Система электронного документооборота евфрат описание. Виды СЭД – система Евфрат, Дело, DocsVision, Directum

– система электронного документооборота , позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. Система содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

Разработан в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы ЕВФРАТ позволяет автоматизировать документооборот организации как в соответствии с требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.

В системе используется большое количество уникальных технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies:

встроенный модуль просмотра и печати;
технология Drag and Recog (распознавание «на лету»);
встроенный генератор отчетов;
технология морфологического анализа текста;
механизм работы с иерархическими словарями и справочниками;
встроенные средства взаимодействия удаленных серверов.

Работа в локальном офисе системы ЕВФРАТ

Функционал системы позволяет решить все типовые задачи делопроизводства:

автоматизировать регистрацию документов и заданий;
обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
осуществлять мгновенный поиск информации;
контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
организовать долговременное хранение документов организации;
обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Работа Евфрат в территориально-распределённой организации

Поддержка работы в организациях с территориально-распределенной структурой управления позволяет организовать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами. Информация между офисами передается в кодированном виде.

Основные функции системы ЕВФРАТ

Основными функциями системы ЕВФРАТ являются:

регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки):
- - регистрация нового документа на основе существующего;
- - автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации;
присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;
связывание документов перекрёстными ссылками;
ведение номенклатуры дел;
сканирование и распознавание документов:
- - поддержка потокового сканирования;
- - распознавание «на лету» (Drag and Recog);
работа со словарями и справочниками:
- - поддержка иерархических словарей и справочников;
постановка документов на контроль:
- - назначение контролера и ответственного по документу;
слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний:
- - настраиваемый список уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания;
- - автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления;
поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка:
- - сохранение поисковых запросов;
- - использование поисковых запросов со сложными логическими условиями;
подготовка и печать журналов и отчетов:
- - формирование отчетов по результатам поиска контрольных документов и поручений;
- - возможность использования при формировании отчетов данных о ходе исполнения каждого поручения;
- - возможность использования диаграмм для формирования наглядных отчетов;
- - экспорт отчетов в MS Word, MS Excel, MS Internet Explorer;
автоматизация процессов списания и хранения документов в архиве.

Система ЕВФРАТ позволяет полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. Система поддерживает технологию workflow и предоставляет следующие возможности:

создание параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;
проектирование типовых маршрутов движения документов.

Надёжность и безопасность при работе с информацией обеспечивается за счет:

разграничения прав доступа к документам, в том числе с использованием пользовательских ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;
криптографического шифрования и применения ЭЦП;
протоколирования действий пользователей в системе.

Расширенные возможности работы с электронной почтой и Интернет облегчают деятельность сотрудников и обеспечивают следующее:

прием и регистрацию писем из электронной почты в системе ЕВФРАТ;
рассылку документов, переписку между пользователями и группами пользователей системы при помощи встроенной почтовой службы;
отправку документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ;
доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

Поддержка территориально-распределённой работы в системе обеспечивает:

создание единого пространства управления распределенной структурой;
сквозной контроль исполнения заданий, выданных филиалам.

Развитые средства адаптации системы позволяют самостоятельно настроить ее с учетом специфики вашей организации и осуществить запуск в эксплуатацию.

«Дизайнер форм» позволяет создавать свои собственные регистрационные карточки для дальнейшего использования их при регистрации и учете документов в системе;
«Графический дизайнер маршрутов» позволяет проектировать типовые процессы обработки документов в организации;
«Менеджер журналов и отчетов» позволяет создавать новые шаблоны журналов и отчетов для осуществления анализа деятельности организации.

Гибкие возможности администрирования системы обеспечивают удобство ее использования и делают процесс эксплуатации не требующим больших производственных ресурсов:

организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию;
работа Сервер ЕВФРАТ как сервиса;
экспорт/импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов;
администрирование хранилища форм документов.

Для создания дополнительных модулей, организации экспорта/импорта информации и интеграции с другими программными продуктами в системе ЕВФРАТ предусмотрен инструментарий для разработчиков, в который входят:

автоматический импорт данных, представленных в формате XFF (разработан на основе XML);
открытый API (Application Program Interface) с документацией.

Основные моделуи системы ЕВФРАТ

АРМ «Пользователь» - универсальное рабочее место доступа к системе;
АРМ «Администратор» - средство настройки и администрирования системы;
«Графический дизайнер маршрутов» - инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;
«Дизайнер форм» - средство настройки регистрационно-контрольных карточек;
«Менеджер журналов и отчетов» - инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;
средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей;
«Почтовый клиент» - средство работы с сообщениями электронной почты.

Дополнительные модули системы ЕВФРАТ

«HTTP-сервер»

В системе используется протокол обмена данными TCP/IP, что позволяет вести работу в системе с удаленного компьютера посредством Internet/Intranet-сетей. Модуль «HTTP-сервер» дает возможность пользователям получать доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

APM «Архивариус»

Дополнительный модуль «Архивариус» предоставляет средства автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Модуль поддерживает принятую в организации номенклатуру дел, а также поддерживает связь с оперативными документами.

APM «Руководитель»

Дополнительный модуль «Руководитель» предоставляет удобный и полноценный доступ к корпоративной системе документооборота с помощью Интернет для руководителей, работа которых по тем или иным причинам связана с достаточно частыми поездками и оторванностью от основного офиса.

Архитектура системы ЕВФРАТ

Система имеет клиент - серверную архитектуру. Благодаря «HTTP-серверу» и модулю АРМ «Руководитель» доступ к системе может осуществляться через Интернет. Наличие подсистемы обмена документами позволяет организовать территориально-распределённую работу. В качестве базы данных используется СУБД собственной разработки – НИКА, которая поставляется вместе с продуктом. Особенности архитектуры системы и применяемые механизмы позволяют добиться эффективной работы и оптимальной производительности системы электронного документооборота.

Преимущества системы ЕВФРАТ

Система позволит Вам повысить эффективность деятельности организации, отдела, департамента, улучшить исполнительскую дисциплину, сэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников, создать единое информационное и управленческое пространство на предприятии.

Для установки и эксплуатации системы ЕВФРАТ не требуется наличия дополнительного программного обеспечения. В отличие от аналогичных программ, предлагаемых на рынке, система функционирует на собственной встроенной СУБД «Ника», которая входит в комплект поставки.
Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, а также требованиям стандарта ISO 9000. Система разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition).
Система ЕВФРАТ обладает интуитивно понятным интерфейсом, проста и удобна в настройке и использовании.
Наличие в системе встроенного инструментария (Дизайнер форм, Дизайнер маршрутов, Менеджер журналов и отчётов) для адаптации системы под требования организации.
В системе реализована необходимая функциональность для полноценной работы с документами и деловыми процессами с поддержкой технологии workflow.
Наличие встроенных средств сканирования и распознавания объектов с поддержкой поточного сканирования. Уникальная технологическая разработка, созданная специалистами компании Cognitive Technologies – технология Drag and Recog (распознавание «на лету»), а также встроенный модуль просмотра и печати.
Расширенные возможности поиска с применением морфологического анализа текста.
Возможности построения отчётов и журналов с помощью встроенного генератора отчётов.
Поддержка территориально-распределённой работы благодаря наличию в системе подсистемы обмена документами.
Возможности работы с документами и поручениями при помощи веб-браузера из любой точки мира.
Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи.
Разграничение прав доступа и использование механизма ролей.
Простое администрирование системы возможностями АРМ «Администратор».
Открытый API для создания интеграционного программного обеспечения на платформе системы ЕВФРАТ.

Скриншоты

Стоимость ЕВФРАТ

ЕВФРАТ v.14

В комплект системы ЕВФРАТ Документооборот входят лицензии на ЕВФРАТ Документооборот Клиент и ЕВФРАТ Документооборот Сервер (данные компоненты отдельно не продаются).

Кол-во Пользователей*	Цена за лицензию на 1 Пользователя (руб.), НДС не облагается	Кол-во максимально поддерживаемых Пользователей**	Цена (руб.), НДС не облагается
ЕВФРАТ Документооборот Клиент		ЕВФРАТ Документооборот Сервер
1	6 000	1	3 000
2-5	5 500	2-5	7 000
6-10	5 000	6-10	15 000
11-15	4 500	11-15	20 000
16-25	4 000	16-25	30 000
26-50	3 500	26-50	50 000
51-100	3 000	51-100	75 000
101-200	2 750	101-200	100 000
Свыше 200		Свыше 200	Для уточнения цены просим Вас связаться с менеджером Отдела продаж.

* Лицензия - это максимальное количество одновременно работающих Пользователей системы ЕВФРАТ Документооборот. При этом количество установок клиентских мест не лимитируется.

** При приобретении серверной части той или иной мощности, Пользователю тем не менее предоставляется право на использование мощности в объеме не более оплаченного количества клиентских лицензий.

Пример расчета стоимости комплекса ЕВФРАТ Документооборот на 20 одновременно работающих пользователей: в состав комплекса входят лицензия на 20 пользователей ЕВФРАТ Документооборот Клиент (20*4 000 руб. = 80 000 руб.) и ЕВФРАТ Документооборот Сервер, ограниченный возможностью поддержки 20-ти одновременно работающих пользователей, по цене 30 000 руб. Итого 110 000 руб.

Дополнительные модули для ЕВФРАТ Документооборот

*** Лицензия модуля Архивариус ограничивает количество Пользователей имеющих право одновременно списывать документы в Архив. Осуществлять поиск в Архиве могут все Пользователи ЕВФРАТ Документооборот".

«Быстрый старт» - новая конфигурация системы ЕВФРАТ Документооборот, разработанная на основе 5-летнего практического опыта внедрения системы в организациях различного профиля и масштаба деятельности. Входящий в конфигурацию набор настроенных элементов позволяет сократить затраты на реализацию проекта по внедрению системы электронного документооборота (СЭД) на сумму порядка 500 000 рублей и осуществить запуск СЭД в эксплуатацию в течение нескольких рабочих недель.

В дальнейшем по желанию заказчика конфигурацию «Быстрый старт» можно развивать с учетом специфики документооборота организации. С помощью входящего в комплект поставки системы ЕВФРАТ Документооборот инструментария специалисты заказчика могут самостоятельно настроить дополнительные регистрационно-контрольные карточки, отчетные формы и маршруты движения документов.

Преимущества конфигурации «Быстрый старт» системы ЕВФРАТ

Для директора

сокращение времени и средств на внедрение СЭД;
реинжениринг процессов документооборота в соответствии с современными тенденциями управления;
входящие в конфигурацию отчеты позволяют оперативно получать полную и подробную информацию об исполнительской дисциплине любого сотрудника или подразделения;
эффективность использования проверена на практике реальных внедрений;
конфигурация «Быстрый старт» - основа для построения корпоративного электронного документооборота.

Для делопроизводителя

решение задач учета и систематизации документооборота;
конфигурация «Быстрый старт» учитывает требования ГС ДОУ и методические рекомендации ведущих специалистов по делопроизводству;
конфигурация содержит комплект учетных и отчетных форм для анализа документооборота и контроля исполнения;
поддержка процессов визирования, согласования и утверждения с возможностью их визуализации на бумаге;
упрощение процесса внедрения и сокращение времени внедрения СЭД.

Для IT-специалиста

конфигурация «Быстрый старт» оттестирована, отлажена и готова к эксплуатации;
позволяет сократить объем организационно-методической работы, предшествующей внедрению СЭД;
внедрение не требует больших затрат времени на настройку системы;
возможность модернизации, развития и масштабирования с учетом специфики деятельности организации;
простота обучения работе с конфигурацией и ее сопровождения.

Состав конфигурации «Быстрый старт» системы ЕВФРАТ

Регистрационно-контрольные карточки (РКК) документов, предназначенные для учета различных типов документов (10 шт.):

Входящие документы;
Исходящие документы;
Внутренние документы;
Договоры;
Служебная записка;
Приказы по кадровому составу;
Трудовой договор;
Шаблоны типовых документов;
Протоколы;
Персональные поручения.

Шаблоны журналов, справок и отчетов (14 шт.):

Журналы:
- - Журнал входящих документов;
- - Журнал исходящих документов;
- - Журнал регистрации документов.
Отчёты по исполнительской дисциплине:
- - Отчёты по документам:
  - 1. Отчёт об исполнении документов по ответственному исполнителю документа за период;
  - 2. Отчёт об исполнении документов по потокам за период;
  - 3. Отчёт о просроченных документах по исполнителям;
  - 4. Отчёт о просроченных документах по потокам.
- - Отчёты по поручениям (согласованиям):
  - 1. Отчёт об исполнении поручений (согласований) по исполнителям за период;
  - 2. Справка об исполнении поручений (согласований) по потокам за период;
  - 3. Справка о просроченных поручениях (согласованиях) по исполнителям;
  - 4. Справка о просроченных поручениях (согласованиях) по потокам;
  - 5. Список поручений на завтра;
  - 6. Список поручений на неделю.
Лист согласования

Льготное приобретение и обновление ЕВФРАТ Документооборот и дополнительных модулей

ЕВФРАТ Документооборот для учебных заведений - ЕВФРАТ в каждый ВУЗ
Категории пользователей	Размер скидки от полной стоимости комплекта	Примечание
Использование ТОЛЬКО в учебном процессе	100% (бесплатно)	Скидка действует на лицензии системы ЕВФРАТ Документооборот и дополнительных модулей.
Внедрение в управление учебного заведения	50%	При условии заключения договора на использование в учебном процессе. Скидка действует только на лицензии системы ЕВФРАТ Документооборот и модуля Архивариус.
Внедрение ТОЛЬКО в управление учебным заведением	25%	Скидка действует только на лицензии системы ЕВФРАТ Документооборот и модуля Архивариус.
ЕВФРАТ Документооборот для бюджетных организаций
Бюджетные организации	20%	Требуется подтверждение статуса.
ЕВФРАТ Документооборот Upgrade
ицензионные пользователи	70%	Требуется подтверждение регистрации Пользователем.

Разработчик ЕВФРАТ

Windows Версия v.15 (март г.) Лицензия Проприетарная Сайт www.evfrat.ru

«ЕВФРАТ» - система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов, разработанная российской компанией Cognitive Technologies . Система предназначена для автоматизации процессов делопроизводства, создания электронных архивов документов, организации корпоративного документооборота (workflow), автоматизации типовых бизнес-процессов. В качестве СУБД в коробочной версии используется СУБД Ника (разработка специалистов Cognitive Technologies), которая поставляется вместе с системой бесплатно.

В комплект поставки базовой версии системы входит все необходимое для начала работы: СУБД, инструментарий для создания маршрутов, отчетов и журналов, а также преднастроенные элементы (РКК, журналы, отчеты).

В системе реализованы следующие средства для настройки системы под конкретные потребности:

Скриптовый язык, на основе Visual Basic применяющийся для разработки карточек документов.
API для внешних плагинов, которые исполняются в контексте рабочего места пользователя.
API для внешних приложений. которые могут взаимодействовать с базой данных ЕВФРАТ, для реализации дополнительного функционала.

В системе реализованы средства взаимодействия удалённых серверов для организации работы в территориально-распределённых организациях.

Есть демоверсия. Текущая версия ЕВФРАТ v.15

Описание и возможности

ЕВФРАТ - система электронного документооборота корпоративного уровня.

Функционал системы позволяет решать различные задачи работы с документами (автоматизация делопроизводства и организация корпоративного документооборота):

автоматизировать регистрацию документов и заданий;
обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
осуществлять мгновенный поиск информации;
контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
организовать долговременное хранение документов организации;
обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Подсистема взаимодействия удаленных серверов, реализованная в системе ЕВФРАТ, позволяет создать единый и прозрачный корпоративный документооборот в территориально-распределённой структуре. Имеется возможность не только обмениваться документами между филиалами, но и выдавать и контролировать исполнение заданий и поручений, а также получать отчеты об их выполнении. Кроме этого, наличие внутренней почты позволяет сотрудникам удалённых офисов быстро общаться между собой и отправлять документы по электронной почте внешним адресам с использованием почтовых программ.

Архитектура системы

Система ЕВФРАТ имеет клиент-серверную архитектуру. Подобный подход позволяет развивать функциональность системы, не производя полного пересмотра программного кода, и обеспечивает ей гибкость, масштабируемость, безопасность и надёжность. Благодаря дополнительному модулю «WEB-сервер» доступ к системе может осуществляться через Интернет. В качестве базы данных используется СУБД собственной разработки - НИКА, которая поставляется вместе с продуктом, либо промышленная СУБД MS SQL Server 2005 и 2008. В рамках проектов возможно использование СУБД Oracle и DB/2.

Модули

Система ЕВФРАТ состоит из 10 базовых и 5-х дополнительных модулей. Базовые модули включают все необходимое для организации полноценного электронного документооборота, включая встроенный инструментарий, позволяющий адаптировать систему к требованиям организации без привлечения специалистов компании-разработчика.

Базовые модули:

АРМ «Пользователь» - универсальное рабочее место доступа к системе;
АРМ «Администратор» - средство настройки и администрирования системы;
«Графический дизайнер маршрутов» - инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;
«Дизайнер форм» - средство настройки регистрационно-контрольных карточек;
«Менеджер журналов и отчетов» - инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;
Модуль «Настройка ЭЦП» - средства настройки ЭЦП;
Модуль «Монитор безопасности» - средство протоколирования действий пользователей;
«Почтовый клиент» - средство работы с сообщениями электронной почты.
Подсистема "Автообоаботка документов и событий" - позволяет автоматически осуществлять рутинные операции: назначать исполнителя, составлять и оправлять типовые ответы на основе шаблонов, инциировать создание отчетов и т.д.;
ЕВФРАТ API - интерфейс прикладного программирования для интеграции системы с программными продуктами сторонних разработчиков.

Дополнительные модули системы:

«Web-сервер» - дает возможность работать с документами и поручениями при помощи web-браузера через протоколы http и https, позволяя организовать доступ к системе как для отдельных сотрудников, работающих с документами вне офиса, так и для удаленных подразделений с небольшим штатом. В качестве Web-сервера может использоваться как отдельный компьютер, так и компьютер, выделенный для использования в качестве сервера самой системы.
APM «Архивариус» - предоставляет средства автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Модуль поддерживает принятую в организации номенклатуру дел, а также связь с оперативными документами.
Подсистема "Понимание документов" - решение, использующее результаты научных исследований специалистов Cognitive Technologies в области анализа информации (синтаксический разбор, структурная модель представления знаний о языке, описание структурных связей). С ее помощью СЭД ЕВФРАТ получает возможность самостоятельно анализировать документы, выделяя его смысловые части. Понятая таким образом информация автоматически заносится в систему в виде реквизитов документа. В настоящее время подсистема «Понимание документов» может быть обучена пониманию договоров и входящей корреспонденции, т. е. тех видов документов, регистрация и учет которых в организациях наиболее востребованы.
Подсистема "Работа с шаблонами" - позволяет автоматизировать подготовку бумажных документов по разработанным шаблонам.
Подсистема "Автоимпорт документов" - позволяет автоматически импортировать в систему документы, поступившие в электронном виде (как текст или графическое изображение), бумажном виде (после прохождения этапов сканирования и распознавания) или полученные из форм, размещенных на web-сайтах.

Ссылки

ЕВФРАТ - сайт системы
Cognitive Technologies - сайт разработчика
«Ordnung uber alles по-шумерски» - обзор системы в журнале «Компьютерра ».

Wikimedia Foundation . 2010 .

ЕВФРАТ- Документооборот

Юлия Кривоблоцкая

При исследовании рынка систем электронного документооборота на первый взгляд кажется, что все СЭД похожи одна на другую. Это неудивительно, ведь все они призваны ускорить работу с документами, освободить сотрудника от рутинной работы, оптимизировать процессы делопроизводства. Но все-таки у каждой системы есть то или иное существенное отличие, которое может сыграть важную роль при выборе СЭД в вашей компании.

Система электронного документооборота "ЕВФРАТ-Документооборот" разработана компанией Cognitive Technologies, которая образована в 1993 году на базе Лаборатории искусственного интеллекта Института системного анализа РАН. Следует отметить, что СЭД "ЕВФРАТ-Документооборот" имеет свои интересные технологические разработки, созданные специалистами компании Cognitive Technologies, о чем подробнее будет рассказано ниже.

Организация работы в системе

По своему пользовательскому интерфейсу программа "ЕВФРАТ-Документооборот" напоминает программу для работы с электронной почтой. В левой части расположены ваши личные папки: поручения, контроль, входящие, исходящие, отправленные сообщения, результаты поиска, корзина. В правой части окна отображается список сообщений, документов, поручений и согласований в текущей выбранной папке. Внизу - текст выбранного сообщения.

В папки "входящие", "исходящие" и "отправленные" поступают сообщения по внутренней электронной почте. Найденные пользователем документы отображаются в "результате поиска". В папку "поручения" приходят документы, по которым получатель назначен исполнителем, а в папку "контроль" - соответственно контролером.

Здесь сообщения отображаются группами: сообщения, относящиеся к одному документу, объединены в одну группу. В "корзину" попадают документы и задания, вышедшие из оперативной работы. Но это не означает, что после их помещения в корзину они удаляются из системы - все документы в системе "ЕВФРАТ-Документообо-рот" хранятся на сервере, и сотрудники в любой момент могут их "поднять" и посмотреть, кто и как по ним работал.

Организация электронного документооборота представлена в системе в виде "потоков" - деления документов по видам. В коробочном варианте системы три потока - входящие, исходящие и внутренние документы. Пользователь может создавать дополнительные потоки в соответствии с потребностями организации. В каждом потоке существует своя автоматическая нумерация документов с использованием суффиксов и префиксов в номере.

Окно просмотра документа

Документ в системе - это совокупность регистрационной карточки, присоединенных файлов и контрольной карточки документа, содержащей список поручений и согласований по исполнению документа. Все эти компоненты одновременно представлены в окне просмотра документа.

Для каждого потока существует своя регистрационная карточка (РК) с определенным набором полей, обязательных для заполнения. С помощью внутреннего инструментария систему можно легко адаптировать к особенностям документооборота и бизнес-процессов конкретной организации: поля в РК можно переименовывать, вносить дополнительные реквизиты или убирать их. В РК есть функция, с помощью которой можно сделать отметку: пришло ли письмо по факсу, доставлено курьером или почтой. Система автоматически проверяет документы на дублирование: если сначала в РК были внесены реквизиты документа, пришедшего по факсу, а затем пришел оригинал и пользователь заполняет для него новую РК, система предупредит о том, что такой документ уже существует.

Для удобства заполнения РК применяются словари, которые можно пополнять. Поиск документов осуществляется по любым реквизитам РК с учетом морфологии русского языка. Например, если в поиске вы набрали слово "люди", система может найти документ со словом "человек". Это одна из технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies. В РК можно устанавливать связки с другими документами из любых потоков: если вы зарегистрировали входящий документ, отработали его, то на его основании можно зарегистрировать исходящий.

К РК могут быть присоединены файлы любых форматов: это может быть текст электронного документа, изображение, график, диаграмма, аудио- и видеоматериал. Сама РК может существовать и без приложенного файла, который можно присоединить позднее. С момента присоединения файл хранится на сервере, и изменить его могут только пользователи, наделенные соответствующими правами.

Контрольная карточка, содержащая список поручений и согласований по документу, отображается в левом нижнем углу окна документа.

При регистрации документа пользователь выбирает поток, куда будет зарегистрирован документ и заполняет соответствующую этому потоку РК. В системе можно добавлять свои потоки и создавать для них регистрационные карточки. Например, можно завести поток "Документы по совещаниям" и создать регистрационную карточку именно для этого потока, в которой будут свои особенные реквизиты.

Создание поручений и согласований по документу

После того как руководителем была наложена резолюция на документ, он или его Секретарь расписывает поручения сотрудникам в контрольной карточке документа. Это функция заменяет "бегунок", который обычно прикрепляется к бумажному документу. В списке указываются сотрудники-контролеры (обычно это начальники отделов или руководители департаментов) и, если это требуется, устанавливается общий срок исполнения по документу (число, месяц, год). Это можно сделать, указав конкретную дату. Кроме этого, в системе можно указывать сроки исполнения конкретных поручений и подпоручений по документу. В случае если указанный срок исполнения отдельных поручений превышает общий срок исполнения документа, система не примет эти параметры и оповестит пользователя. В программе можно задавать как последовательные, так и параллельные поручения. После того как контрольная карточка будет сохранена, сотрудникам будут посланы уведомления о появившихся у них заданиях и назначениях.

Например, на своем рабочем месте Контролер назначает Исполнителя. На рабочем столе у Исполнителя в папке "поручения" появляется уведомление о том, что он назначен ответственным исполнителем. Ему необходимо принять документ к исполнению, чтобы Контролер знал: либо Исполнитель его выполнит, либо откажется (по причине ухода в отпуск, командировки и так далее). Исполнитель может принять поручение с комментариями или без них. После того, как документ принят в работу, Исполнитель может создавать поручения своим подчиненным, писать отчеты, комментарии. Когда все работы по документу выполнены, Исполнитель отправляет документ Контролеру, отчитываясь перед ним. Если исполненный документ Контролер признает неудовлетворительным, он может отправить его обратно на доработку или снять его с контроля. Полностью исполненный документ может быть списан в архив.

Согласование происходит по той же схеме, что и создание поручения. Здесь тоже можно установить срок согласования документа, назначить согласующего. Есть возможность создания типовых маршрутов согласования. Это удобно, когда документ в организации проходит постоянно один и тот же маршрут.

В системе одновременно хранится и обрабатывается информация разных уровней конфиденциальности. В связи с этим, каждому сотруднику даются определенные права на доступ к потокам, на работу в системе, на регистрацию и контроль документа. Права администратор прописывает в карточке сотрудника. Руководителю обычно дается право на расширенный контроль.

Для организации работы в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим в системе применяется механизм "пользовательских ролей".

Встроенная почта системы "евфрат-документооборот"

В программе существует встроенная почтовая система для обмена электронными сообщениями между пользователями, наподобие электронной почты в сети Интернет. Просматривать сообщения могут только их адресаты. Интегрированная почта служит только для отправления документов программы. Единовременно можно отправить только один документ, но зато с помощью "адресной книги" разослать его сразу нескольким адресатам или целым группам. В случае если нужно связаться с удаленным пользователем (внешним контрагентом) не использующим "ЕВФРАТ-Документооборот", то документ отправляется по внешней электронной почте (Microsoft Outlook, The Bat), с которой интегрирована система.

Модули системы

Модуль "Менеджер журналов и отчетов" позволяет создавать отчетные формы с определенным набором полей, которые впоследствии можно использовать для подготовки отчетов по документам, проверки исполнительской дисциплины и так далее. В стандартную поставку системы входит ряд отчетов по документам и контролю исполнения, а с помощью данного модуля заказчики могут разработать необходимые им шаблоны для отчетов в соответствии с их спецификой. В системе пользователи могут сформировать журнал входящих/исходящих документов, а также общие журналы за все время работы или за отдельные периоды времени. Можно создать общий журнал за все время работы или по определенному потоку документов. Журнал создается автоматически, надо лишь выбрать временной интервал и установить соответствующие параметры.

С помощью модуля "Дизайнер форм" администратор может настроить поля РК. На данный момент требования ГОСТа носят рекомендательный характер и организации имеют право самостоятельно решать, как им оформить тот или иной документ. Документ с одинаковым названием в разных организациях может иметь разные реквизиты. Гибкость системы позволяет настроить поля РК под конкретного пользователя.

Модуль "Дизайнер маршрутов". Здесь прописываются типовые маршруты движения документов в организации. Пользователь может создавать свои маршруты движения документов, используя простой инструментарий программы.

Модуль настройки электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Логин и пароль дают возможность присвоить пользователю личную ЭЦП. Для этого в карточке сотрудника администратор прописывает параметры ЭЦП. Она будет действительна только в пределах организации, но даст возможность сделать так, чтобы документооборот был непрерывным и электронным. В программе есть кнопка простановки и кнопка проверки ЭЦП.

Для хранения документов, вышедших из обращения, заказчик может дополнительно приобрести модуль "Архивариус".

Установка системы

Для установки и эксплуатации системы не требуется наличия дополнительного программного обеспечения. Коробочный вариант программы, который предоставляют разработчики, может быть внедрен в компании силами системного администратора, при использовании службы технической поддержки и горячей линией компании Cognitive Technologies. Чтобы наладить работу "ЕВФРАТ-Документооборот", администратору достаточно пройти обучение у компании-разработчика в течение трех дней. Коробочный вариант предполагает установку до 250 одновременно функционирующих рабочих мест.

Опыт внедрения системы

Молодая компания "Плюс Телеком" существует на рынке телекоммуникационных услуг Москвы и Московской области чуть больше года и специализируется на комплексных решениях для бизнеса. Не так давно, руководством компании было принято решение о постановке всего потока документов на электронный документооборот. Подробнее о критериях выбора и внедрении системы мы поговорили с менеджером проектов компании "Плюс Телеком" Игорем Дашкиным, который занимался выбором СЭД для компании:

Решение о внедрении СЭД в "Плюс Телеком" было связано со стратегией нашей компании, которая направлена на использование передовых технологий, способствующих росту бизнеса. Мы знаем, что на сегодняшний день многие организации сталкиваются с проблемами, связанными с переходом от бумажного документооборота к электронному. На наш взгляд, решение автоматизировать документооборот с самого начала деятельности организации является важным шагом на пути успешной работы компании.

Компания "Плюс Телеком" использовала достаточно грамотный подход в вопросе внедрения СЭД. Инициатором автоматизации документооборота выступил исполнительный директор компании. А как показывает практика, именно "инициатива сверху" дает наиболее ощутимые результаты внедрения СЭД.

Игорь Дашкин:

Нами был исследован рынок программ автоматизации документооборота и изучены возможности аналогичных программных продуктов в плане применимости их под реальные нужды документооборота нашей компании.

Для того чтобы сделать выбор, мы разработали критерии, важные для нашей компании. Это должен был быть отечественный продукт без проблем с локализацией. Система должна в перспективе давать возможность перехода на базы данных Oracle без потери наработанной информации (это связано со спецификой работы нашей организации). Мы решили, что продукт, который хотим приобрести, должен быть готов к эксплуатации и не требовать дополнительного программирования.

Внедрением системы занимались собственными силами, не привлекая специалистов компании-разработчика. На первом совещании были разработаны общие положения, требования, технологические вопросы движения и хранения документов в СЭД. Следующим этапом было создание тестовой базы, на которой отрабатывались механизмы взаимодействия подразделений и сотрудников. Полмесяца назад СЭД стала стандартным инструментом компании "Плюс Телеком". Системой охвачены практически все подразделения и большинство сотрудников.

Поскольку "Плюс Телеком" имеет достаточно протяженную сеть, для нас важно, что теперь есть возможность работать с документом из любой точки по каналам связи. Очень удобным является разделение прав доступа к документу менеджеров и персонала. Внедрение системы позволило упорядочить документы по различным критериям, появилась возможность видеть структуру сложных документов со всеми их связями, появились широкие возможности по поиску документов.

Сейчас еще рано приводить какие-либо серьезные цифры, связанные с эксплуатацией СЭД. Но чисто субъективно могу сказать, что скорость поиска и удобство работы с документами ощутимы.

Система "ЕВФРАТ-Документооборот" показала себя достаточно удобной, быстрой и надежной в эксплуатации. Для внедрения мы выбрали коробочный вариант системы. Со временем планируется расширение рабочих мест использующих СЭД.

Ознакомился с системой документооборота и моделирования бизнес-процессов нижнего уровня "Евфрат ", компании Cognitive Technologies. Данная система покрывает в базовой части функционал документооборота; возможна комплектация CRM. Сразу отмечу, что использует она собственную СУБД "Ника" о боеспособности которой не могу судить, но факт собственной субд вызывает почтение (рассмотренные ранее системы использовали готовые, здесь тоже возможен вариант MS SQL).

Моделирование бизнес-процессов в Евфрат Документооборот

Также мне импонирует название русскими буквами "Евфрат", только немного евреями попахивает). Что система имеет: дизайнер (форм, бизнес-процессов) и пользовательский интерфейс (толстый и тонкий клиент); дизайнер форм создает шаблоны готовых вордовых документов. Дизайнер удалось потрогать, визуально похож на инструмент моделирования - пару кнопок и серое поле, собственная нотация.. Главный минус не в интерфейсе (этого хватало и в ) а отсутствии универсальности: есть общепринятые стандарты описания бизнес-процессов, для чего создавать свой..? Ведь в конечном счете предприятие реорганизуется и нельзя делать привязку на отдельных аналитиках "разбирающихся в построенном". Такова специфика рынка - продукт покупают компании с большими планами.
Причины собственной нотации в возрасте продуктов: тогда не было адекватной нотации для исполняемых процессов, но кто мешает сейчас доработать (как bpmn в ELMA например). Однако, Евфрат больше система электронного документооборота делопроизводства.

Интерфейс пользователя в системе Евфрат

В целом программа Евфрат похожа на улучшенный DocsVision. Поддерживает API, функционален по части документооборота и есть модуль CRM (дополнительно). Не понравилось отсутствие демо данных, открытие в отдельных окнах новых операций. При создании документов (и других операциях) половина страницы "убивается " = кушается интерфейсом - смотрите скрины, из-за этого нужно прокручивать скролл... Быстрые сквозные кнопки и меню вовсе отсутствуют.
Из особенностей: при операциях согласования/ознакомления документа права доступа раздаются только на время согласования, т.е. затем придется специально их выставлять для этого же человека. При просрочке задачи-поручения почему-то оповещение о просрочке выполнения не падает. Редактировать поручение может только контролирующий , т.е. не всегда это автор!

На сайте есть хороший график эффективности внедрения систем документооборота, из чего я делаю вывод о понимании сферы деятельности со стороны компании, только они как собаки - "чует и хвостом виляет, а сказть не может". В самой программе не заложена философия удобства и продуманности, она ненамного лучше " стандартных офисных программ и электронной почты ". По мере работы с системой Евфрат периодически выпадает сообщение о состоянии субд.. - может это связано с моей ОС - W-7..

Главная страница системы Евфрат : все в одном месте, но не знаешь на чем сфокусировать взгляд. Цветовое выделение немного спасает.
Что действительно порадовало, так это дополнительные модули по автоматическому формированию рег. карточки на основе электронного документа, что значительно может сэкономить время делопроизводителя. И вообще стремление Евфрата к автоматизации рутины радует. Но интерфейс от этого удобнее не станет.

P.S. Систему электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов Евфрат можете приобрести за 170 000 р. на 25 пользователей, но ввиду особенностей СУБД "Ника" нельзя будет расширять число пользователей на этой же БД, как в или где используется стандартный MS SQL, бесплатная база данных FireBird. Придется новые лицензии субд ника покупать при расширении штата, а к этому можно приплюсовать конвертацию (а можт и нет).., потерю времени, поэтому лучше сразу MS SQL. В целом напоминает улучшенный DocsVision - работать удобнее, но есть ключевые моменты, нагружающие работу пользователя, не создающих ему условий найти главное.

Бурное развитие информационно-коммуникационных технологий, всеобщее развитие и расширение сетей телекоммуникаций в нашей республике, интеграция ее в мировое информационное пространство ставит перед национальными операторами телекоммуникаций важные и неотложные задачи по внедрению современных услуг связи во все отрасли экономики.

Важность и актуальность происходящих преобразований в сфере телекоммуникаций республики является предпосылкой и жизненной необходимостью для перехода предприятия связи на современные, отвечающие мировым стандартам методы управления производственным процессом. Одним из современных инструментов управления предприятием являются системы электронного документооборота, в частности система ЕВФРАТ-Документооборот, которая внедрена в СП «ЧИРКОМ».
СП «ЧИРКОМ» — это предприятие, предоставляющее услуги электросвязи и услуги по подключению Интернета в городе Чирчике и Ташкентской области. В «ЧИРКОМЕ» впервые в Узбекистане были внедрены самые совершенные по мировым стандартам средства телекоммуникации.
В результате цифровизации и модернизации сети, а также благодаря работе специалистов СП «ЧИРКОМ» население обеспечено современнейшими средствами телекоммуникации.
Несмотря на то, что на момент внедрения системы электронного документооборота предприятие имело современное электронно-техническое оснащение и хорошо отлаженную взаимосвязь между отделами по локальной компьютерной сети, документооборот производился только на бумажных носителях, что являлось причиной необоснованно длительных сроков исполнения и отсутствия должного контроля за исполнением документов.
Сложившаяся ситуация, а также необходимость повысить эффективность управления предприятием, используя современные технологии и подходы, и уже имеющиеся ресурсы (компьютеры и локальную сеть) стали предпосылками внедрения системы электронного документооборота (СЭД).
Исходя из этого, была поставлена задача: «Разработать и внедрить на предприятии систему электронного документооборота, отвечающую нижеприведенным требованиям:

1. Ведение регистрации документов и их хранения в электронном виде.
2. Регламентированный доступ к электронным документам.
3. Контроль исполнения по документам системы и заданиям в электронном виде.
4. Масштабируемость и модульность разрабатываемой и внедряемой системы.
5. Наличие руководящей документации к разработанному продукту.
6. Обучение персонала работе с разработанной системой электронного документооборота».

Для реализации этой задачи мы выбрали систему электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот». Чтобы понять, почему мы сделали такой выбор, нам хотелось бы рассказать немного о самой системе.
«ЕВФРАТ-Документооборот» — это система электронного документооборота, разработанная Cognitive Technologies Ltd. (www.cognitive.ru) — ведущим российским проектным интегратором, разработчиком программного обеспечения и поставщиком прикладных решений в области комплексной автоматизации предприятий. Эта компания принимает активное участие в ФЦП «Электронная Россия». В Узбекистане официальным партнером Cognitive Technologies Ltd. является ЧФ «Pro-texnika» (именно они производили работы по внедрению системы у нас).
Система предоставляет пользователям следующие возможности:

1. Регистрация документа
При регистрации каждому документу в системе присваиваются уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в организации стандартами и формируется соответствующая РКК документа.
Поля РКК могут заполняться как вручную (набивка с клавиатуры), так и с использованием различных средств автоматизации. Система «ЕВФРАТ-Документооборот» обладает рядом функциональных особенностей, которые значительно упрощают регистрацию и работу с электронными документами. Например:

Автоматическая генерация номера и текущей даты
подстановка значений из словарей, справочников, классификаторов
подстановка даты из календаря
использование уникальной технологии Drag&Recog (перетащи и распознай).

Регистрируемые документы распределяются по потокам: входящий, внутренний, исходящий. Администратор имеет право корректировать их (создавать/удалять, давать название, регулировать текущее значение счетчиков).

2. Рассылка документа
Целый ряд документов носит статус информационных, по которым задания могут и не появиться, но ознакомиться с которыми должны те или иные сотрудники. Такие документы подлежат рассылке по отдельным пользователям системы «ЕВФРАТ-Документооборот» или по заранее созданному списку рассылки.
Рассылка документов производится по внутренней почтовой службе системы ЕВФРАТ-Документооборот.

3. Контроль исполнения документов
Данная функция системы позволяет автоматически контролировать сроки исполнения документа и поручений по нему и формировать отчеты о ходе их исполнения. Постановка документа на контроль — это формирование поручения конкретному сотруднику организации или группе сотрудников с указанием ответственных исполнителей и сроков исполнения документа.
Результатом исполнения документа является отчет об исполнении (информация по исполнению документа и результаты, полученные в процессе исполнения документа).
Исполнителем по документу (поручению) могут быть как один, так и группа сотрудников компании. При назначении нескольких исполнителей обязательно выделяется один ответственный исполнитель, а остальные будут являться соисполнителями.
Поручение по документу включает в себя текст задания, срок его исполнения, фактическую дату выполнения, имя контролера, имя исполнителя.
При задании нескольких поручений по документу дается возможность выбора режима их исполнения — последовательный или произвольный. В первом случае последовательность поручений означает маршрут документа, то есть следующий исполнитель получает документ (уведомление, что ему надо с ним работать и возможность его редактировать) после выполнения задания предыдущим. Во втором случае все исполнители сразу получают уведомления. При этом каждое поручение заносится в списки заданий исполнителей, но если очередь до задания (исполнителя) не дошла (при последовательном режиме исполнения), оно имеет статус «Не начатое».

4. Поиск документа
Функция обеспечивает мгновенный поиск документов по любому виду запроса. Результат поиска — это список документов, удовлетворяющих запросу и содержащий перечень значений реквизитов найденных документов.
При поиске «ЕВФРАТ-Документооборот» предоставляет возможность задавать интервалы, в которых изменяются значения поисковых реквизитов. В этом случае будут найдены все документы, содержащие реквизиты со значениями из этих интервалов.
Для документов, имеющих текстовое представление, система обеспечивает возможность поиска по словам и фразам, содержащимся в документе — контекстный поиск. Кроме того, если в регистрационной карточке заполнено поле «Краткое содержание», то можно осуществлять контекстный поиск, по словам и словосочетаниям, записанным в этом поле. Также возможно организовывать поиск одновременно по реквизитам и по контексту документа.
Результатом поиска во всех случаях является список документов в виде их имен объектов. Список оформляется так, чтобы была возможность перейти к просмотру документа в отдельном окне.
Отдельный вид поиска — поиск по контрольным документам и поручениям. Данный вид поиска позволяет получить оперативную информацию о состоянии того или иного задания.
Расширенный поиск, который позволяет искать документы по любой комбинации реквизитов (полей регистрационных карточек) с заданием списка или диапазона значений и логических условий И-ИЛИ-НЕ. Также несколько видоизменен диалог общего поиска: контрольные параметры документа вынесены на отдельную вкладку.

5. Просмотр документа
Для просмотра документа в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» необходимо вызывать его РКК. Просмотр присоединенных файлов делается в отдельном окне путем вызова из списка этих файлов и осуществляется с помощью встроенной программы просмотра системы «ЕВФРАТ-Документооборот». В окне просмотра файлов дается возможность экспорта их во внешнее приложение, а также печати.

6. Редактирование документа,
работа с документом в группе
Редактирование документов, зарегистрированных в системе «ЕВФРАТ-Документооборот», осуществляется пользователями, имеющими право на это действие.
Под редактированием понимается изменение записей в полях РКК, отсоединение файлов, присоединенных к документу, или добавление новых файлов (а также редактирование самих присоединенных файлов).
Если требуемый документ уже взят на редактирование другим пользователем, система выдает сообщение о том, что операция невозможна с сообщением имени сотрудника, редактирующего документ в настоящее время.
Администратор системы «ЕВФРАТ-Документооборот» со своего рабочего места может получить список редактируемых в настоящий момент документов как для всех пользователей, так и для одного выбранного. Далее он может для каждого из этих документов отменить редактирование.

7. Работа с системой «ЕВФРАТ-Документооборот» через Интернет
Для обеспечения доступа к информации сотрудникам организации, находящимся, например, в командировке, или для структурного подразделения, находящегося в другом городе, в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» возможен удаленный доступ через обычное рабочее место пользователя.
Кроме этого, удаленная работа с системой возможна также через «тонкого» клиента — MS Internet Explorer.

Данная функция позволяет выполнять все основные действия с зарегистрированными документами (поиск и просмотр), а также проводить удаленное администрирование системы.
Для безопасной работы через Интернет в систему «ЕВФРАТ-Документооборот» встроен специальный модуль, обеспечивающий идентификацию пользователя при входе в систему.

8. Журналы и отчеты
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет формировать различные аналитические отчеты и журналы. В стандартный комплект поставки системы «ЕВФРАТ-Документооборот» входят типовые отчеты и журналы. Формы журналов и отчетов, а также их вид и количество могут быть изменены самим пользователем при наличии дополнительного модуля СТ Генератор отчетов.

9. Печать документов
Система предоставляет возможность печатать отчеты и журналы, РКК документов, а также файлы, присоединенные к документу. Отчеты и журналы печатаются через встроенные компоненты модуля СТ Генератор отчетов.
Для печати присоединенных файлов могут быть использованы средства встроенных программ просмотра систем «ЕВФРАТ-Документооборот» или MS Internet Explorer. Печать при этом осуществляется из окна просмотра документа.

10. Оповещения и напоминания
Для оповещения пользователей о возникновении тех или иных событий (например, о появлении у пользователя нового поручения, снятии поручения с контроля, о назначении пользователя контролером и т.п.) в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» используется целый ряд служебных сообщений. Эти сообщения значительно повышают эффективность работы сотрудников, не позволяя им забывать о текущих делах, а также обеспечивают возможность качественного контроля за состоянием дел со стороны руководства или специальной службы.
Сообщения поступают в почтовый ящик пользователя по внутренней почтовой службе «ЕВФРАТ-Документооборот» и в зависимости от своего статуса распределяются по папкам «Поручения», «Контроль» и «Входящие сообщения». Отправленные пользователем сообщения помещаются в папку «Отправленные сообщения». Удаленные задания и сообщения попадают в папку «Мусорная корзина», из которой они в дальнейшем могут быть удалены совсем.
Надо отметить, что все служебные сообщения, относящиеся к данному поручению, группируются вместе. Это позволяет пользователю мгновенно ориентироваться в текущем состоянии статуса любого поручения, а также в любой момент просмотреть историю переписки по данному поручению.
Для получения информации о ходе исполнения любого поручения в системе ведется журнал хода исполнения.
Особенностью системы «ЕВФРАТ-Документооборот» являются ее гибкость и простота настройки. При этом силами самих пользователей «ЕВФРАТ-Документооборот» может меняться вместе с развитием компании.
Эта возможность предоставляется административными модулями, причем работа с ними не требует феноменальных знаний программирования:

1. Администратор.
Этот модуль предназначен для настройки системы под организационную структуру предприятия, правила ведения делопроизводства и стандарты осуществления документооборота. Иными словами, при помощи этого модуля в системе «рисуется» организационная структура, заводятся пользователи и потоки документов, а также разграничиваются права пользователей и их доступ к информации.

2. Дизайнер маршрутов
Модуль служит для проектирования маршрутов движения документов в «ЕВФРАТ-Документооборот». Спроектированные маршруты сохраняются на сервере системы и могут использоваться в жизненном цикле любого из документов системы.

3. Дизайнер форм позволяет настраивать «ЕВФРАТ-Документооборот» на работу со своими собственными уникальными регистрационными формами документов.

4. Менеджер журналов и отчетов позволяет создавать собственные формы отчетов и редактировать уже имеющиеся.

5. Системные протоколы
Этот модуль позволяет просматривать протоколы действий пользователей в системе.
На наш выбор повлияла также и лицензионная политика системы — лицензии покупаются не на конкретное рабочее место, а на количество одновременно работающих в системе. Организационно мы смогли задействовать в работе с системой больше пользователей, чем куплено лицензий, так как не каждый пользователь пользуется системой в течение всего рабочего дня, и пока один не работает в системе, эту возможность получает другой пользователь.
Что касается требования по масштабируемости, то система удовлетворяет им как с точки зрения функциональности, так и увеличения числа рабочих мест. На данный момент мы не используем модуль «Архивариус», но планируем ввести его в работу до конца года.
Рассказывать о Системе электронного документооборота можно много, и на это уйдет не одна статья, но хотелось бы рассказать еще и о том, как она внедрялась, как работает на нашем предприятии и что СЭД дает.

Процесс внедрения для нас разделился на три стадии:

1. Мы отвечали на вопросы сотрудников «Pro-texnika».
2. Мы вместе с ними настраивали систему.
3. Они отвечали на наши вопросы (надо отметить, что третья стадия до сих пор не прекратилась, и не потому, что нас чему-то не научили, а потому что СЭД работает и в процессе работы появляются все новые и новые задачи, которые мы пытаемся решить при помощи системы).

На первой стадии формировалась система на бумаге, и то, как она должна будет работать в соответствии с нашими деловыми процессами и процедурами. Оказалось, что это самый важный этап при внедрении, ведь именно тогда мы начали осознавать свою деятельность и значение каждого в работе не только системы, но и предприятия в целом.
Вторая стадия была особенно интересна нашим администраторам, потому что они получали реальные практические навыки по настройке системы и ее дальнейшему сопровождению. Надо заметить то, что мы решили выбрать сразу двух администраторов:

1. Администратора, который бы отвечал за взаимодействие и права пользователей, за потоки документов и правила работы с ними, за прорисовку и использование маршрутов документов.

2. Администратора, который отвечает за техническую работу системы: создает резервные копии, формирует регистрационные карточки и журналы с отчетами.

Обязанности первого администратора возложили на секретаря-референта, а второго — на одного из инженеров-программистов информационного отдела.
Они сами настраивали систему под руководством сотрудника ЧФ Pro-texnika. (Это было одним из наших требований, указанных в техническом задании).

И, наконец, третья стадия, в процессе которой мы учились и пробовали работать с системой. Изначально нас разделили на две группы: администраторы и пользователи. Администраторы по большей части проходили обучение в процессе настройки системы, мы как пользователи после. Обучение состояло из лекций и практических занятий, которые мы реализовывали прямо на своих рабочих местах параллельно с выполнением служебных обязанностей, что, на наш взгляд, является наиболее ценным опытом, используемым в дальнейшей работе.
На начальном этапе система прошла «апробирование» с устранением ошибок и появлением непредвиденных задач на момент внедрения. В результате мы научились регистрировать документы, просматривать их, контролировать их исполнение, а также писать по ним отчеты. И только после этого СЭД была введена в «промышленную эксплуатацию».

Первое время мы пытались носить отдельные документы на бумаге из кабинета в кабинет, но это просуществовало не — долго. Движения бумаг остановил генеральный директор: мы готовили ряд документов, которые необходимо было согласовывать с ним, причем нами были выданы задания в электронном виде. Мы подготовили проекты документов и распечатали их для того, чтобы генеральный директор их рассмотрел, но каково было наше состояние и изумление, когда он отказался это делать!!! Генеральный директор потребовал отчета в электронной форме с использованием системы, иначе задание считалось невыполненным. Вот так мы сделали наш первый документ в системе.
Постепенно мы стали втягиваться, и сейчас большая часть документов регистрируется в системе.
Кроме того, при внедрении мы автоматизировали такие процессы, как принятие заявки от юридического лица.
Стандартный процесс по принятию заявления об оказании услуги от юридического лица до внедрения происходил по следующей схеме:

1. Регистрация в канцелярии.
2. Наложение резолюции директором.
3. Отправка в канцелярию для направления копий в техотдел.

4. Рассмотрение техотделом возможности выполнения заявки.
5. Подготовка техотделом ответа.
6. Направление в канцелярию.
7. Направление канцелярией на подпись руководителю.
8. Возвращение в канцелярию для отправки адресату.

При этом надо сказать, что существенная часть времени тратилась на перемещение документа между директором, канцелярией и техническим отделом. В техническом отделе при этом приходилось вести свой собственный журнал регистрации поступивших заявлений и производить поиск исполненных и неисполненных заявок. Не исключались и утери заявок, что приводило к недовольству и жалобам от потенциальных клиентов.
После внедрения системы появилась возможность работать по более простой схеме:

1. Регистрация документа в канцелярии и занесение его в систему.
2. Постановка резолюции на документ в электронном виде.
3. Автоматическое получение техническим отделом электронной версии документа сразу после наложения директором резолюции, без необходимости обращения в канцелярию.
4. Рассмотрение возможности выполнения заявки и отправка ответа на подпись директору.
5. Подпись и отправка письма.

При этом на рабочем столе (электронном рабочем столе) руководителя отдела и директора всегда видно, какие заявки и от кого находятся на рассмотрении, срок исполнения каких подходит к концу и какие просрочены.
Отпала необходимость пересылать в технический отдел копии заявок — они поступают к ним в электронном виде с уже наложенной резолюцией директора.
Теперь мы практически не теряем документы, потому что они находятся в одном месте и никуда не переносятся, а если и переносятся, то — в системе, что дает возможность сократить время на их доставку до пункта назначения.
К сожалению, на данный момент мы не можем задействовать все функции системы в полном объеме, но надеемся, что в будущем у нас появится такая возможность, тем более что уже сейчас есть законодательная база для этого. Разрабатываются законы, стандарты и положения, призванные стать платформой для внедрения и пользования систем электронного документооборота. Приняты законы «Об информатизации», «Об электронной цифровой подписи», «О документообороте».
Что же нам дало внедрение системы?
Достигнуто значительное сокращение времени на согласование и прохождение документов, повседневный контроль исполнения документов и поручений, результатом которого являются повышение эффективности работы, оптимизация материальных и трудовых ресурсов. Прежде всего это позволило нашему руководителю и руководителям отделов контролировать процесс работы и оперативно получать информацию.
Самое главное — сделан еще один шаг к достижению конечной цели — организации управления процессом, отвечающим требованиям мировых стандартов.

В Одноклассники