Допустима ли регистрация приказа задним числом? Как оформлять документы задним числом и не нарушать закон Можно ли зарегистрировать приказ задним числом.

Ответ на вопрос:

Оформление приказов задним числом некорректно. Однако в зависимости от вины работодателя и обстоятельств, при которых приказ был оформлен не своевременно, ответственность работодателя может быть исключена.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Оформление документов задним числом может быть признано фальсификацией документа (см. приложение к ответу ниже ). За фальсификацию бухгалтерских и иных учетных документов, отражающих экономическую деятельность организации, если эти действия совершены при наличии признаков банкротства, предусмотрена административная и уголовная ответственность ( ст. 14.13 КоАП РФ, , ст. 195 УК РФ ). Но это исключительные случаи, связанные с оформлением кадровых документов задним числом, – они касаются только злоупотреблений в выплате сумм выходных пособий (компенсаций) при увольнении топ-менеджеров по соглашениям о расторжении трудового договора ( ст. 178, , ст. 307, Трудового кодекса РФ, ).

➤ Читайте также о приеме на работу задним числом

За оформление кадровых документов задним числом ответственность не предусмотрена. Однако такие документы могут быть оспорены в ходе любой проверки и в суде и признаны недействительными. Например, если во время налоговой проверки выяснится, что кадровые документы по учету труда и его оплаты подписаны задним числом, да еще и содержат фальсифицированную подпись, инспекторы просто не признают указанные в них расходы на оплату труда для целей исчисления налога на прибыль. Так как согласно ст. 252 НК РФ все расходы должны быть подтверждены документально в соответствии с требованиями законодательства РФ.

Следует также отметить, что в некоторых случаях, работодатель фактически не имеет возможности оформить соответствующий документ до наступления соответствующего события. Например, в случае если работник сдавал кровь, о чём сообщил на следующий день. В этом случае вины работодателя нет, соответственно нет оснований для привлечения его к ответственности ().

Кроме того, в случае если права работника не были нарушены, то может идти речь о малозначительности правонарушения, что также может стать основанием для исключения ответственности работодателя ().

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Пресса: Журнал «Справочник кадровика» № 4, Апрель 2016

Кадровое делопроизводство

Заднее число: уроки арифметики

Е.В. Орлова, директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо»

Все сроки вышли еще позавчера, а приказ так и не составлен. Знакомая ситуация? Пожалуй, нет такой компании, где хотя бы раз документы не оформлялись задним числом. Ну, а как иначе, скажете вы, если отсутствие той или иной бумаги чревато неприятностями – большими и малыми.

Увы, мы редко задумываемся, что фальсификация, как правило, приводит к куда более серьезным последствиям.

Однако есть ситуации, в которых оформление документа постфактум не только допустимый, но и единственно правильный вариант .

Помечать задним числом (backdating) – датировать документ прошедшим числом, с тем чтобы он вступал в юридическую силу не в момент составления, а с более ранней даты, т. е. датировать документ числом более ранним, нежели дата фактического составления документа.

Трудовое законодательство требует оформления большого количества документов, которые отражают самые разные стороны трудовых отношений. Любой из них в случае проверки может быть затребован инспекторами ГИТ, налоговой инспекции, территориальных органов ФСС РФ и ПФР, а также использован при рассмотрении споров в суде.

Есть немало причин, по которым документы приходится проводить задним числом. Какие-то не были оформлены вовремя из-за отсутствия необходимых сведений, другие потеряны или испорчены, а третьи вообще не считали нужным использовать в компании. Наконец, в ряде случаев таким образом пытаются уйти от ответственности. Но иногда подготовка отсутствующих документов заново или новых – задним числом не является их подделкой.

Документы подлинные и нет

Обязательные реквизиты первичного учетного документа:

Наименование;

Дата составления;

Наименование экономического субъекта, составившего документ;

Величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

Наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию, и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

Подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В ходе различных проверок и в суде многие работодатели предъявляют документы, оформленные задним числом. В случае если будет установлено, что дата на документе не соответствует времени оформления, он может быть признан недостоверным, а доказательство – недопустимым.

Но такой способ оформления не всегда является незаконным, ошибочным или свидетельствует о подделке того или иного документа.

Следует различать документы подлинные, поддельные и подложные.

Подлинным называется документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения (Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению , утв. Росархивом – ). Содержание подлинного документа соответствует действительности, и сам он изготовлен надлежащим должностным лицом.

Поддельным называется полностью фальсифицированный документ либо подлинный документ с частично фальсифицированными реквизитами (заведомо недостоверными сведениями, исправлениями, фальсифицированными подписями или иными реквизитами документа).

Подложным называется документ, содержащий преднамеренно искаженную информацию об определенных фактах. Искажение информации может быть осуществлено путем:

• подделки подписи заявителя и иных лиц, удостоверительной надписи (подписи и печати) нотариуса;
• внесения исправлений в текст документа посредством подчисток, дописок, допечаток и т. п., в т. ч. с использованием различного рода технических средств.

Подделка документа может быть как частичной (внесение изменений посредством подчисток, дописок, допечаток и т. п. в подлинный документ), так и полной (создание полностью подложного документа) ().

Таким образом, поддельными считаются как полностью фальшивые, так и настоящие документы, в которых есть какие-либо изменения, искажающие их содержание.

Оформление документа задним числом помимо недостоверного реквизита «Дата документа» может содержать и недостоверный реквизит «Подпись». Например, если сотрудник, уполномоченный в прошлом подписывать такие документы, уже не работает в организации и его подпись подделывается.

Не упустите из виду

Кадровые документы должны отвечать общегосударственным требованиям к оформлению документов, в частности, требованиям:

• «Государственный стандарт РФ. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. );
• Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрены коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, ).

Большинство кадровых документов являются одновременно и первичными учетными документами по учету труда и его оплаты, поэтому они должны содержать семь обязательных реквизитов, установленных ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ).

Исходя из общих требований, любой документ должен содержать достоверную информацию, позволяющую идентифицировать подписавшее его лицо ().

Подделка документов преследуется по закону?

За подделку документов предусмотрена как административная (), так и уголовная () ответственность. Оба вида ответственности установлены за подделку только тех документов, которые удостоверяют личность либо подтверждают права (освобождают от обязанностей), а также за подделку штампов, печатей или бланков и их использование.

пример

Если при трудоустройстве работника выявлена поддельная трудовая книжка, работодатель обязан известить об этом органы внутренних дел, с тем чтобы те предприняли соответствующие действия, поскольку подделка документов является преступлением.

Но если вины работника в оформлении поддельной трудовой книжки нет (например, поддельный бланк был оформлен первым работодателем, а записи в документе соответствуют действительности), он не будет привлечен к ответственности.

За фальсификацию бухгалтерских и иных учетных документов, отражающих экономическую деятельность организации, если эти действия совершены при наличии признаков банкротства, предусмотрена административная и уголовная ответственность ( ст. 14.13 КоАП РФ, ст. 195 УК РФ). Но это исключительные случаи, связанные с оформлением кадровых документов задним числом, – они касаются только злоупотреблений в выплате сумм выходных пособий (компенсаций) при увольнении топ-менеджеров по соглашениям о расторжении трудового договора ( ст. 178, ст. 307, Трудового кодекса РФ, ).

Не упустите из виду

За оформление кадровых документов задним числом ответственность не предусмотрена. Однако такие документы могут быть оспорены в ходе любой проверки и в суде.

пример

Если во время налоговой проверки выяснится, что кадровые документы по учету труда и его оплаты подписаны задним числом, да еще и содержат фальсифицированную подпись, инспекторы просто не признают указанные в них расходы на оплату труда для целей исчисления налога на прибыль. Ведь согласно ст. 252 НК РФ все расходы должны быть подтверждены документально в соответствии с требованиями законодательства РФ. Естественно, понадобится провести экспертизу, но последствия коснутся только изменения налоговой базы по налогу на прибыль.

Для распознавания документов, составленных не в ту дату, которая в них указана, установления их подлинности проводятся:

• экспертиза при осуществлении налогового контроля, в т. ч. при проведении выездных налоговых проверок ( п. 1 ст. 31, п. 9 ст. 89, ст. 96 НК РФ, и приложение № 21 к ). Как правило, налоговый орган назначает экспертизу с целью выявления подлинности документа в целом или его конкретных реквизитов;
• судебная экспертиза ().

А теперь посмотрим на конкретные примеры оформления документов не той датой.

История вопроса

При приеме на работу до 6 октября 1992 г. трудовой договор заключался в устной форме. Дело в том, что в период действия , утв. ВС РСФСР 09.12.1971 (далее – КЗоТ РФ 1971 г.), трудоустройство происходило на основании заявления о приеме на работу с последующим изданием приказа – без заключения в письменной форме трудового договора с работником. Письменное оформление трудовых отношений не было обязательным и производилось только по желанию работника.

С 06.10.1992 в ч. 1 ст. 18 КЗоТ РФ 1971 г. были внесены изменения, согласно которым оформление договора в письменной форме стало обязательным ( п. 15 ст. 1 Закона от 25.09.1992 № 3543–1, утратившего силу с 1 февраля 2002 г.).

Трудовой договор

5 функций трудового договора

Основание возникновения трудовых отношений.

Установление условий выполнения работы.

Подтверждение периодов работы, включаемых в страховой стаж, для расчета пособий по социальному страхованию.

Подтверждение периодов работы, включаемых в страховой стаж, для установления страховых пенсий.

Подтверждение расходов на оплату труда для целей исчисления налога на прибыль.

По общему правилу трудовые отношения возникают на основании трудового договора, заключенного в письменной форме и вступающего в силу со дня его подписания сторонами ( ст. 16, ст. 61, ст. 67 ТК РФ).

Не упустите из виду

Работодатель обязан оформить трудовой договор в письменной форме в течение трех рабочих дней с момента фактического допущения сотрудника к работе (). Отсутствие заключенного трудового договора по истечении указанного срока является нарушением трудового законодательства, за которое предусмотрена ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Работник фактически допущен к работе 4 апреля. Письменный трудовой договор оформлен 7 апреля.
В договоре (приложение 1 ) указаны следующие даты:
4 апреля – дата начала работы, дата вступления договора в силу.

Сотрудник фактически допущен к работе 4 апреля. Письменный трудовой договор оформлен 7 апреля.
В договоре указаны следующие даты:
4 апреля – дата создания, дата подписания договора сторонами, дата его регистрации, дата начала работы, дата вступления договора в силу.

Ситуация 2. Трудовой договор по какой-либо причине не был заключен в письменной форме, есть только приказ о приеме на работу.

Договор необходимо оформить письменно в соответствии с требованиями ТК РФ.

В него нужно включить фактические условия работы, действующие на текущую дату гарантии и компенсации работнику (должностной оклад, доплаты, надбавки, режим рабочего времени и др.). Датой оформления договора будет текущее число, а датой приема на работу (датой начала работы) – фактический день выхода на нее.

Сотрудник фактически приступил к работе на основании приказа о приеме 11 января (приложение 2 ) . Письменный трудовой договор оформлен 7 апреля. В договоре указаны следующие даты (приложение 3 ) :
7 апреля – дата создания, дата подписания договора сторонами и дата регистрации;
11 января – дата начала работы, дата вступления договора в силу.

Аналогичным образом следует поступать в ситуации, если с сотрудником, который был принят на работу до 06.10.1992 и по сей день трудится в компании, не был оформлен письменный трудовой договор.

Ситуация 3. Трудовые отношения с работником не оформлены (отсутствует трудовой договор, приказ о приеме на работу), он получал зарплату «в конверте», с которой работодатель не платил НДФЛ и страховые взносы.

Оформлять трудовой договор нужно только текущей датой. Датой приема на работу (датой начала работы) также будет являться текущая дата.

Подпунктом 4 п. 5 Общедоступных критериев самостоятельной оценки рисков для налогоплательщиков, используемых налоговыми органами в процессе отбора объектов для проведения выездных налоговых проверок (утв. ), предусмотрено, что при выборе объектов для проведения выездных налоговых проверок налоговый орган учитывает информацию, поступающую в ходе рассмотрения жалоб и заявлений о выплате налогоплательщиком неучтенной заработной платы («в конвертах»), неоформлении (оформлении с нарушением установленного порядка) трудовых отношений и иную аналогичную информацию (). Вдобавок такой сигнал повлечет вызов на комиссию по легализации налоговой базы, созданную при налоговом органе ().

Не упустите из виду

Ни при каких обстоятельствах оформлять трудовой договор задним числом нельзя.

На заметку

Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. При этом лицо, на которое возложено ведение бухучета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухучета, не несут ответственности за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни ().

За неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей (в части своевременного документального оформления фактов хозяйственной жизни, соответствия составленных им первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни) к работнику могут быть применены дисциплинарные взыскания в общеустановленном порядке (ст. , ТК РФ).

Если работник вовлечен в оформление факта хозяйственной жизни, который документируется не на текущую дату, чтобы оценить законность проведения документа задним числом, он должен учитывать:

требование своевременности (своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в бухучете и бухгалтерской отчетности ( ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. );

принципы достоверности и объективности, профессиональной осмотрительности и осторожности и других признанных базовых принципов, позволяющих качественно оценить операции и отразить их в отчетности.

Трудовая книжка

Несмотря на постоянные разговоры об отмене трудовых книжек этот документ по-прежнему остается одним из основных, подтверждающих трудовую деятельность и стаж работника.

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае когда работа в данной организации является для сотрудника основной ().

Необходимые записи должны вноситься в трудовую книжку своевременно.

В частности, все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) ( Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).

Не упустите из виду

Оформить трудовую книжку задним числом нельзя. Бланки трудовой приходуются в соответствии с особыми правилами и только текущей датой. Выдаваемые документы регистрируются в специальной учетной форме. Поэтому как оформление новой трудовой книжки, так и ее восстановление (оформление дубликата) возможно только сегодняшним числом, даже если нарушены сроки оформления и выдачи документа.

Трудовой договор с работником заключен 14 марта. В этот день подписан трудовой договор, издан приказ о приеме на работу, сотрудник фактически приступил к работе. Это его первое место работы, поэтому специалист, ответственный за оформление трудовых книжек, должен был оформить трудовую книжку в течение недели после приема сотрудника на работу.
Трудовая книжка была оформлена только 11 апреля. При этом на титульном листе указана дата ее оформления – 11 апреля (приложение 4 ) . В содержательной части трудовой книжки указывается дата начала работы – 14 марта.

Штатное расписание

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатных состава и численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Документ содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Штатное расписание, как правило, утверждается приказом руководителя организации или иным уполномоченным должностным лицом. Дата вступления в силу этого документа должна быть такой же, как у соответствующего приказа, либо предшествовать ей.

Особое внимание стоит уделять указанным датам при сокращении штата: в случае расхождения дат увольнения и вступления в силу нового штатного расписания (тем более, если документ оформлен задним числом) суд или контролирующий орган может прийти к выводу об отсутствии на день увольнения оснований для прекращения отношений и восстановить работника в должности.

пример

В ходе проверки ГИТ в Республике Карелия в организации был выявлен факт нарушения работодателем ст. , ТК РФ.

10.02.2012 работодатель издал приказ о сокращении штата сотрудников. В распоряжении он установил, что с 12.04.2012 из штатного расписания исключаются должности некоторых работников. 10.02.2012 было утверждено штатное расписание на период с 12.04.2012 по 31.12.2012, в котором отсутствовали данные должности.

Работникам были выданы уведомления о сокращении занимаемых ими должностей, и до введения в действие нового штатного расписания они были уволены.

Утверждать график отпусков задним числом нельзя.

Если вы по какой-то причине вовремя не утвердили график отпусков, в нем должна быть указана реальная дата создания и утверждения документа. Такое опоздание, конечно, само по себе является нарушением трудового законодательства, но не таким серьезным, как попытка его скрыть или отсутствие графика вообще.

Уведомление о времени начала отпуска

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись, не позднее чем за две недели до его начала (). Однако на практике работников нередко информируют о необходимости уйти в отпуск позже этого срока.

В таком случае работник не должен подписывать уведомление задним числом. Что делать в подобной ситуации подробно описано в ст. 124 ТК РФ: если работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее, чем за две недели до его начала, то работодатель по его письменному заявлению обязан перенести отпуск на другой срок, согласованный с сотрудником. Конечно, если работник не возражает против использования отпуска в даты, указанные в извещении, он под подпись знакомится с этим документом, и никаких негативных последствий ни для кого не наступает.

Приказы по личному составу

Порядок регистрации приказов по личному составу не регламентирован. Он может быть установлен работодателем самостоятельно в локальном нормативном акте (например, в инструкции по кадровому делопроизводству) или приказом по основной деятельности.

Обычно приказам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности и по личному составу должны регистрироваться отдельно.

пример

Если в организации принята общая сквозная цифровая нумерация, наличие приказа с индексом № 25а-к между приказами с индексами № 25-к и № 26-к может навести проверяющих на мысль, что документ составлен задним числом. И тогда при проверке могут возникнуть споры.

В кадровом документообороте часто используется журнальная форма регистрации. Регистрация приказа по личному составу является дополнительным доказательством самого факта его существования. При наличии системы регистрации вы можете доказать инспектору, что тот или иной документ составлен вовремя. Обычно журнал ведется последовательно с начала года, прошивается и нумеруется, так что подделать его, чтобы это осталось незамеченным, весьма затруднительно.

Приказ о предоставлении отпуска

Важно

Оформление приказа на отпуск задним числом является нарушением трудового законодательства.

Иногда руководство идет навстречу работнику и в связи со сложными личными обстоятельствами предоставляет ему часть ежегодного оплачиваемого отпуска вне графика. Зачастую это делается задним числом.

Заднее число законно

И напоследок приведем пример, когда оформление кадровых документов позже произошедшего события – единственно возможный и законный вариант.

Трудовые отношения между работодателем и сотрудником прекращаются в день смерти последнего ().

При этом в качестве документа, на основании которого издается приказ, указывается свидетельство о смерти и его реквизиты, выданное органами ЗАГС по установленной форме.

Информация о смерти работника может поступить к работодателю из разных источников, сотрудник может умереть и на работе. Но оформить прекращение трудового договора можно только тогда, когда работодателю будет представлено свидетельство о смерти. До получения этого документа прекратить трудовой договор с умершим нельзя ().

В соответствующем приказе в качестве даты прекращения трудового договора указывается день смерти работника, а дата издания приказа обычно совпадает с днем получения документа работодателем (приложение 5 ) .

Когда речь идет о прекращении трудового договора по причинам, не зависящим от воли сторон и предусмотренным ТК РФ, документы, на основании которых оформляется увольнение, работодатель нередко получает позже даты прекращения трудовых отношений. И это вполне законные случаи издания приказа позже даты увольнения.

Итак, кадровый документ не был оформлен вовремя. Что делать? Проанализировать, почему это произошло, и оценить ситуацию. Если документ обязательный, его нужно оформить текущей датой, чтобы в будущем сотрудник, проверяющие органы или суд не сомневались в его подлинности. К сожалению, нарушение сроков оформления, если они указаны в законе, само по себе является нарушением. Но те действия, которые вы предприняли, чтобы исправить допущенную ошибку, уменьшают или исключают ответственность за нарушение. А вот издание документов задним числом только усугубляет ситуацию и может усилить меры ответственности.

Ситуация

Беременная работница принесла листок нетрудоспособности, открытый еще месяц назад. Как предоставить ей отпуск по беременности и родам?

По общему правилу отпуск по беременности и родам предоставляется на основании заявления и соответствующего листка нетрудоспособности (). Указанной нормой не предусмотрена возможность (и обязанность) предоставления такого отпуска по инициативе работодателя без соответствующего заявления сотрудницы. В случае если женщина не заявляет о своем праве на указанный отпуск, работодатель не может в одностороннем порядке решить вопрос о его предоставлении.

Беременная работница вправе:

• либо оформить отпуск по беременности и родам с получением взамен заработка пособия по беременности и родам за счет средств обязательного социального страхования;
• либо продолжать работать и получать плату за труд в соответствии с трудовым договором.

То есть сотрудница не может получить пособие по беременности и родам за тот период, когда она работала, имея право на соответствующий отпуск.

Если женщина, имея право уйти в декрет на основании выданного в установленном порядке листка временной нетрудоспособности, продолжает трудиться, пособие по беременности и родам назначается со дня фактического окончания работы (фактического ухода в отпуск) и до даты окончания этого отпуска (включительно), указанной в листке нетрудоспособности.

Таким образом, датой начала отпуска по беременности и родам будет дата подачи заявления о предоставлении указанного отпуска. А за отработанные дни вы обязаны начислить заработную плату, но не пособие по беременности и родам. Предоставить отпуск по беременности и родам задним числом нельзя.