Виды документов и их значение в логистике. Понятие документооборота в логистических операциях

1. Движение документов с момента составления на данном предприятии или получения от других предприятий до сдачи в архив после их обработки и систематизации называется документооборотом. Расписание сроков составления, представления и обработки первичных документов, регистрации и группировки учетных данных, прохождения других стадий учетного процесса принято называть графиком в учете.

График обычно включает перечень и сроки учетных работ, выполняемых оперативными, инженерно-техническими и бухгалтерскими подразделениями, с приложением форм документов и инструкций по составлению соответствующих документов. По каждому документу в графике указывают:

→ исполнителя (составителя);

→ адресат (службу, куда поступает документ);

→ сроки представления и обработки.

Графики обычно имеют формы таблиц, диаграмм и др. Их выполнение контролируется главным бухгалтером и всеми работниками бухгалтерии.

2. Сырье и материалы поступают на предприятие от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материальные ценности за наличные, в результате списания пришедших в негодность основных средств и МБП, а также из собственного производства. Одновременно с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы:

→ платежное требование-поручение (когда данная форма расчетов была предусмотрена действующим законодательством);

→ товарно-транспортные накладные;

→ квитанции с железнодорожной накладной.

Расчетные документы поступают в бухгалтерию, где проверяют правильность их оформления и после этого передают ответственному исполнителю по снабжению.

3. В отделе снабжения по поступающим документам производят проверку соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и прочих договорных условий. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласие на оплату). Кроме того, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут журнал учета поступающих грузов. В нем указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке, запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

Проверенные расчетные документы из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций- экспедитору для получения и доставки материалов.

Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массе. В случае обнаружения недостачи Мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляют коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщикам.

Для получения материалов со складов поставщиков экспедитору выдаются наряд и доверенность, в которых указывается перечень материалов, подлежащих получению. Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика.

Принятые кладовщиком материалы оформляют однострочными или многострочными приходными ордерами.

4. Перемещение материалов из одной производственной единицы (цеха, отдела) данного предприятия в другие оформляют накладной на внутреннее перемещение. По данным накладных, подписанных получателем и сдатчиком, составляют ведомость учета движения материалов внутри предприятия.

5. Расход материалов, ежедневно отпускаемых в производство и на другие нужды, оформляют лимитно-заборными картами. Онивыписываются службой, на которую возложено лимитирование, в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц. Могут применяться квартальные и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них указывают: вид операций, номер склада, отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат, номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов, единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляется в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода. Один экземпляр лимитное заборной карты вручают цеху-получателю, другой - складу. Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. При наличии современной вычислительной техники расчеты лимитов и выписку лимитно-заборных карт целесообразно осуществлять на машинах, что позволит повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт.

Если материалы со склада отпускаются нечасто, то отпуск оформляют однострочными или многострочными требованиями. Требования выписывают цехи-получатели в двух экземплярах. Один из них с распиской кладовщика остается в цехе, второй - с распиской получателя у кладовщика.

6. Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства оформляют однострочными или многострочными накладными на внутреннее перемещение материалов, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах. Один из них служит основанием для списания материалов с цеха сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа. При приобретении подотчетными лицами материалов за наличные деньги документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счет или акт (справка), составляемый в порядке, установленном на предприятии (в нем излагают содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены).

7. Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своего предприятия, расположенным за его пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону. Их выписывают в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов. Первый экземпляр накладной остается на складе и служит основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материала. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также основанием для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.

Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки складского учета. С этой целью представители цехов-получателей расписываются в получении материалов в самих карточках складского учета, которые становятся в связи с этим оправдательным документом. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

Документационное обеспечение логистических процессов

Методические указания

По изучению и выполнению практической работы

по специальности 38.02.03 Операционная деятельность в логистике

Форма обучения: заочная

Москва, 2016

Составитель:

А.В. Бутримов, преподаватель специальных дисциплин ГБПОУ ТМБ №67

Теоретический аспект дисциплины

Тема 7. Документационное сопровождение логистических процессов

При осуществлении перевозок необходимо, чтобы документационное сопровождение груза отвечало требованиям законодательства, информация о грузе была достаточна для проверки соответствия заказа и поставки. Должна быть возможность отразить расхождения заказа и поставки, поставки и отправки (поскольку в процессе перевозки груз может испортиться, быть утерян и т.д.).

Для перевозок внутри страны основными документами являются:

товарно-транспортная накладная, товарная накладная;

перевозочный счет-фактура - инструмент, посредством которого перевозчик взимает плату;

грузовой манифест - в нем указываются все остановки в случае, на одном транспортном средстве перевозятся смешанные грузовые отправки;

Международные перевозки предъявляют более высокие требования к документации. Общие формы международной логистической документации:

* экспортный безотрывной аккредитив. Кредитный договор между импортером и банком о передаче обязательств по оплате импортером полученных от экспортера товаров банку импортера (который по умолчанию считается более кредитоспособным);

* банковский чек (переводной вексель). Средство платежа в экспортно-импортных сделках. Существуют два типа подобных сделок: по предъявлении надлежащих документов (предъявительский переводной вексель) прошествии определенного времени после акцептования надлежащих документов (срочный переводной вексель). Банковский чек, к которому прилагаются сопроводительные инструкции и другие документы (но не аккредитив), называется документарным переводным векселем;

* коносамент (bill of lading) - документ, выдаваемый перевозчиком отправителю в удостоверение принятия груза к перевозке морским транспортом с обязательством доставить груз в порт назначения и выдать законному держателю коносамента. Коносамент является одним из основных документов, применяемых при таможенном оформлении и таможенным контроле товаров, перемещаемых морским транспортом.

* сквозной коносамент. Документ, заменяющий коносамент пни транспортную накладную, если товары перевозятся воздушным транспортом (авиагрузовая накладная) или несколькими видами транспорта;

* коммерческий счет-фактура. Документ, который выдается экспортером и содержит описание товаров и условия продажи (аналогичен счет-фактуре во внутренних перевозках);

* страховое свидетельство (страховой сертификат). Документ, содержащий краткий перечень рисков, покрываемых страховым полисом (например, ущерб от огня, воды, кражи), наименование страхователя и описание застрахованного имущества экспортера;

* сертификат происхождения. Документ, в котором указывают страну, где произведены товары, чтобы определить применяемые к ним таможенные пошлины и другие государственные таможенные ограничения.

Перевозочная документация при приеме первоначальных грузов

Заявка грузоотправителя. Грузоотправитель по прибытии на грузовой терминал оформляет заявку грузоотправителя, в которой указывается наименование аэропорта отправления и назначения, полное название организации отправителя и получателя, их почтовые адреса и номера телефонов, полное наименование груза, характер упаковки, количество мест, размеры, особые свойства груза, отметки о наличии пломб и оттиски.

Пропуск на въезд/выезд автотранспортных средстви вывоз материальных ценностей с территории грузового терминала . Пропуск выдается диспетчером Группы информационного обеспечения перевозок.

Маркировка . Приемосдатчик склада при приеме груза на склад: взвешивает груз, маркирует каждое место груза грузовой биркой, в которой указаны аэропорт назначения, номер грузовой авианакладной и общее количество мест.

Грузовая авианакладная . Старший диспетчер Отдела продажи грузовых перевозок оформляет грузовую авианакладную согласно действующим правилам, производит расчеты в соответствии с « Правилами применения тарифов на воздушных линиях», тарифам авиакомпаний и «Сборника прейскурантов аэропортовых сборов, тарифов за наземное обслуживание.

Авиационная (авиагрузовая) накладная, авианакладная - документ, подтверждающий наличие договора между авиаперевозчиком и грузоотправителем (не является товарораспорядительным документом.

Авианакладная заполняется грузоотправителем в 12 экземплярах, три из которых являются оригиналами:

Экземпляр перевозчика - подписывается грузоотправителем;

Экземпляр грузополучателя - подписывается грузоотправителем и перевозчиком, следует вместе с грузом;

Экземпляр грузоотправителя - подписывается перевозчиком и возвращается грузоотправителю после того, как груз принят.

Наименования сторон;

Сведения о грузе;

Наименование аэропортов отправления и прибытия;

Прилагаемые к накладной документы;

Объявленная ценность и сумма платежа за перевозку.

Диспетчер по продаже авиаперевозок Группы продажи услуг принимает оплату, передает грузоотправителю экземпляр №1 (для грузоотправителя) выдает счет и чек об уплате. При обслуживании юридических лиц выдается счет фактура и акт выполненных работ за оказанные услуги.

Грузовой манифест . Диспетчер Группы документационного обеспечения перевозок производит подборку грузовых авианакладных по направлениям, соблюдая сроки бронирования и приоритеты отправки, согласно перечню накладных оформляется грузовой манифест или грузовая ведомость.

Перевозочная документация при приеме прибывших грузов

Грузовая ведомость . Грузовая ведомость передается вместе с прибывшим на ВС грузом. Приемосдатчик, сверяя наличие грузовых авианакладных с грузовой ведомостью.

Грузовая авианакладная . Приемосдатчик отмечает в грузовой авианакладной место складирования грузов, дату прибытия, номер рейса. Количество мест и вес.

Акт о неисправностях при авиаперевозке грузов оформляется приемосдатчиком, если фактическое количество мест и фактический вес принятого груза отличается от указанного в грузовой авианакладной.

Счет за оказанные услуги и чек об оплате. Диспетчер Группы продажи услуг принимает оплату, выдает грузополучателю счет и чек об уплате. При обслуживании юридических лиц выдается счет фактура и акт выполненных работ за оказанные услуги.

Порядок оформления документов

Коммерческий акт.

"Коммерческий акт" составляется при выдаче получателю грузов для удостоверения следующих обстоятельств:

Несоответствия наименования, массы и количества мест груза данным, указанным в "Грузовой накладной";

Повреждения или порчи грузов;

Обнаружения грузов без документов или документов без груза;

В аэропорту отправления "Коммерческий акт" составляется в случае полной утраты/повреждения груза.

"Коммерческий акт" не составляется, если утрата, недостача или повреждение произошли вследствие:

Действий или упущений отправителя или получателя;

Недостатков тары или упаковки, которые не могли быть определены по наружному виду при приеме груза;

Сдачи груза к перевозке без указаний в "Грузовой накладной" его особых свойств, требующих специальных условий или мер предосторожности при перевозке и хранении;

Обстоятельств связанных с погрузкой или выгрузкой груза средствами отправителя или получателя;

Непринятия необходимых мер к сохранности груза уполномоченными отправителем или получателем лицами, которые сопровождали груз;

Естественной убыли груза при перевозке в пределах установленных норм;

Обнаружении недостачи груза, прибывшего в исправной таре, упаковке или контейнере с исправной пломбой отправителя.

"Коммерческий акт" может составляться на основании предварительно составленного "Акта о неисправностях при перевозках" под бортом самолета при приеме груза от бортпроводника или при приеме на склад при приеме груза от грузчика.

Сменный начальник производства обязан систематически контролировать правильность составления "Коммерческих актов" и их учет в "Книге учета коммерческих актов", а также обеспечивать своевременное проведение по ним расследований и принятие мер по недопущению неисправности перевозок.

Порядок составления "Коммерческого акта ".

"Коммерческий акт" составляется в присутствии:

Сменного начальника производства;

Диспетчера по приему и выдаче (старшего диспетчера по приему и выдаче грузов);

Грузополучателя.

"Коммерческий акт" составляется в двух экземплярах:

Первый экземпляр прилагается к грузовой авианакладной и выдается грузополучателю;

Второй экземпляр остается в аэропорту, составивший акт.

Подписывают "Коммерческий акт" сменный начальник производства, диспетчер по приему и выдаче (старший диспетчер по приему и выдаче грузов), грузополучатель.

Составленный "Коммерческий акт" диспетчер по приему и выдаче регистрирует в "Книге учета коммерческих актов".

"Книга учета коммерческих актов" хранится в отделе документации производственной службы. Предусматривается ведение отдельных "Книг учета коммерческих актов", с различной индексацией и нумерацией на складе выдачи и складе временного хранения. "Книга учета коммерческих актов" должны быть пронумерована, прошнурована и подписана начальником производственной службы. На титульном листе должна быть указана дата начала и окончания ведения книги. Подчистки и исправления в "Книге учета" не допускаются.

"Коммерческий акт" составляется и регистрируется только в день выдачи груза.

При составлении "Коммерческого акта" запрещается делать выводы о возможности дальнейшего использования груза по назначению.

В случае составления "Коммерческого акта", без предварительно составленного "Акта о неисправностях при перевозке", диспетчер по приему и выдаче (старший диспетчер по приему и выдаче груза) оформляет служебную записку на имя начальника производственной службы, с указанием причин приведших к выдаче груза клиенту с составление "Коммерческого акта". В случае, отказа грузополучателя от составления "Коммерческого акта", диспетчер по приему и выдаче (старший диспетчер по приему и выдаче грузов) должен потребовать от - грузополучателя вписать на обратной стороне "Грузовой накладной", запись, "груз получен полностью, претензий не имею". Запись грузоотправитель заверяет росписью. В этом случае "Коммерческий акт" не составляется, диспетчер по приему и выдаче (старший диспетчер по приему и выдаче груза) регистрирует данный факт в "Книге учета коммерческих актов".

Диспетчер по приему и выдаче (старший диспетчер по приему и выдаче груза) фиксирует в "Книге учета коммерческих актов" номер не составленного "Коммерческого акта", номер "Грузовой накладной", дату выдачи груза и вписывает запись, "клиент от акта отказался" (при отказе от "Коммерческого акта" составленного без "Акта о неисправностях при перевозке", диспетчер по приему и выдаче (старший диспетчер по приему и выдаче грузов) дополнительно вписывает номер и дату "Акта о неисправностях при перевозке").

Акт о неисправностях.

Порядок оформления "Акта о неисправностях".

Все случаи нарушений правил перевозки грузов должны быть своевременно оформлены соответствующими актами для принятия по ним надлежащих мер. Нарушения правил перевозки грузов, влекущих за собой имущественную ответственность, оформляются "Актами о неисправностях" (в дальнейшем Акт).

Эти Акты являются внутренними документами и составляются в целях удостоверения нарушений правил перевозки грузов, проведения по ним расследований и принятия, соответствующих мер.

Порядок составления " Акта о неисправностях " при перевозке грузов.

"Акт о неисправностях" составляется при сдаче прибывшего груза на склад, при выдаче груза со склада для комплектования на рейс и хранении груза на складе.

"Акт о неисправностях" составляется в следующих случаях:

При неправильно оформленной "Грузовой накладной", если это обнаружено в трансферном аэропорту или в аэропорту назначения;

Несоответствии наименования, массы или количества мест груза, данным указанным в "Грузовой накладной";

При повреждении или порче грузов, повреждении упаковки;

При обнаружении грузов без документов или документов без грузов;

При вскрытии или пломбировании мест груза из-за обнаружения неисправности;

В случае, если в "Почтово-грузовой ведомости", указан номер "Грузовой накладной", а в результате раскомплектации выяснилось, что ни груз, ни документ не прибыл;

При поступлении груза без транспортной маркировки.

"Акт о неисправностях" составляется в момент обнаружения нарушений и подписывается лицами, в присутствии которых обнаружено нарушение: диспетчером по приему выдаче (старший диспетчер по приему и выдаче грузов), грузчиком, диспетчером по комплектации и старшим смены производственно - диспетчерского отдела.

"Акт о неисправностях" составляется в трех экземплярах (бортпроводнику, аэропорту отправления и аэропорту, составляющий акт)

В случае составления Акта на нарушение упаковки груза, производится обязательный подсчет количества вложений грузового места. В этом случае к составлению Акта в обязательном порядке привлекается сотрудник службы безопасности, который обязан присутствовать при вскрытии места груза и просчете количества вложений.

"Акты о неисправностях" нумеруются и регистрируются диспетчером по приему и выдаче (старшим диспетчером по приему и выдаче грузов) в "Книге учета актов о неисправностях перевозки грузов".

"Книга учета Актов о неисправностях" должна быть пронумерована и прошнурована, подписана начальником производственной службы ДТК. На титульном листе должна быть указана дата начала и окончания ведения книги. В "Книге учета Актов о неисправностях" не допускаются подчистки и исправления. В случае внесения изменений предшествующая запись зачеркивается, и вся информация переписывается заново.

Предусматривается ведение отдельных "Книг учета Актов о неисправностях", с различной индексацией и нумерацией на складе выдачи и складе временного хранения.

Книги регистрации хранятся в отделе документации производственной службы. Оформленные и зарегистрированные Акты передаются в группу претензий по окончании смены, для проведения мероприятий по розыску груза и установления причин возникновения неисправностей при перевозках.

Сменный начальник производства обязан ежедневно контролировать учет "Актов о неисправностях" и правильность их составления, принимать своевременные меры по ликвидации отмеченных в них нарушений правил перевозки грузов и инструктировать работников производственной службы о порядке оформления Актов.

Тема 11. Документационное оформление железнодорожных перевозок

Принятие железной дорогой от грузоотправителя наклад­ной вместе с грузом удостоверяет заключение конкретного договора перевозки. По этому договору у железной дороги возникает обязательство перевезти груз своевременно и в со­хранности на станцию назначения и выдать его грузополуча­телю, указанному в накладной. У грузоотправителя возника­ет обязательство уплатить железной дороге установленную провозную плату за перевозку груза.

На перевозку грузов заполняется комплект транспорт­ных перевозочных документов, состоящий из транспорт­ной железнодорожной накладной (ТЖДН), дорожной ве­домости (ДВ), корешка дорожной ведомости и квитанции приема груза к перевозке. На железнодорожном транспорте уже дав­но используется принцип сопроизводимой матрицы при за­полнении документов методом однократной записи на базе проформы накладной.

Накладная представляется на каждую отправку груза. На перевозку массовых грузов в постоянных направлениях до­пускается составление одной накладной на перевозку целого маршрута или группы вагонов. По одной накладной принимаются к перевозке грузы, отгружаемые прямыми отправи­тельскими маршрутами (каменный уголь, руда, шебень и др.).

Накладная сопровождает груз на всем пути его следова­ния. Железная дорога обязана выдать накладную вместе с гру­зом. С правовой точки зрения, прием накладной вместе с гру­зом является фактом признания железной дорогой наклад­ной в качестве доказательства договора перевозки; передача накладной вместе с грузом грузополучателю подтверждает факт передачи ему прав, которые создаются для него и предо­ставляются ему по договору перевозки, заключенному между грузоотправителем и железной дорогой.

Дорожная ведомость является пере­возочным документом. Она следует с грузом и является доку­ментом, на основании которого проводятся расчеты между железными дорогами по провозной плате; расчеты по про­возной плате с грузополучателем, по штрафам за просрочку доставки груза железной дорогой и по другим сборам. Дорож­ная ведомость с распиской в ней грузополучателя в получе­нии груза является документом, удостоверяющим, что дого­вор перевозки железной дорогой выполнен.

Оформление перевозки дорожной ведомостью имеет прак­тическое значение для определения даты суток, в которые была произведена погрузка вагонов и контейнеров.

В удостоверение приема груза к перевозке на основании накладной грузоотправителю выдается грузовая квитанция . Для него она является доказательством факта заключения договора перевозки и наличия определенных прав, возника­ющих из этого договора. Имея на руках грузовую квитанцию, грузополучатель может узнать на станции назначения о при­бытии груза, предъявить ее для получения груза (квитанция доставляется грузополучателю банком по условиям аккреди­тива/инкассо).

Если у грузополучателя, указанного в накладной, нет кви­танции, железная дорога обязана выдать ему груз, поскольку все отправки именные. Отправка груза на предъявителя не допускается. Грузовая квитанция дает право на предъявление претензии к железной дороге на несохранность груза, право на указание о переадресовке груза.

В подтверждение приема груза для перевозки железная дорога обязана проставить на ТЖДН календарный штемпель станции отправления. Квитанция о приеме груза выдается грузоотправителю под роспись в соответствующей графе ко­решка дорожной ведомости.

Вместе с накладной грузоотправитель должен обязатель­но предъявить документы, предусмотренные Правилами пе­ревозок грузов для соблюдения санитарных, ветеринарных или других административных правил. При перевозке внеш­неторговых грузов требуется представление также таможен­ных документов для упрощения выпуска экспортных товаров за границу и таможенного оформления ввозимых грузов в пун­ктах назначения.

Тема 12. Документационное оформление перевозок водным транспортом

Основным документом морской перевозки товара является коносамент (Bill of Lading), который выступает в качестве товарораспорядительного документа. Держатель (обладатель) коносамента имеет право на владение товаром, поскольку перевозчик товара может выдать его только при предъявлении коносамента. Другим основным документом, применяемым в морских торговых перевозках, служит морская накладная (Seaway Bill), которая представляет собой необоротный транспортный документ и не является ценной бумагой. В основном этот транспортный документ применяется в тех случаях, когда в сделках не участвуют документарные аккредитивы, а торговые партнеры давно знают друг друга.

Коносамент (Bill of Lading)

Как отмечено выше, коносамент - это документ, олицетворяющий собой наличие титула, то есть права собственности на товар, вследствие чего он является полноценным документом для продажи товара в пути. Существуют различные виды коносаментов, например бортовые (on board), небортовые (received for shipment), сквозные (through), портовые и т.п. Каждый из этих видов не меняет сути документа, а только детализирует в каждом из вариантов особенности приема груза или его выдачи.

Примечание. Коносаменты выписывают на стандартных бланках, разработанных и применяемых отдельными объединениями судовладельцев, линейными судоходными компаниями. Большинство форм коносаментов созданы под эгидой BIMCO (The Baltic and International Maritime Council).

Так, бортовой коносамент оформляется только непосредственно после погрузки товара на борт судна. Этот тип коносамента рассматривается покупателем и банком как наиболее безопасный тип документа, так как он ясно указывает, когда и на какое судно отгружен товар. Небортовой тип документа подтверждает только сам факт принятия транспортно-экспедиторской компанией груза для доставки, и на нем отсутствует дата отгрузки. До фактической отгрузки груз может находиться на хранении на складе (специальном контейнерном складе, который расположен не у самого причала) этой компании в порту отгрузки. При контейнерных перевозках применяется именно такая форма коносамента. Срок нахождения товара в порту отгрузки до момента его фактической погрузки на борт судна, конечно, ограничен в силу многих факторов (время стоянки судна в порту, дата выхода в море по расписанию, сроки и платежные условия контракта).
Сквозной коносамент применяется при смешанной перевозке (например, морским и железнодорожным транспортом). В связи с появлением контейнерной перевозки грузов и в условиях транспортировки смешанным сообщением возникла необходимость разработки нового документа - экспедиторского коносамента, соответствующего этим реалиям. Данный документ был впервые разработан FIATA в 1968 г., а в 1974 г. МТП приняла унифицированные правила, относящиеся к документу на смешанную перевозку. В настоящее время действуют Правила для транспортных документов на смешанную перевозку ЮНКТАД/МТП (UNCTAD/ICC Rules for Multimodal Transport Documents) (публикация МТП N 298, 1974 г.), в соответствии с которыми введена применяемая в международной торговой практике форма коносамента (на его лицевой стороне указан логотип МТП).
Портовый коносамент применяется в тех случаях, когда товар уже принят к отгрузке, но по различным причинам еще не прибыл в порт. Оформление портовой администрацией или экспедиторской компанией такого товарораспорядительного документа обусловлено в основном причинами, вызванными необходимостью предоставления подобного документа представителям покупателя или его банку-кредитору.
В зависимости от того, на судах каких линий осуществляются грузовые перевозки, коносаменты подразделяются на линейные, или рейсовые (Liner Bill of Lading), и чартерные (фрахтовые) (Chartered Bill of Lading). Уже из названия документа ясно, что первый тип коносамента применяется при регулярных рейсах на действующих судоходных линиях, а второй тип применяется при трамповых перевозках грузов. Линейный коносамент отвечает всем необходимым требованиям оформления подобного документа и содержит все существенные условия договора о перевозке груза, то есть является товарораспорядительным документом. Что касается чартерного (фрахтового) коносамента, то в этот документ вносятся ссылки на условия чартера - договора о перевозке груза, заключенного между фрахтователем (грузоотправителем) и фрахтовщиком (перевозчиком). Этот документ не может рассматриваться в качестве документа, удостоверяющего факт перевозки конкретного груза, и не является товарораспорядительным документом. В силу этой причины банки не рассматривают чартерный коносамент в качестве документа, соответствующего условиям аккредитива. То есть если изначально в условиях аккредитива имелось указание в отношении применяемого коносамента как чартерного, то этот документ сразу рассматривается участниками сделки не как документ, подтверждающий договор на поставку конкретного товара, а как документ, подтверждающий только наличие договора чартера, или, другими словами, свидетельствующий о наличии зафрахтованного пространства (объема площади) на судне.

Примечание. Чартерный коносамент содержит только данные о грузе и фрахте. В этот документ инкорпорируются путем ссылки отдельные из условий чартер-партии.

Основные позиции современного коносамента: местом получения экспедитором груза является место его происхождения в качестве такового, то есть место его фактической отгрузки, под которым понимается порт; для доставки груза в место его выдачи экспедитор использует услуги фактического перевозчика груза. Для владельца коносамента экспедитор остается договорным перевозчиком от места погрузки до места выдачи груза. Если фактический перевозчик повредит или утратит груз, то ответственность перед владельцем коносамента несет экспедитор.
Коносамент оформляется в нескольких оригиналах (как правило, не менее трех) и копиях. Все оригиналы коносамента вместе называются полным комплектом (full set). Согласно международным правилам предъявление одного оригинала коносамента для получения товара с борта судна делает остальные имеющиеся на руках экземпляры оригинала недействительными. Однако банки требуют в соответствии с условиями аккредитива предъявления полного комплекта коносаментов, если в условиях аккредитива не содержится иного указания.
Унифицированные правила и обычаи для документарных аккредитивов (публикация МТП N 600) достаточно подробно освещают требования к оформлению и проверке банками коносаментов (ст. 20). Следует дать краткий перечень тех моментов, которые требуют особого внимания со стороны банка:

Соответствие условий и адресата доставки груза данным, приведенным в условиях аккредитива;

Соответствие адресата уведомления об отгрузке данным, содержащимся в условиях аккредитива;

Тип коносамента и его соответствие условиям аккредитива (бортовой, небортовой; имеется ли отметка "на борту" или отметка об ином способе доставки товара судном, например на палубе);

Соответствие портов отгрузки и доставки товара указанным в аккредитиве;

Соответствие наименования груза, его весовых и прочих характеристик указанным в других сопроводительных документах;

Соответствие сведений об оплате фрахта данным, содержащимся в условиях поставки груза в аккредитиве и коммерческом счете;

Соответствие даты погрузки товара на борт судна требованиям аккредитива по сроку его действия;

Факт представления оригинала коносамента вместе со всеми остальными должным образом подписанными оригиналами.

Следует отметить, что в деловом обороте морских перевозок применяется и краткая форма коносамента. Это документ, признанный МТП и банковским сообществом, в котором некоторые или даже все условия перевозки указаны путем отсылки к какому-либо источнику или документу, не являющемуся коносаментом. Этот документ появился в целях упрощения коммерческой документации и также является полноценным товарораспорядительным документом. Применяется он в основном при транспортировке контейнерных грузов, генеральных грузов (грузов в упаковке) и как коносамент на сгруппированные грузы.

Примечание. В отличие от остальных документов, сопровождающих морскую перевозку товаров, только коносамент обладает свойствами оборотного документа и ценной бумаги, что признано в международном деловом обороте.

Документы FIATA

Следует сказать несколько слов о той работе, которую на протяжении многих лет проводила FIATA (Federation Internationale des Associations de Transitaires et Assimiles) в области стандартизации экспедиторских документов. Эта международная организация осуществила разработку ряда стандартных экспедиторских документов на основе рекомендаций ООН. Считается, что все эти документы носят универсальный характер, то есть должны применяться при любых видах экспедирования грузов, включая и морскую перевозку. К этим документам относятся Поручение на экспедирование грузов (FIATA Forwarding Instruction - FFI), Экспедиторский сертификат получения груза (Forwarders Certificate of Receipt - FIATA FCR), Экспедиторская складская расписка (Forwarders Warehouse Receipt), Экспедиторский сертификат перевозки груза (Forwarders Certificate of Transport - FCT), Экспедиторский коносамент перевозки груза в смешанном сообщении (Negotiable FIATA Multimodal Transport Bill of Lading - FBL), Экспедиторская накладная перевозки грузов в смешанном сообщении (Non-Negotiable FIATA Multimodal Transport Waybill - FWB).
Из всех вышеперечисленных документов в международной банковской практике укоренился только экспедиторский коносамент перевозки груза в смешанном сообщении. Объясняется это тем, что разработка данного документа была основана на Унифицированных правилах МТП для документов на смешанную перевозку грузов (публикация МТП N 298). Указанный коносамент относится к товарораспорядительным документам и обладает свойствами ценной бумаги (на лицевой стороне такого коносамента имеется логотип МТП). В отношении остальных стандартов FIATA в рекомендациях МТП прямо указано, что они неприемлемы при расчетах в форме аккредитива, если только в его условиях не будет прямо указано на их применение.

Термины морской перевозки Инкотермс

Выше сказано о том, что в Инкотермс существует особая группа терминов, относящихся исключительно к перевозке грузов морем и (в последней редакции 2010 г.) внутренними водными путями. В Инкотермс-2010 к этой группе относятся четыре термина. Не вдаваясь детально в описание всех аспектов применения специальной терминологии, что явилось бы предметом отдельного разговора с учетом широкого использования этих терминов в операциях морской перевозки товаров, следует все-таки вкратце рассказать о каждом из них:

- FAS - Free Alongside Ship - "свободно вдоль борта судна" (с указанием порта отгрузки). Этот термин означает, что продавец считается выполнившим свое обязательство по поставке, когда товар размещен вдоль борта судна в согласованном порту отгрузки. С этого момента покупатель должен нести все расходы и риски утраты или повреждения товара;

- FOB - Free on Board - "свободно на борту" (с указанием порта отгрузки). Данный термин означает, что продавец поставляет товар на борт судна, номинированного покупателем в поименованном порту отгрузки. С этого момента покупатель несет все риски утраты или повреждения товара;

- CFR - Cost and Freight - "стоимость и фрахт" (с указанием порта назначения). Термин означает, что продавец осуществляет поставку с момента размещения товара на судне в порту отгрузки. Продавец обязан оплатить все расходы и фрахт, а также выполнить таможенные формальности. Вместе с тем риск случайной гибели или повреждения товара, а также последующие непредвиденные расходы переносятся на покупателя;

- CIF - Cost, Insurance and Freight - "стоимость, страхование и фрахт" (с указанием порта назначения). Данный термин означает, что продавец осуществляет поставку с момента размещения товара на судне в порту отгрузки. Продавец обязан, как и в предыдущем случае, оплачивать все расходы и фрахт, а также выполнить таможенные формальности. Риски также переносятся на покупателя, но, в отличие от предыдущего термина, продавец обязан обеспечить морское страхование товара от риска покупателя в связи со случайной гибелью или повреждением товара во время перевозки.
Указанные термины, относящиеся исключительно к морской перевозке товаров или перевозке внутренними водными путями, как и другие термины Инкотермс, предназначены для четкого и ясного распределения обязанностей сторон торгового контракта, в данном случае связанных непосредственно с перевозкой товара, его страхованием, обеспечением его надлежащей сохранности, выполнением таможенных формальностей. Правильное применение сторонами сделки этих терминов позволяет на ранней стадии оценить ее расходные параметры и пределы ответственности каждого из участников, помогая избежать в будущем каких-либо спорных ситуаций или конфликтов.

В заключение следует сказать, что морская перевозка, в особенности контейнерная перевозка грузов, остается в настоящее время одним из наиболее распространенных и востребованных способов доставки товаров покупателям в международной торговле. В организации и обслуживании этой индустрии задействовано, как было отмечено выше, большое число специализированных организаций и посредников. Документальное оформление транспортировки торговых грузов потребовало многих лет для выработки определенных единых стандартов, основанных на обычаях торгового мореплавания. В результате развития этой отрасли в практике делового оборота в настоящее время применяется целая группа документов, связанных с морской перевозкой. С учетом их широкого распространения в международной торговле знакомство с основами в этой области для банковского специалиста является хорошим подспорьем.

Тема 13. Документационное оформление международных перевозок

Для документального оформления международных перевозок используются документы, определяющие взаимоотношения сторон и сопровождающие груз.

Документы, определяющие взаимоотношения сторон. Основой юридических отношений между участниками международной перевозки является договор перевозки, который заключается в письменной форме и подтверждается выдачей перевозчиком отправителю транспортного документа. Договор международной перевозки - документ, согласно которому грузоотправитель принимает на себя обязательство предоставить груз и оплатить транспортные услуги, а перевозчик - доставить груз в определенное место за определенную плату.

Существуют два типа договоров международной перевозки.

Первый тип - генеральное соглашение. Фиксирует желание сторон строить свои взаимоотношения на долгосрочной основе. Нередко такие соглашения именуют рамочными, т.е. определяющими основные рамки взаимоотношений сторон.

Какие навыки будут важны при составлении резюме? Если вы находитесь в поисках работы менеджером по логистике, стоит знать ключевые требования, предъявляемые к кандидатам:

1. Профессиональное образование. Необязательно иметь за плечами образование именно по направлению логистики, также неплохо, если вы экономист или специалист в сфере таможенного дела. Наличие международного сертификата или диплома о повышении квалификации в своей отрасли будет серьезным преимуществом.
2. Хорошие коммуникационные навыки. Это особенно важно для менеджера по логистике, должностные обязанности которого предусматривают общение с множеством людей. Умение налаживать контакт с клиентами, партнерами, в том числе и зарубежными, вам обязательно пригодится. Конечно, плюсом будет и отличное знание иностранного языка.
3. Аналитические способности.

Логист в транспортной компании – функции, обязанности, зарплата

Журнал регистрации заказов покупателей 7. Карточки неудовлетворительного спроса 8.

Сводный отборочный лист на комплексную отборку 9. Счет-фактура 10.

Упаковочный ярлык 11. Журнал передачи продукции со склада в экспедицию 12.
Журнал учета продукции и счетов-фактур, принимаемых в экспедицию со складов и отправляемых покупателям 13.

Внимание

Товарно-транспортная накладная 14. Пропуск на въезд (выезд) на (с) территорию предприятия 15.

Заявки на автотранспортные перевозки 16. Журнал учета использования автомобильных транспортных средств 17.
Карточка учета инвентарной тары 18. Книга регистрации документов, сданных лицом, осуществляющим централизованную доставку и завоз продукции 19.

Карточка учета исполнения договоров поставки 20.

1.6. транспортная документация

Права Менеджер по логистике имеет право: 4.1 Вносить на рассмотрение коммерческого директора предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными данной должностной инструкцией.
4.2 Осуществлять взаимодействие со структурными подразделениями предприятия. 4.3 Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей. 4.4 Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.5 Привлекать специалистов всех структурных подразделений предприятия для решения возложенных на него обязанностей. 4.6 Использовать льготы, установленные законодательством РФ, коллективным договором предприятия.

Должностная инструкция менеджера по логистике

Должностная инструкция служит для регламентации работы специалиста, который выполняет работу, не имеющую четких стандартов, а также определяет какие права, обязанности и ответственность у него есть. Назначение должностной инструкции логиста Данный документ позволяет:

• юридически закрепить права, обязанности, ответственность сотрудника; работодатель получает возможность использовать дисциплинарные инструменты, если специалистом нарушаются предписанные обязательства;
• регламентировать работу специалиста, чтобы повысить качество.

В России профессия логиста появилась сравнительно недавно.

Важно

Профессионалы, способные хорошо делать эту работу, становятся все более востребованными.

Режим работы Работника определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными Работодателем.
5.2. В связи с производственной необходимостью Работник обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

Должностная инструкция разработана на основании. (наименование, номер и дата документа) Согласовано: Юридическая служба.

Ф.И.О.) (подпись) » » г. Сохраните этот документ сейчас.

Должностная инструкция логиста (менеджера по логистике): образец

Транспортировка Ввиду большого количества необходимых документов на грузоперевозки целесообразно разбить их на 4 блока: 1.

Документы на груз (со стороны заказчика/грузоотправителя).

2. Документы на автомобиль и водителя для осуществления грузоперевозки (со стороны транспортной компании). 3. Документы для оформления грузоперевозки (договор и заявка). 4.

Договор на страхование груза (на грузоперевозку с учетом погрузки и выгрузки).

Для перевозки товара по территории Российской Федерации необходимы следующие сопроводительные документы: ● Товарно-транспортная накладная – главный документ перевозки, выписывается грузоотправителем. В транспортном разделе указывается маршрут, данные автомашины и водителя. В товарном разделе – перечень, количество, вес и стоимость перевозимого груза, а также перечень дополнительных документов на груз.

Добавить в закладки Оглавление Часть 1. Документальное оформление в транспортной логистике: Основные направления оптимизации Рынок транспортных услуг Основные игроки на российском рынке Необходимость оптимизации Документальное оформление в транспортной логистике Транспортировка Хранение, размещение, отпуск Посредничество в логистической цепи Часть 2.

Автоматизация документооборота между участниками логистической цепи и их клиентами для снижения издержек Бизнес-процессы и документальное оформление Классическая схема бизнес-процесса грузоотправления Обязанности продавца и покупателя при обращении в ТЭК Проблемы работы с документами Основные направления оптимизации Использование электронных документов и сервисов юридически значимого обмена Обмен электронными документами с заказчиком Обмен документами как часть сервиса транспортной компании Часть 3. Электронная товарно-транспортная накладная.

Какие документы оформпляет менеджера по логистике

А вот крупные организации, занимающиеся разноплановыми направлениями, открывают целые логистические центры, в которых каждый специалист играет четко определенную роль.

Права и ответственность специалиста по логистике Конечно, у логиста есть не только обязанности, но и права.

Например, он может осуществлять запрос на любые материалы и документы по вопросам своей деятельности.

Специалист по логистике имеет право на сотрудничество со сторонними учреждениями для решения вопросов, входящих в его компетенцию.

А также представлять интересы своей организации, связанные с профессиональной деятельностью, перед лицом сторонних предприятий.

Должностные обязанности менеджера по логистике предусматривают серьезную ответственность, не только административную, но и материальную, за доверенное ему имущество, а в некоторых случаях, и уголовную.

• Закупочная – поиск надежных поставщиков, анализ рынка, управление материальными запасами, налаживание долгосрочных связей с поставщиками.
• Маркетинговая (сбытовая) – анализ рынка сбыта, распределение продукции, управление запасами, ценообразование, реклама, кредитная политика.
• Складская – определение параметров расположения складов их габаритов, оценка эффективности функционирования склада.
• Транспортная – выбор конкретного вида транспорта, маршрута и варианта доставок груза.
• Финансовая – управление кредиторской и дебиторской задолженностями, организация взаиморасчетов.
• Производственная (промышленная) – производство, снабжение, сбыт, финансы, персонал.
• Инновационная – поиск дополнительных способов повышения эффективности работы предприятия и его прибыли.

В этой статье мы подробно рассмотрим только транспортную логистику.
Менеджер по логистике руководствуется в своей деятельности:- законодательными актами РФ;- Уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;- приказами и распоряжениями руководства;- настоящей должностной инструкцией. 2. Должностные обязанности менеджера по логистике Менеджер по логистике выполняет следующие должностные обязанности:2.1. Составляет логистические прогнозы и планы.2.2. Координирует работы по проектированию логистических систем и внедрению их на предприятии.2.3.

Разрабатывает бюджет на логистику и обеспечивает его соблюдение.2.4.

Управляет материально-техническим снабжением и закупками.2.5.
Часто в этом процессе связаны несколько организаций, документальное подтверждение требуется для исполнения договорных обязательств.

Таким образом, документационное обеспечение процесса очень важно, повышение эффективности даже на некоторых операциях и этапах может дать конкурентные преимущества и выигрыш не только во времени, но и в денежном выражении.

Кратко процесс заказа работ по транспортировке выглядит следующим образом: выбор транспортной компании – оформление доверительного/гарантийного письма (подтверждение и соглашение о цене услуги) – получение счета на оплату – поступления денежных средств (предоплата) – доставка товара – оплата услуг транспортной компании при получении товара (постоплата) – получение комплекта документов.

Рассмотрим детально бизнес-процессы с акцентом на их документирование и выявление проблемных мест.
Рынок транспортных услуг Грузоперевозки – это огромная инфраструктура со своими правилами, законами и особенностями.

Главная цель бизнеса здесь это своевременная доставка продукции с минимальными издержками.

Оперативность и качество доставки груза зависят и от грамотного и правильно организованного процесса перевозки. В России сегодня нет единой общепризнанной классификации игроков рынка логистики. Клиент, которому необходимо перевезти груз, может запутаться как в терминологии, так и в предоставляемых услугах.

Даже сами компании, порой называя себя «транспортно-логистическими», предоставляют только услуги по перевозке.

Чтобы легко ориентироваться в терминах, используемых представителями рынка логистики, давайте наведем в них порядок.

Особенностью логистических компаний является жесткая регламентация процессов обеспечения финансовых и материальных потоков. Такая регламентация обусловлена, в первую очередь, требованиями законодательства. К тому же эти потоки напрямую связаны с прибылью компании.

Потоки документации регламентированы не так строго, несмотря на то, что являются ресурсоемкими. В их число входят документы на груз, по оплате, нормативная, распорядительная, транспортная документация, договоры, отчеты. Из меньшей формализованности вытекает вытекает меньший уровень автоматизации. Однако эта данность в корне неверна – нуждается в автоматизации не меньше других составных бизнеса, поскольку в этих процессах заложен большой объем ответственности. К “недооцененным” процессам следует отнести:

• формирование документов, изготовление отчетов;
• хранение в электронном и бумажном виде актуальных и архивных документов;
• поиск документов, доступ;
• обеспечение группового использования, в том числе для географически распределенных структур;
• поддержание актуальности, контроль;
• своевременное обновление документов;
• согласование документов, обеспечение выполнения поручений по ним.

При подсчете временных затрат, направленных сотрудниками на подготовку и обработку документации, обеспечивающей коммерческую деятельность предприятия, выходит, что в транспортной логистике способна существенно повысить эффективность компании в целом.

Документация в процессах управления

Основные блоки, обеспечивающие работу логистической организации – , оказание услуг, . Вкратце, задача управленческого блока заключается в воздействии на остальные блоки на основании анализа полученной информации о деятельности предприятия. То есть эффективность деятельности предприятия, любого из отделов, находит отражение в плановой и отчетной документации, которая направляется в блок управления. При этом, блок управления должен направлять определенный набор документов, в которых содержатся корректирующие пояснения, директивы, рекомендации, предложения, устанавливаются показатели эффективности, чтобы осуществить управляющие функции. Значит, что это двусторонняя связь с энным количеством итераций, а значит с растущими рисками потери и искажения информации.

Поскольку в управлении одну из наиболее важных ролей играет фактор времени, а именно предоставление в срок необходимых объемов информации, документооборот выступает как часть системы информационного обеспечения логистики. Управленческий блок отвечает за контроль выполнения определенных заданий в заданные сроки, что возможно оптимизировать с помощью автоматизированного документооборота. Наиболее актуальными проблемами для логистической компании в части обеспечения потоков документов являются:

• большие объемы первичных документов;
• действия, выполняемые вручную при подготовке и на дальнейших стадиях жизненного цикла документа, то есть ответственные вручную контролируют траекторию движения документов;
• отсутствие возможностей удобного доступа и поиска актуальных и архивных документов;
• далекие от оптимальных способы контроля выполнения поручений по документам;
• отсутствие консолидированных данных, справочников по заданиям, сотрудникам, подрядчикам и клиентам;
• отсутствие баз знаний, агрегированных кейсов;
• отсутствие средств удаленного доступа;
• отсутствие возможностей отслеживания эффективности деятельности департаментов и отдельных сотрудников на основе контроля поручений.

Автоматизация документооборота – повышение эффективности компании

Чтобы добиться повышения производственной эффективности логистической компании, необходимо решить ряд задач:

• сокращение объема ручного труда за счет его автоматизации, что позволит не только снизить стоимость, но и сократить влияние человеческого фактора;
• строгая регламентация внутрикорпоративных правил;
• выработка алгоритмов деятельности сотрудников при выполнении поставленных задач.

Автоматизировав документооборот в логистике, вы не только избавитесь от рисков, которые несет в себе бумажный документооборот, но и снизите потребность в огромном штате, работающем на неэффективное делопроизводство.

Для автоматизации мы предлагаем рассмотреть решение для управления логистикой на базе Comindware Business Application Platform. Данное решение позволяет автоматизировать как логистические бизнес-процессы, так и сопутствующий документооборот, и привести уровень логистического сервиса в соответствие мировым стандартам.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик, бренд-менеджер решений на базе , специалист по партнёрским отношениям.

31 мая 2017 г. 08:07

Рынок транспортных услуг

Необходимость оптимизации

Транспортировка

Хранение, размещение, отпуск

Часть 2. Автоматизация документооборота между участниками логистической цепи и их клиентами для снижения издержек

Бизнес-процессы и документальное оформление

Классическая схема бизнес-процесса грузоотправления

Обязанности продавца и покупателя при обращении в ТЭК

Проблемы работы с документами

Основные направления оптимизации

Использование электронных документов и сервисов юридически значимого обмена

Обмен электронными документами с заказчиком

Обмен документами как часть сервиса транспортной компании

Часть 3. Электронная товарно-транспортная накладная. Сегодня и завтра

«Бумажные» тормоза ТТН

Оптимизируем процесс. Решение №1

Электронная ТТН. Решение №2

Выводы

По прогнозам специалистов, рынок внутрироссийских грузоперевозок в 2017 году ожидает определенный передел в пользу крупных компаний. Введение нового налога, так называемого «Платона», в совокупности с повышением тарифов на топливо, транспортным налогом и введением тахографов послужило отправной точкой всероссийской забастовки дальнобойщиков. Дополнительные поборы вынуждают водителей большегрузов, ИП и малые компании, имеющих собственный транспорт, уходить с рынка транспортных услуг и даже менять род деятельности. В таких условиях крупному бизнесу необходимо искать новые пути снижения издержек, которые не окажут влияния на качество оказываемых услуг и позволят укрепить свои позиции на рынке. Один из вариантов - автоматизация документооборота между участниками отрасли и их клиентами.

Рынок транспортных услуг

Грузоперевозки - это огромная инфраструктура со своими правилами, законами и особенностями. Главная цель бизнеса здесь это своевременная доставка продукции с минимальными издержками. Оперативность и качество доставки груза зависят и от грамотного и правильно организованного процесса перевозки.

В России сегодня нет единой общепризнанной классификации игроков рынка логистики. Клиент, которому необходимо перевезти груз, может запутаться как в терминологии, так и в предоставляемых услугах. Даже сами компании, порой называя себя «транспортно-логистическими», предоставляют только услуги по перевозке. Чтобы легко ориентироваться в терминах, используемых представителями рынка логистики, давайте наведем в них порядок.

Логистика - часть экономической науки и экономической деятельности, основная задача которой состоит в продвижении товара и услуг от производителя к потребителю. Включает в себя подбор упаковки, упаковывание товара, выбор транспорта, выстраивание оптимального маршрута, организацию промежуточного хранения и многое другое.

Экспедирование предполагает сопровождение перевозимого груза, поиск подходящей спецтехники, оформление необходимых документов. Иначе говоря, экспедиторы - это, в первую очередь, люди, которые отвечают только за доставку груза (например, водители).

Транспортная логистика - это управление транспортировкой грузов, то есть изменением местоположения материальных ценностей с использованием транспортных средств с минимальными затратами, выстраиванием оптимального маршрута и подбором складов на пути следования груза.

Внутренняя транспортная логистика занимается внутрипроизводственными перевозками, а внешняя транспортная логистика занимается снабжением предприятий и сбытом их продукции. При традиционном подходе к транспортировке, информационный поток движется вместе с материальным потоком от грузоотправителя, через экспедитора по транспортным средствам, и далее от экспедитора к грузополучателю.

При таком подходе как транспортная логистика, к системе добавляется ещё один элемент - единый оператор интермодальных перевозок , который управляет информационным потоком и координирует действия.

Основными логистическими посредниками (третьей стороной - 3PL) для фирмы-производителя или торговой компании являются: перевозчики, экспедиторы, грузовые терминалы, склады общего пользования и другие юридические или физические лица, осуществляющие основные логистические функции или комплекс таких функций.

К вспомогательным логистическим посредникам обычно относят страховые и охранные фирмы, таможенных брокеров, сюрвейеров, банки и другие финансовые учреждения, осуществляющие расчеты за логистические функции/операции, предприятия информационно-компьютерного сервиса и связи и т.д.

Основные игроки на российском рынке

Условно на рынке логистики можно выделить три группы игроков:

1. Транспортные компании (ТК) - чаще всего это региональные или оказывающие услуги на внутренних и международных направлениях компании, занимающиеся перевозкой грузов. Их задача - доставить груз в указанное клиентом место в заранее оговоренные сроки.
2. Транспортно-экспедиционные компании (ТЭК) также занимаются организацией перевозок грузов. Являются посредниками между клиентом и перевозчиком, помогают в поиске исполнителя и транспорта , удовлетворяющих критериям перевозки груза, оказывают экспедиционные услуги. Сюда же мы можем отнести онлайн-площадки для поиска водителей и груза.
3. Логистические компании оказывают услуги по транспортировке, обработке и, самое главное, по хранению грузов. Логистическая компания может стать выгодным партнером для тех организаций, которые планируют расширять рынки сбыта, снижать себестоимость товара за счет минимизации затрат на доставку, потому как в отличие от предыдущих игроков могут проводить в интересах клиента распределение товара до конечного потребителя. Данный вид услуги может в себя включать складирование, распределение товара по торговым точкам, поиск клиентов и др. Хорошая логистическая компания может заменить аналогичную службу предприятия и обеспечить полную логистическую цепочку от производителя до потребителя.

Транспортные компании чаще всего владеют транспортом и сдают его в аренду транспортно-экспедиционным и логистическим организациям, а также могут осуществлять перевозки самостоятельно.

Основные перевозчики на рынке - именно транспортно-экспедиционные компании. Неудивительно, что именно они являются лидерами рынка логистики. ТЭК работают со множеством ТК и имеют возможность предоставить необходимый транспорт в тот момент, когда это бывает необходимо. Соответственно, ТЭК имеют возможность оказывать широкий спектр услуг, включая страхование, сопровождение, охрану груза, а также хранение и оформление необходимых документов.

Логистические компании также могут выступить в роли арендатора транспорта у ТК, однако это не означает то, что у них не может быть своего транспорта.

Оптимизация процессов

Основная задача транспортной логистики состоит в обеспечении технической, технологической и экономической сопряженности участников транспортного процесса.

Кроме этого, транспортная логистика имеет следующие задачи:

• Создание транспортных систем в транспортной логистике, в том числе транспортных коридоров и цепей;
• Совместное планирование транспортных процессов на различных видах транспорта;
• Совместное планирование транспортного процесса со складским и производственным процессом;
• Выбор вида транспортного средства;
• Выбор типа транспортировки;
• Определение рационального маршрута.

Принципы транспортной логистики - основная цель минимизация издержек на транспортировку и в том числе:

• максимально полное использование грузоподъемности подвижного состава в логистике;
• кратность транспортируемой партии груза, единицам заказа, отправки и складирования;
• стандартизация тары;
• экономия от масштаба и дальности перевозок содержит транспортная логистика;
• концентрация грузопотоков на отдельных каналах - распределение и отказ от неэкономичных товаров;
• доставка грузов точно в срок.

Для оптимизации логистики могут использоваться принципы «бережливого производства» LEAN и минимизации потерь на всех этапах и во всех процессах.

Lean Logistics - это комплекс методов и инструментов, направленных на создание вытягивающей системы в общей цепи логистики, но с акцентом на оптимизацию и улучшение процессов управления закупками и запасами, включая транспортную и складскую логистику.

Основной результат внедрения данных технологий - это оптимизация совокупной логистической стоимости в цепи поставок с одновременным повышением показателя дисциплина поставок.

По данным исследовательского агентства MA-Research.ru рынок в 2018-2019 гг. будет иметь слабо положительную динамику, в реальностях которой компаниям придется работать над оптимизацией процессов.

Среди конкурентных преимуществ, позволивших целому ряду компаний в 2015—2016 гг. не только достаточно успешно работать в условиях экономической рецессии, но и усилить свои позиции на рынке ТЛУ, следует отметить наличие диверсифицированной клиентской базы, компетенций в организации перевозок сборных грузов, в обслуживании e-commerce и экспортного грузопотока. Большое значение имеют быстрая реакция на изменение спроса и географии грузопотоков, способность предложить эффективные решения для снижения логистических издержек и оптимизации процессов.

Направлениями оптимизации аналитиками указываются повышение уровня профессионализма и клиентоориентированности компаний, а также использование технологических решений для оптимизации процессов и повышения их управляемости.

Документальное оформление в транспортной логистике

Одним из направлений оптимизации процессов и применения современных технологических решений является переход на электронные документы. Логистические процессы априори имеют территориальную распределенность. Точное документальное подтверждение всех хозяйственных операций на всем протяжении логистической цепи - залог дисциплинированности и контролируемости процесса. Часто в этом процессе связаны несколько организаций, документальное подтверждение требуется для исполнения договорных обязательств. Таким образом, документационное обеспечение процесса очень важно, повышение эффективности даже на некоторых операциях и этапах может дать конкурентные преимущества и выигрыш не только во времени, но и в денежном выражении.

Кратко процесс заказа работ по транспортировке выглядит следующим образом: выбор транспортной компании -> оформление доверительного/гарантийного письма (подтверждение и соглашение о цене услуги) -> получение счета на оплату -> поступления денежных средств (предоплата) -> доставка товара -> оплата услуг транспортной компании при получении товара (постоплата) -> получение комплекта документов.

Рассмотрим детально бизнес-процессы с акцентом на их документирование и выявление проблемных мест.

Транспортировка

Ввиду большого количества необходимых документов на грузоперевозки целесообразно разбить их на 4 блока:

1. Документы на груз (со стороны заказчика/грузоотправителя).
2. Документы на автомобиль и водителя для осуществления грузоперевозки (со стороны транспортной компании).
3. Документы для оформления грузоперевозки (договор и заявка).
4. Договор на страхование груза (на грузоперевозку с учетом погрузки и выгрузки).

Для перевозки товара по территории Российской Федерации необходимы следующие сопроводительные документы:

• Товарно-транспортная накладная - главный документ перевозки, выписывается грузоотправителем. В транспортном разделе указывается маршрут, данные автомашины и водителя. В товарном разделе - перечень, количество, вес и стоимость перевозимого груза, а также перечень дополнительных документов на груз. ТТН должны быть заверены оригинальными печатями и выписывается в 4 экземплярах (один остается на загрузке у грузоотправителя, второй для грузополучателя, третий для перевозчика, четвертый является основанием для расчета оплаты за перевозку и прилагается транспортной компанией к счету на оплату заказчику).
• Путевой лист. Необходимый документ со стороны перевозчика. Выписывается автопредприятием.
• Договор между грузоотправителем (грузополучателем) и перевозчиком (экспедитором). Или копия договора, заверенная одной из сторон. Договор является основанием для транспортировки груза данным перевозчиком. Может быть заменен Доверенностью на перевозку груза, выписанную на водителя грузоотправителем/грузополучателем, также с оригинальными печатями.

Также дополнительными документами могут быть:

• Товарная накладная, прилагается, в случае, если в товарном разделе ТТН не указан полный перечень перевозимого груза
• Сертификат соответствия и качества, паспорт (прилагаются в зависимости от характера груза)
• Счета-фактуры и договор между поставщиком и покупателем (не являются обязательными, но часто делаются в дорогу, для избегания недоразумений с сотрудниками ГИБДД).

Хранение, размещение, отпуск

Состав документов, сопровождающих и регламентирующих порядок приемки, размещения на хранение и отпуск продукции:

1. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству.
2. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству.
3. Товарная книга
4. Заказ-заявка
5. Договор поставки
6. Журнал регистрации заказов покупателей
7. Карточки неудовлетворительного спроса
8. Сводный отборочный лист на комплексную отборку
9. Счет-фактура
10. Упаковочный ярлык
11. Журнал передачи продукции со склада в экспедицию
12. Журнал учета продукции и счетов-фактур, принимаемых в экспедицию со складов и отправляемых покупателям
13. Товарно-транспортная накладная
14. Пропуск на въезд (выезд) на (с) территорию предприятия
15. Заявки на автотранспортные перевозки
16. Журнал учета использования автомобильных транспортных средств
17. Карточка учета инвентарной тары
18. Книга регистрации документов, сданных лицом, осуществляющим централизованную доставку и завоз продукции
19. Карточка учета исполнения договоров поставки
20. Книга оперативного учета поставки продукции покупателям

Посредничество в логистической цепи

Документальное оформление происходит и в процессе получения посреднических услуг, таких как

• подбор автотранспорта
• расчет маршрута
• подбор и заключение договора с перевозчиком

Для этого используются документы: счет-фактура (СФ), акт, ТТН, ТОРГ 12 (только между ТК и грузоотправителем).

Продолжение следует:

• Часть 2. Автоматизация документооборота между участниками логистической цепи и их клиентами для снижения издержек.
• Часть 3. Электронная товарно-транспортная накладная. Сегодня и завтра.