в статье 121 Трудового кодекса РФ. Обратите внимание, что период, когда женщина находилась в отпуске по беременности и родам, дает право на отпуск. Это следует из статей 261 и 121 Трудового кодекса РФ. А поэтому при увольнении работницы за это время ей также полагается компенсация (конечно, при условии, что она не успела его отгулять).

РАЗЛИЧИЯ. Как определить количество календарных дней, за которые положена компенсация

Организация обязана предоставлять работникам отпуска каждый год. Соответственно, надо посмотреть, за какие годы работник не использовал отпуск. При этом надо ориентироваться не на календарные годы, а на рабочие годы увольняемого. Так, если первый день работы 20 мая 2008 года, то первый рабочий год, за который работнику полагается отпуск, закончится 19 мая 2009 года.

Компенсация, связанная с увольнением

Если работник не использовал отпуск за полный рабочий год. В этом случае надо выплатить компенсацию за 28 календарных дней (при условии, что в году не было периодов, которые права на отпуск не дают). В таком же размере компенсация полагается и в случае, если за год отработано от 11 до 12 месяцев включительно. Кроме того, не забудьте про дополнительные отпуска. При увольнении нужно выплатить компенсацию за все неиспользованные отпуска, положенные работнику в данной организации, - как основной, так и дополнительные.

Также отметим, что если работник не брал отпуска несколько лет, то организация обязана выплатить ему компенсацию за все неотгулянные дни, накопившиеся с момента поступления работника в компанию (ст. 127 Трудового кодекса РФ).

Если у работника есть время, которое дает право на отпуск, но это время составляет менее 11 месяцев. В этом случае количество неиспользованных дней отпуска, за которые положена компенсация, определяют по следующей формуле:
количество неиспользованных календарных дней отпуска = продолжительность полного ежегодного отпуска: 12 мес. *количество полных отработанных месяцев.

При этом полные отработанные месяцы исчисляют следующим образом. Излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие половину месяца и более, округляются до полного месяца.

Такой порядок прописан в пункте 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169.

ПРИМЕР

Иванов Н.П. работает в ООО «Прибой» с 14 марта 2006 года. 20 мая 2008 года он уволился из организации по собственному желанию. За весь период работы Иванов не был в отпуске (дополнительных отпусков работнику не положено).

Иванов отработал в организации два полных рабочих года: с 14 марта 2006 года по 13 марта 2007 года и с 14 марта 2007 года по 13 марта 2008 года. Получается, что за это время Иванову полагается компенсация за 56 календарных дней неиспользованных отпусков (28 +28).

С 14 марта 2008 года по 20 мая 2008 года Иванов отработал два полных месяца (с 14 марта по 13 апреля и с 14 апреля по 13 мая). Излишки дней с 14 по 20 мая составляют менее половины месяца, а потому исключаются из подсчета.

Рассчитаем общее количество календарных дней отпуска, за которые Иванову полагается компенсация:

56 дн. + 28 дн. : 12 мес. * 2 = 60,66 к.дн.

Компенсация, не связанная с увольнением

Заменить деньгами можно только ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней за год. То есть если у работника накопилось неиспользованных отпусков за два года, то выплачивать компенсацию можно только за те дни, которые полагаются сверх 56 календарных дней (28 дн. * 2 г.). Такие ограничения установлены статьей 126 Трудового кодекса РФ. Фактически это означает, что работники могут получить деньги вместо отдыха только по дополнительным отпускам.

Если работник не использовал дополнительный отпуск за полный рабочий год. В этом случае надо выплатить компенсацию за все дни дополнительного отпуска (при условии, что в году не было периодов, которые права на отпуск не дают). Также полагается компенсация за полное количество дней дополнительного отпуска, если за год отработано от 11 до 12 месяцев включительно.

В случае если работник не отгулял дополнительные отпуска за несколько лет, компенсация полагается за все дни, которые работник не отдыхал.

Если у работника есть время, которое дает право но отпуск, но это время составляет менее 11 месяцев. Тогда количество неиспользованных календарных дней дополнительного отпуска, за которые положена компенсация, определяют по формуле:
количество неиспользованных календарных дней дополнительного отпуска = продолжительность дополнительного отпуска: 12 мес.* количество полных отработанных месяцев.

При этом полные отработанные месяцы рассчитывают аналогично тому, как это делается для компенсации при увольнении. То есть излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета. А количество дней, равное половине месяца и более, округляются до полного месяца, за который работнику будет положена компенсация.

СХОДСТВО. Как округлять итоговое количество дней отпуска, за которые положена компенсация

О том, что рассчитанный показатель надо округлять до целых календарных дней, в законодательстве ничего не сказано. Поэтому традиционно подсчитанную величину берут с двумя знаками после запятой.

Однако если руководство компании решит округлить показатель до целых единиц, то делать это придется не по правилам арифметики, а в большую сторону.

Ведь организации не имеют права ухудшать положение работников. Это установлено статьей 8 Трудового кодекса РФ. То есть выплатить компенсацию, скажем, не за 20,4 дня, а за 20 дней нельзя. Если уж округлять, то до 21 дня. Такая точка зрения также высказана в письме Минздравсоцразвития России от 7 декабря 2005 г. № 4334-17.

СХОДСТВО. Как определить сумму компенсации

Дни отдыха, за которые работнику полагается компенсация, оплачиваются исходя из среднего заработка. Методика его расчета полностью аналогична той, которая применяется при определении суммы отпускных. То есть главный документ тут - Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденное постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 .

Мы не будем подробно останавливаться на алгоритме расчета, так как привели его в «Главбухе» № 9, 2008.

То есть в итоге, определив среднедневной заработок, бухгалтер просто умножит его на то количество дней, за которые уволенному работнику полагается компенсация. Полученный результат и будет компенсацией за не использованный работником отпуск.

РАЗЛИЧИЯ. В какой момент выдать работнику компенсацию

Компенсация, связанная с увольнением

Деньги работнику надо выдать в его последний рабочий день, то есть в день увольнения.

Бывает, что работники берут отпуск перед тем, как уйти из организации. Тогда выдать компенсацию придется в последний рабочий день, предшествующий отдыху. Такой вывод следует из статьи 80 Трудового кодекса РФ. Ведь именно в последний день работы организация должна произвести окончательный расчет с работником, выдать ему трудовую книжку и другие документы, связанные с работой (по письменному заявлению).

При этом в трудовой книжке последним днем работы будет указан последний день отпуска (ст. 127 Трудового кодекса РФ).

Компенсация, не связанная с увольнением

Четких сроков для выплаты денег трудовое законодательство не устанавливает. Это связано с тем, что работодатель не обязан выплачивать компенсацию за неиспользованные отпуска. Поэтому сроки согласовываются индивидуально между работником и руководством организации. Обычно компенсацию выдают вместе с очередной заработной платой.

Если работник не ходил в отпуск несколько лет

Однако если данная ситуация все-таки сложилась в организации и такой работник решил уволиться, то компенсацию ему необходимо выплатить за все дни, которые он не отгулял. Такой вывод следует из статьи 127 Трудового кодекса РФ. Там сказано, что при увольнении работнику выплачивается компенсация за все неиспользованные отпуска.