Отчетные документы о командировке. Отчетные документы за проживание в гостинице Авансовый отчет проживание в гостинице документы

Правильное оформление командировок гарантирует отсутствие проблем с налоговой службой и компенсацию затрат служащего за рабочие дни, проведенные вне постоянного места труда.

Консультанты портала сайт расскажут, как следует оформлять командировочные документы и многое другое, о чем нужно знать при служебных выездах работника.

Кстати, многие думают что если начальство отправляет в командировку, значит нужно обязательно ехать. На самом деле если этого не указано в трудовом договоре , вы не обязаны никуда ехать.

Что относят к командировкам?

Для начала разберемся, какие служебные поездки признаются командировками. К таковым профильное Положение, утвержденное постановлением Правительством РФ от 13.10.2008г. № 749, относит выезды работников:

Осуществляемые во исполнение поручения руководства. Служащий направляется в поездку на основании письменного приказа.їє
Имеющие срочный характер. Продолжительность командировки составляет от 1 и более дней, определяется важностью и объемом предстоящей работы. Началом поездки считается день выезда из населенного пункта, окончанием — дата возвращения.
С целью прибытия в другой населенный пункт, находящийся вне постоянного места труда. Если специфика работы служащего предусматривает постоянные разъезды, они не считаются командировками.

Стороны должны быть связаны трудовым договором и именоваться работодателем и работником. Если лицо совершает выезды на основании договора об оказании услуг — это не считается командировкой. Понесенные затраты компенсироваться не будут. Договорное регулирование трудовых отношений — хороший способ разобраться в любой сложной ситуации на работе.

Как правильно рассчитать время командирования?

Командировка начинается со дня убытия работника на транспорте и заканчивается датой прибытия в свой населенный пункт. Расчет времени, проведенного в поездке, осуществляется на основании проездных билетов.

Если транспорт убыл до 24 ч. 00 мин., то датой выезда считаются текущие сутки, с 00 ч. 00 мин. — следующие сутки. Аналогично устанавливается время прибытия.

При отсутствии проездной документации период командировки определяется на основании служебной записки и путевого листа. Если вам не выплатили заработную плату за время коммандировки, можете смело обращаться в суд.

Какие командировочные документы оформляются?

Ранее пакет выездной документации комплектовался благодаря командировочному удостоверению, служебному заданию и отчету о работе. С 2016 года этот перечень изменился.

Теперь служебная командировка сопровождается следующими документами:

Приказом. Он выполняется в стандартной форме и является поручением работодателя.

Авансовым отчетом, представляющим собой доклад о потраченных средствах с приложением подтверждающей документации.

Табелем учета рабочего времени, где проставляются отметки о днях поездки. За этот период работнику выплачивается средний заработок.

Служебной запиской. Этот документ предусмотрен на случай, если служащий эксплуатирует личный автотранспорт во время поездки.

Рассмотрим подробнее, для чего нужна каждая бумага, чем грозит неправильное оформление выездной документации.

Как составляется командировочный приказ?

Каждая организация должна иметь типовой бланк приказа, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01. 2004 г. № 1. К его обязательным реквизитам относятся ФИО работника, место назначения, цель и срок выезда.

Приказ подписывается работодателем, скрепляется печатью и дается на ознакомление служащему.

Авансовый отчет

Для покупки проездных билетов и бронирования гостиницы служащему в подотчет выделяются наличные средства. Когда он возвращается из поездки он обязан составить авансовый отчет, приложить документы, в достаточном объеме оправдывающие командировочные расходы.

Согласно статье 168 Трудового кодекса работнику компенсируются:

Затраты на проезд туда и обратно.

Расходы по найму жилья, подтверждающие проживание лица.

Суточные. Так именуются дополнительные затраты, которые несет служащий в связи с пребыванием в другом населенном пункте.

Прочие траты, совершенные с ведома руководства организации.

Авансовый отчет сдается в течение 3 дней со дня приезда служащего. Бухгалтерия проверяет его и приложенные подтверждающие документы. При отсутствии замечаний, долг работника списывается, затраты компенсируются.

Как подтверждается проезд?

Для этого в бухгалтерию предоставляются транспортные билеты, в том числе электронные (бездокументарные). К последним прилагаются оригиналы посадочных талонов, подтверждающих перелет (переезд) лица по указанному маршруту. Кстати, если вам кажется, что работодатель вас как-то обманывает, советуем провести консультацию с юристом по этому поводу.

Какие командировочные отчетные документы доказывают проживание?

Работник может остановиться в гостинице, отеле, арендной квартире. В обоснование этого факта представляются отчетные документы для командировочных: счет, кассовый чек (слипы), счет-фактура, договор, акт оказанных услуг с отметкой о получении суммы, учредительные документы ИП или юридического лица.

Предприниматели, практикующие сдачу жилья в аренду, выдачу документов командировочным своего населенного пункта осуществляют в постоянном режиме.

Как обосновать суточные?

Их размеры устанавливаются приказом работодателя или коллективным договором. Суточные выплачиваются за все дни поездки, в том числе выходные и праздничные. Официальными документами подкреплять командировочные расходы в виде суточных не требуется.

Вместе с тем, налоговое законодательство РФ обязывает работодателя удерживать НДФЛ на суточные, если они превышают норматив: 700 руб. внутри России и 2 500 руб. в зарубежных поездках.

Что относят к прочим затратам?

К ним причисляют связь, обмен валюты, налоги, комиссии, страховку, поездки на городском транспорте, провоз груза и т.д. Одним словом все то, что нужно работнику для надлежащего исполнения поручения руководства.

Отчетные документы для командировочных по прочим тратам: чеки, квитанции, талоны, полисы, билеты.

Средства, потраченные командированным работником, на питание, уборку квартиры, посещение увеселительных заведений, не возмещаются.

Как оформляется командировка в табеле?

Период отсутствия работника по причине командирования фиксируется в табеле учета рабочего времени путем проставления кода «К». Фактические часы работы указывать необязательно.

Если служащий с согласия работодателя работал в выходной или праздничный день, это отражается в табеле путем проставления кода «К-В» и оплачивается в двойном размере.

Как оформить служебную записку?

Если работник едет в командировку на личном транспорте, оформление проездных билетов ему никто не осуществляет. В этом случае по прибытию на работу им составляется служебная записка, в которой отражается время поездки (даты убытия и прибытия).

Траты, совершенные во время командирования на собственном транспорте, на бензин, парковку относят к командировочным расходам и возмещаются работодателем. Списание долга на основании одной служебной записки ⏤ не разрешается.

Типового бланка документа не предусмотрено, поэтому он заполняется в произвольной форме с обязательным указанием следующего: наименование организации, ФИО и должность служащего, срок и место командирования, сведения об автотранспорте, дата и подпись служащего.

Служебная записка заполняется в случаях, когда работник выезжает на казенном, попутном или ином автотранспорте, то есть при невозможности оформления проездных билетов.

Как быть, если утерян посадочный талон?

Этот документ служит доказательством перелета пассажира. Утеря посадочного талона грозит невыплатой компенсации. Если такое событие произошло, работник может обратиться в аэропорт, запросить подтверждающие документы.

Что делать, если гостиница не выдала нужные бумаги?

Бывают случаи, когда гостиницы ограничиваются предоставлением счетов, не оформляя чеки и приходные ордера. Закон разрешает субъектам предпринимательства, не применяющим ККТ, выдавать бланки строгой отчетности, к которым относится счет. В такой ситуации бухгалтерия не может отказывать в приеме этого подтверждающего документа.

Во избежание недоразумения заблаговременно позвоните в забронированную гостиницу и убедитесь, что она выдаст нужную документацию в достаточном объеме.

Как подтвердить проживание у частного лица?

В этом случае командированный работник предоставляет договор найма жилья и акт оказанных услуг, подписанный с обеих сторон. Факт передачи денег подтверждает расписка собственника квартиры.

После командировки работник обязан подвердить расходы по найму жилья. Посмотрим, какие необходимы отчетные документы за проживание в гостинице и как они должны быть оформлены.

Деятельность работника может быть связана с необходимостью служебной поездки в другой населенный пункт, где потребуется определенное время работать и проживать. В соответствии с Постановлением № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" , сотруднику заранее выдаются денежные средства, за которые впоследствии, конечно же, необходимо будет отчитаться. Именно для этого потребуются отчетные документы за проживание в гостинице для подтверждения обоснованности командировочных расходов, в данном случае на оплату аренды жилья: гостиничного номера, иного съемного помещения.

Законодательное регулирование

В статье 168 Трудового кодекса РФ закреплено, что командированный работник имеет право на возмещение расходов по найму жилья. Порядок и размер возмещения устанавливаются коллективным договором на предприятии или иными локальными нормативными актами. В постановлении никаких разъяснений по этому поводу не дается.

Таким образом, законодатель дает возможность администрации организации самостоятельно урегулировать вопрос, какие документы должен работник предоставлять в подтверждение произведенных расходов. При этом стоит учитывать, что на основании данных документов предприятию придется отчитываться перед налоговой инспекцией по налогу на прибыль и подтверждать деловой характер расходов (расходы на командировку организация может учесть при расчете налога на прибыль).

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации производится в соответствии с нормативными актами правительства, так как в этом случае деятельность учреждения финансируется из федерального бюджета. Как правило, установлены определенные лимиты затрат на гостиницы (не более 2000-3500 рублей), так как бюджетные организации экономят средства и ведут строгий учет затрат.

Также в постановлении о командировках указано, что если работник имеет возможность возвращаться ежедневно с работы в другом населенном пункте к месту постоянного проживания, расходы на гостиницу, жилье не возмещаются. Этот вопрос решается в каждом случае заранее индивидуально по согласованию с руководителем. Оплата проживания в гостинице в командировке работником должна производиться очень внимательно, так как за эти траты придется отчитываться, это необходимо запомнить.

Где сотрудник может проживать

Командированный вправе сам организовывать проживание в другом городе и выбрать:

гостиницу, отель;
служебную квартиру;
арендованную квартиру;
жилые помещения у родственников.

В последнем случае, конечно, никаких затрат нет, поэтому аванс должен быть возвращен.

Какие документы сотрудник должен предоставить

Отчетные документы для командировочных по оплате проживания:

счет из гостиницы. Чек об оплате услуг надо предоставлять обязательно, именно этот документ подтверждает поступление средств в кассу или на счет. В счете надо обязательно указать реквизиты отеля полностью, фамилию, имя и отчество проживающего, стоимость номера, время заселения и выселения. Печать и подпись на таком бланке обязательны. Дополнительные услуги, оказанные отелем, также могут быть оплачены, кроме расходов на обслуживание в ресторане или баре, доставку в номер, пользование оздоровительными объектами и тому подобных трат, которые вряд ли руководитель признает необходимыми, если это не оговорено заранее. Так, командировочный может купить дорогие продукты из мини-бара, например, но только за свой счет;
договор об аренде квартиры, акт об оказании услуг и расписка;
в случае предоставления служебной квартиры, как правило, средства перечисляются работодателем в безналичной форме.

Оплата гостиницы в командировке может производиться в наличной или безналичной форме, способ расчета и дополнительные траты лучше заранее согласовать с руководителем, чтобы обеспечить наличие должных доказательств. Отчетные документы за проживание в квартире посуточно допустимы, например, если гражданин менял место проживания.

Любое задание, порученное работнику, подразумевает сдачу отчетности о его выполнении. И командировка в другой населенный пункт в этом случае не является исключением. Отправляясь за пределы города с определенным поручением от руководства, работник должен позаботиться о том, чтобы по возвращении иметь при себе отчетные документы для командировочных. Это правило обязательно для всех сотрудников предприятия.

Необходимые документы для командировки

Специфика многих организаций (предприятий) предусматривает постоянное общение с партнерами. Но многие из них зачастую находятся за пределами данного населенного пункта. Поэтому некоторые сотрудники вынуждены ехать в другой город для решения важных производственных вопросов.

Чтобы по прибытии подтвердить выполнение конкретного поручения, они должны оформить соответствующие отчетные документы для командировочных. Только после этого бухгалтерия сможет оплатить работникам расходы, понесенные за период выполнения ими служебного задания. Список сотрудников, имеющих право выезжать в командировки, а также срок и иные подробности поездки обычно оговариваются определенными соглашениями, различными локальными нормативными актами или коллективным договором. В любом случае, отправляясь в поездку, работник должен иметь при себе:

Командировочное удостоверение. Хотя с 2015 года оно официально упразднено, но многие предприятия все-таки по старинке его используют.
Соответствующий приказ руководителя.
Служебное задание.

Это - основные для командировочных, без которых любая поездка работника не будет иметь под собой никаких оснований.

Оплата командировок

Расчеты с сотрудниками за выполненные задания бухгалтерия производит ступенчато. Сначала, перед отъездом, работнику выдается аванс, сумма которого рассчитывается на основании имеющихся норм. Эти денежные средства предусмотрены для оплаты проезда, найма жилья, дополнительных расходов, связанных с проживанием (суточных), и других нужд, разрешенных нанимателем. Окончательный расчет производится после того, как по возвращении работник сдаст оформленные отчетные документы для командировочных. Они должны содержать в себе:

авансовый отчет, в котором перечислены все понесенные затраты;
служебную записку в том случае, если для работы сотруднику приходилось использовать собственный транспорт или брать его в аренду.

Вместе с авансовым отчетом в бухгалтерию необходимо также сдать командировочное удостоверение, в котором должны быть отметки тех предприятий, которые посетил сотрудник, выполняя порученное ему служебное задание. должно соответствовать тому, что изначально указывалось в приказе. Если в случае производственной необходимости требовалось посещение компаний, расположенных в других населенных пунктах, то этот факт должен быть отмечен в отчете о командировке.

Срок командировки

Для выезда в командировку работнику выдается два основных документа (приказ и командировочное удостоверение), которые, в принципе, дублируют друг друга. Оба они содержат в себе информацию о месте назначения и сроках поездки.

Первым днем командировки считается отъезд сотрудника с постоянного места работы. Дата отправления указана на билете используемого транспортного средства (автобуса, поезда, самолета). Причем отсчет суток производится до 24 часов. Позднее уже считаются следующие сутки. Это обязательно надо учитывать при покупке билетов. Последний день определяется по дате возвращения, также указанной в билете. До 2015 года расчет проводился на основании информации, отмеченной в командировочном удостоверении. Но после того как в силу вступило Постановление РФ №1595 от 29.12.2014 года, для подтверждения выезда работнику достаточно предъявить командировочные отчетные документы в виде билетов на проезд. Именно они будут служить доказательством срока командировки, на основании которого бухгалтерия затем выплатит работнику «суточные» (дополнительные расходы, связанные с проживанием). Эти средства предусмотрены для питания человека, находящегося вдали от дома в связи с выполнением служебных обязанностей по поручению руководства. Возможно, поэтому подобные затраты иногда называют «полевым довольствием», которое рассчитывается, исходя из норм, утвержденных Правительством России.

Съемное жилье

Отправляясь в командировку, многие сотрудники заранее бронируют себе номера в гостиницах. Это гарантирует им возможность проживания там по прибытии. Но иногда не удается воспользоваться такой услугой из-за отсутствия свободных мест или же работник предпочел решить этот вопрос на месте. В таком случае ему придется довольствоваться съемным жильем. Такой вариант тоже возможен.

По возвращении ему необходимо будет указать это обстоятельство, оформляя отчетные документы для командировочных. За проживание на квартире он получит компенсацию, размер которой утвержден отдельным положением. Общая сумма будет состоять из посуточной оплаты, умноженной на количество дней нахождения в командировке. В некоторых случаях руководство предприятия арендует квартиру в том населенном пункте, куда наиболее часто выезжают его сотрудники для решения производственных вопросов. Это заметно упрощает жилищный вопрос для работника. Он по праву находится в съемном помещении, не затрачивая на это собственных средств. Следовательно, по возвращении предприятие ничего не должно ему возмещать.

Возмещение затрат

По возвращении домой работник может рассчитывать на возмещение затрат, понесенных им за время нахождения в командировке. Порой они бывают даже несоизмеримы с фактическими расходами. Это может произойти в том случае, если он не представил в бухгалтерию подтверждающие документы или самовольно неоправданно превысил предельно допустимые нормы. В этом случае сотруднику придется лично разбираться с руководством. Что должно войти в отчетные документы для командировочных? Образец итогового авансового отчета представляет собой перечень всех финансовых затрат сотрудника.

Как правило, возмещению подлежат:

Суточные, размер которых зависит от количества дней нахождения в командировке. Они подтверждаются проездными билетами или командировочным удостоверением. В России установлены единые допустимые нормы оплаты, в соответствии с которыми за сутки работнику положено 700 рублей (в пределах страны) и 2500 (при выезде за границу).
Расходы на транспорт подтверждаются оригиналами приобретенных в кассе билетов.
Расходы на проживание. Возмещение производится на основании представленных чеков и счетов-фактур.

Разницу между авансом и фактически затраченной суммой сотрудник сможет получить при начислении зарплаты за текущий месяц.

Проживание в гостинице

Выезжая по служебной необходимости, работник, как правило, решает разные важные для предприятия вопросы. Многие из них невозможно решить за один день. А находясь в другом городе, ему нужно где-то ночевать. Самый простой вариант - это гостиница. Там любой приезжий может найти все, что нужно для проживания.

Что представляют собой отчетные документы из гостиницы для командировочных? Обычно это квитанция (счет) на оплату услуг проживания. Она представляет собой формы 3-Г, в котором отражена следующая информация:

реквизиты гостиницы;
наименование документа, номер и дата его оформления;
данные о посетителе (Ф.И.О. с указанием страны проживания, паспортные данные, адрес прописки и дата заезда);
расчет стоимости проживания с выделенной НДС;
печать предприятия.

Вместе со счетом в бухгалтерию надо представить кассовый чек, который выдается там же, в гостинице, после произведения оплаты. Он будет подтверждением затрат, которые нужно возместить. В счет могут быть включены также дополнительные услуги (бронь, кафе, прачечная, стоянка автомобиля, телефонная связь, трансфер до аэропорта и другие). Но оплата их производится только в случае, когда таковые предусмотрены коллективным договором данного предприятия, или с личного разрешения руководства.

Многие компании, как частные, так и государственные, не могут обойтись без командировок. Они необходимы для организаций в плане работы. Но в то же время это включает в себя поездку сотрудника в указанное место, проживание в гостинице, отчетные документы и следовательно гостиничные чеки

Получите отчетные документы о командировке здесь

К тому же компания выплачивает своим работникам деньги, которые были потрачены на данную поездку. Но для этого нужно предоставлять заполненные командировочные документы.

У нас можно легко купить отчетные документы о командировке за проживание в гостинице, которые помогут вам получить денежные средства за поездку и пребывание в номере. Стоит отметить, что сейчас это стоит довольно немало. Но обо всем поговорим более детально.

Примеры и образцы отчетных документов, которые вы можете получить у нас

Что такое авансовый отчет по командировке?

Все командировочные расходы оплачиваются компанией по указанным данным из авансового отчета. Поэтому важно знать, как оформить авансовый отчет по командировке и что он собой представляет.

Когда вы едете в командировку, то ваш работодатель выдает такие документы:

приказ-направление работника в командировку (оформляется после того, как подтверждает начальник командировку – форма Т-9);
записку о командировочной поездке (обязательно указывается место, куда едет сотрудник, причина командировки, сроки и перечень работ, которые нужно выполнить);
выдача командировочного удостоверения (форма Т-10) и рабочее задание (форма Т-10а).

Стоит отметить, что скачать командировочное удостоверение с авансовым отчетом можно на нашем портале. Там же вы найдете и образец для правильного его заполнения.

Важно не просрочить сроки сдачи документации, которые необходимо предоставить сразу по возвращении из поездки. Главное, чтобы все бумаги были в наличии, иначе вы не сможете закрыть командировку и получить суточные.

Мы поможем решить любой командировочный вопрос

У нас можно купить гостиничные чеки по приемлемой цене. К тому же мы поможем вам разобраться с авансовым отчетом по командировке, образец заполнения которого вам предоставят наши консультанты.

Мы даем полный пакет документов для бухгалтерии

Договор с гостиницей

Счет-фактура

Мы предоставляем документацию только в Москве. При этом чеки вы можете получить непосредственно из рук в руки, лично встретившись с нашим сотрудником. Передача происходит чаще всего на станциях метро, которая вам удобней всего.

Чтобы у нас купить подтверждающие документы для авансового отчета по командировке, необходимо изучить наши принципы работы.

Все это касается и тех, кому нужен авансовый отчет для командировки за границу. В таком случае, рассчитываться будет вся командировка в валюте.

Преимущества сотрудничества с нами

В настоящее время легко столкнуться с аферистами, которые будут обещать золотые горы за минимальную сумму. И при этом купить подтверждающие документы для авансового отчета по командировке вам вряд ли удастся. Или же их подлинность будет под сомнением. Поэтому вы изначально должны быть в курсе, какие документы нужны и как заполнять все бумаги.

Мы работаем только с настоящими профессионалами своего дела. Поэтому сотрудничая с нами, вы не только узнаете, как заполнить авансовый отчет по командировке, образец которого легко найти на нашем сайте, но и получите массу преимуществ:

изготовление официальных командировочных документов гостиниц (чеки, счета, ИНН, прайсы, справки, счет-фактуры, акты, ОГРНИПы);
документы из гостиницы для авансового отчета за проживание создаются в соответствии с ОКВЭД 55.10 (официальная предпринимательская деятельность гостиниц);
всю документацию (в том числе подтверждение проживания) оформляет гостиничный бухгалтер. Это, несомненно, гарантирует высокое качество изготовленных бумаг и оказанных услуг;
заполнение авансового отчета не будет затруднительным, поскольку все чеки из гостиниц имеют специальный QR код с полной чистотой в юридической сфере. Их можно легко отследить в приложении «Проверка кассового чека» на любом гаджете или на портале ФНС;
вся информация попадает в реестр постояльцев отеля, поэтому легко подтвердить ваше нахождение там. Для этого достаточно отправить запрос на электронную почту. В ответ ваша компания получит заказное письмо, в котором имеется официальная справка с подтверждением проживания в данной гостинице.

Мы поможем вам сделать все документы в данной сфере, даже если у вас заграничная командировка. Пример заполнения авансового отчета по командировке за границу мы также вам можем предоставить.

Наши сотрудники в совершенстве знают, как оформить авансовый отчет для любой поездки по работе. Оформление отчетных документов происходит:

В день, когда началась служебная поездка (если вы располагаете точными сроками поездки, то желательно обратиться к нам минимум за день до поселения).
За день до окончания поездки (в случае, если вы не знаете точную дату окончания поездки или вы находитесь в командировке некоторое время, то не помешает связаться с нами хотя бы за день, до того как вам предстоит возвращаться).
В последний день поездки (уезжая после 20:00, можно оформить нужную документацию в этот день). Курьеры получают бумаги ежедневно в промежутке с 18:30 и до 19:00.

Бывают случаи, что вы обратились за помощью к другой компании, но получив документы стало ясно, что образец авансового отчета по командировке вам не подходит. Обратитесь к нам до 16:30 в день отъезда.

Конечно же, заполнение авансового отчета о командировке требует от вас своевременной подачи бумаг. Потому что сдача отчета важная составляющая в ее завершении и оплате. Стоит отметить, что мы можем создать отчет в 1с для вашего удобства.

Также, у нас легко скачать авансовый отчет командировочного удостоверения или ознакомиться с примером авансового отчета по командировке.

Только вам решать, как провести командировку. В любом случае мы готовы в любой момент прийти вам на помощь и помочь сдать отчет командировочного удостоверения или гостиничную документацию.