Организационные документы. Устав, положение, штатное расписание, правила, инструкции
Текст документа:
_________ "__________" УТВЕРЖДАЮ ПОЛОЖЕНИЕ Директор _______ "________________" __ ______ 20__ N _______ _________________ И.И.Иванов г. Минск ___ _______ 20__
о порядке разработки штатного расписания
ГЛАВА 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящее положение устанавливает единый порядок разработки штатного расписания в __________ "__________" (далее - предприятие) и определяет порядок подготовки, оформления, согласования, подписания, утверждения штатного расписания, а также его изменений и дополнений.
2. Общее руководство за процессом разработки штатного расписания возлагается на начальника экономического отдела.
3. Настоящее положение обязательно для исполнения всеми специалистами и руководителями структурных подразделений, участвующими в соответствии с должностными инструкциями и локальными актами предприятия в разработке штатного расписания.
4. Консультации и разъяснения по вопросам применения настоящего положения дает начальник экономического отдела.
5. Для целей настоящего положения следующие слова и словосочетания применяются в следующих значениях:
работники - лица, с которыми предприятием заключен трудовой договор (контракт) (в т.ч. по совместительству);
структурное подразделение - управление, служба, отдел, сектор, торговое подразделение, бюро, цех, участок, филиал, представительство и др.
тарификация работ - отнесение выполняемых работ к конкретным тарифным разрядам (профессиям, должностям), кратным размерам тарифной ставки первого разряда, и присвоение работникам соответствующей квалификации;
штатное расписание - локальный нормативный акт, определяющий трудовой распорядок для работников организации, и содержащий структуру предприятия в виде структурных подразделений, перечень должностей, служащих и профессий, количество единиц по каждому наименованию, квалификационных категорий, разрядов (классов), размеров должностных окладов (ставок), надбавок, доплат.
6. Целями настоящего положения являются следующие:
организация и совершенствование работы по разработке штатного расписания;
обеспечение соблюдения надлежащей процедуры разработки штатного расписания;
обеспечение надлежащего контроля за содержанием штатного расписания и его соответствия законодательству.
7. Штатное расписание оформляется в виде единого документа по всему предприятию.
8. Штатное расписание должно быть экономически обоснованным, определять оптимальную структуру предприятия, включать достаточное количество штатных единиц для эффективной организации производства и труда.
9. Штатное расписание должно соответствовать целям и задачам деятельности предприятия.
10. Штатное расписание составляется на неопределенный срок и при необходимости изменяется и дополняется.
11. Штатное расписание составляется с учетом норм управляемости.
12. В штатное расписание не включается штат дочернего предприятия.
13. Подготовка и оформление штатного расписания производится в следующей последовательности:
определение структуры предприятия, общего количества работников предприятия, а также взаимосвязей и подчинения между структурными подразделениями и внутри них;
определение количества работников по каждому структурному подразделению и конкретных должностей и профессий, с учетом разрядов, категорий, классов, по каждому структурному подразделению;
определение размеров должностных окладов (ставок) работников, с учетом тарифных ставок, надбавок, доплат;
составление штатного расписания;
согласование штатного расписания;
подписание штатного расписания;
утверждение штатного расписания.
14. Структура предприятия, состав и количество структурных подразделений, их взаимосвязи и подчинения, определение функций каждого структурного подразделения, общее количество работников предприятия определяются руководителем предприятия с учетом предложений руководителей структурных подразделений.
15. Определение количества работников по каждому структурному подразделению и конкретных должностей и профессий, с учетом разрядов, категорий, классов, по каждому структурному подразделению производится руководителем данного структурного подразделения по согласованию с начальником экономического отдела и руководителем предприятия. В случае создания на предприятии нового структурного подразделения указанные вопросы первоначально решаются руководителем предприятия по предложению руководителя вышестоящего структурного подразделения по отношению к создаваемому. В случае отсутствия вышестоящего структурного подразделения по отношению к создаваемому предложение о количестве работников по создаваемому структурному подразделению и конкретных должностей и профессий, с учетом разрядов, категорий, классов, по данному структурному подразделению вносится начальником экономического отдела.
16. При определении количества работников всего предприятия и каждого структурного подразделения учитываются нормы труда: нормы выработки, времени, обслуживания, численности, нормированные задания и т.д.
17. Размеры должностных окладов (ставок) работников, с учетом тарифных ставок, надбавок, доплат устанавливаются руководителем предприятия по предложению начальника экономического отдела с учетом рекомендаций руководителей структурных подразделений в отношении своих структурных подразделений.
18. Наименований профессий рабочих и должностей служащих устанавливается строго в соответствии с квалификационными (тарифно-квалификационными) характеристиками и положениями Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (далее - ЕТКС), Единого квалификационного справочника должностей служащих (далее - ЕКСД).
19. Квалификационные категории присваиваются по должностям специалистов, по которым квалификационными характеристиками ЕКСД предусмотрено внутридолжностное категорирование и в том порядке и на тех условиях, которые предусмотрены соответствующими квалификационными требованиями.
20. Отнесение выполняемых работ к конкретным тарифным разрядам (профессиям, должностям), кратным размерам тарифной ставки первого разряда и присвоение работникам соответствующей квалификации осуществляются в соответствии с ЕТКС, ЕКСД и иными квалификационными справочниками, утверждаемыми в установленном порядке.
21. Штатное расписание составляется работником экономического отдела.
22. Штатное расписание должно содержать следующие данные:
структуру предприятия с отражением каждого структурного подразделения предприятия,
численность работников в целом по предприятию и по каждому структурному подразделению;
наименование должностей и профессий работников, с учетом разрядов, категорий, классов, по каждому структурному подразделению;
размер тарифной ставки первого разряда;
размеры должностных окладов (ставок) работников, с учетом тарифных ставок, надбавок, доплат;
тарифные коэффициенты по каждой должности (профессии);
месячный фонд заработной платы.
23. При наличии в структурном подразделении одноименных должностей, профессий (с учетом категорий и разрядов) с одинаковыми размерами оплаты труда они указываются в штатном расписании одной строкой с указанием общего количества штатных единиц.
24. Выплаты стимулирующего и компенсирующего характера (премии, компенсации, доплаты), носящие переменный характер, в штатном расписании не указываются.
25. Перед подписанием штатное расписание согласовывается каждым руководителем структурного подразделения предприятия в части данных по возглавляемой структурной единице.
26. Штатное расписание проверяется и подписывается начальником экономического отдела.
27. После подписания штатное расписание передается на утверждение руководителю предприятия.
28. При необходимости в штатное расписание могут вноситься изменения и дополнения.
29. Изменения и дополнения в устав вносятся по приказу руководителя предприятия и оформляются в виде новой редакции штатного расписания.
30. Нарушения установленного настоящим Положением порядка разработки штатного расписания являются основаниями для применения к виновному лицу мер дисциплинарного взыскания в соответствии с действующим законодательством и локальными нормативными актами предприятия.
31. Настоящее Положение вступает в силу с __ ______ 20__.
Начальник экономического отдела А.А. Александров
В соответствии с Уставом предприятия разработана его штатная численность (в данный момент более 1000 работающих человек). Здесь указаны все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составлен на бланке предприятия, согласован с главным бухгалтером, утвержден директором.
Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом директора предприятия.
Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закреплен в штатном расписании. Штатное расписание составлено на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписано заместителем директора по экономике, согласовано с главным бухгалтером и утверждено директором, в грифе утверждения указана общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы.(Приложение № 12)
Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот документ составлен на бланке предприятия, согласован путем обсуждения на собрании трудового коллектива, завизирован юристом и утвержден директором птицефабрики.
На птицефабрике несколько подразделений, для каждого из них разработано положение, в котором определяются правовой статус, задачи, функции, права и обязанности, ответственность подразделения. Положение о структурном подразделении предприятия разработано руководителем подразделения и им подписано, согласовано с заместителем директора по экономике, юристом и утверждено директором предприятия.
3.3. Должностные инструкции
Правовое положение работников предприятия регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.
Целями разработки должностной инструкции являются:
создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;
повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового договора (контракта);
обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.
Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретное структурное подразделение предприятия в соответствии с его штатным расписанием.
Должностная инструкция составлена по каждой штатной должности предприятия, носит обезличенный характер и объявляться сотруднику под расписку при заключении контракта, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.
В должностной инструкции указывают наименование подразделения предприятия, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения.
Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:
ответственность;
взаимоотношения.
связи по должности.
оценка деятельности
общие положения;
основные задачи и функции;
должностные обязанности;
В разделе «Общие положения» указывают:
квалификационные требования, предъявляемые к сотруднику в соответствии с занимаемой им конкретной должностью;
основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия;
перечень структурных подразделений и отдельных должностей сотрудников, непосредственно подчиненных данному сотруднику по службе;
порядок замещения сотрудника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.
В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус сотрудника и условия его деятельности.
В разделе «Права» приводят перечень прав сотрудника. Допускается конкретизировать те или иные права с учетом специфики выполняемых сотрудником должностных обязанностей.
В разделе «Обязанности» указывают обязанности сотрудника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения предприятия с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности.
Кроме того, в этом разделе могут быть указаны обязанности сотрудника, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в структурном подразделении практикой распределения этих обязанностей, выполняемых данным подразделением по решению руководителя структурного подразделения предприятия.
В разделе «Ответственность» указывают меру ответственности сотрудника за несоблюдение требований должностной инструкции и других нормативных документов. В данном разделе указывают также, каким образом материально ответственное лицо несет в соответствии с законодательством РФ материальную ответственность за ущерб, причиненный предприятию.
Должностная инструкция должна быть согласована с юридическим отделом предприятия.
Согласованную и утвержденную должностную инструкцию заверяют печатью предприятия и хранят в отделе кадров предприятия в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства на предприятии.
Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем предприятия и действует до ее замены новой должностной инструкцией.
Требования должностной инструкции являются обязательными для сотрудника, работающего в данной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения с предприятия.
Структура и штатная численность - правовой акт, устанавливающий структуру организации, наименование структурных подразделений и должностей, штатную численность по каждой должности в соответствии с группой по оплате труда. Документ входит в состав УСОРД и имеет унифицированную форму.
Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителями руководителя организации и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати (или ее заменяющей). Текст документа составляется в форме таблицы, в которой приводятся наименования структурных подразделений организации, наименования должностей, включенных в эти подразделения, а также их количество в соответствии с уровнем оплаты по соответствующим группам.
Штатное расписание – это документ (локально-нормативный акт), применяемый для оформления штатного состава организации, структуры, штатной численности согласно Уставу (Положению). Этот необходимый в работе документ, наличие которого определено потребностями предприятия.
Штатное расписание содержит: перечень подразделений организации, должности, штатные единицы, оклады, надбавки, месячный фонд оплаты труда. В связи с этим, прежде чем составлять данный документ, на предприятии должна быть определена организационная структура.
Организация в праве сама разрабатывать форму штатного расписания в соответствии с потребностями, но рекомендуется использовать утвержденную форму Т-3.
Бланк Т-3 может заполнять как сотрудник отдела кадровой службы, так и бухгалтер или руководитель предприятия. Это зависит от размера организации и штатной численности.
Наименование организации. Данная строка заполняется в точном соответствии с Уставом (Положением).
Не следует путать строки «Дата составления» указывается день, месяц, год и «Дата вступления в силу» с периодом вступления документа в действие (чаще всего один год). Чаще всего дата составления документа является более ранней, чем дата вступления в силу.
Наименование структурного подразделения. Данная графа заполняется исходя из утвержденной организационной структуры предприятия. Государственные учреждения с вредными (опасными) условиями труда при заполнении данной колонки следуют указаниям тарифно-квалификационных справочников, требованиям отраслевых классификаторов и других нормативных документов, от которых зависят льготы, предоставляемые при выходе на пенсию. В отличие от госучреждений, коммерческие предприятия могут вносить любые названия структурных подразделений, опираясь на общепринятые определения и понятия.
Код. Разрабатывается организацией самостоятельно и используется для ведения документооборота.
Должность (специализация). Заполняется в соответствии с общесоюзным классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Также необходимо указать вакантные должности в колонке «Примечание».
Количество штатных единиц. Заполняется в соответствии с потребностями предприятия в различных видах работ и экономической целесообразности.
Стоимостные показатели прописываются в рублях до второго знака после запятой.
«Тарифная ставка (оклад)». В данной графе может указываться не только конкретный оклад по определенной должности, но и могут прописываться его границы, например, 10000 – 15000. Такой вариант позволяет оплачивать труд работников, занимающих одинаковые должности, в зависимости от их квалификации, различиях в трудовых функциях. При этом не нарушится запрет о «дискриминации».
Графы с 6 по 8 представляют собой «Надбавки». В них указываются компенсационные и стимулирующие выплаты: премии, доплаты и т.п.
Если графы с 5 по 9 не могут заполняться в рублевом эквиваленте, например, в связи со смешанной или бестарифной системой оплаты труда, в них указываются другие единицы измерения, например, проценты или коэффициенты.
«Всего». При расчете данной графы складываются колонки с 5 по 8, затем полученный результат умножается на количество штатных единиц (графа 4).
«Итого». Сумма по всем должностям составляет месячный фонд оплаты труда.
Штатное расписание утверждается (изменяется) соответствующим приказом руководителя предприятия или уполномоченного лица .
Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан.
Инструкции также разъясняют порядок применения законодательных актов, распорядительных документов в той или иной области деятельности. Так, например, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации разъясняет порядок применения Государственной системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов по оформлению документов, Основных правил работы ведомственных архивов и др.
Инструкции оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа. Заголовок должен четко определять вопросы (область деятельности), на которые распространяются требования инструкции.
Как правило, инструкция подписывается тем руководителем подразделения, в основные задачи которого входят вопросы (область деятельности), указанные в заголовке к инструкции. Инструкцию по делопроизводству будет подписывать руководитель службы делопроизводства (документационного обеспечения управления), инструкцию по ведению бухгалтерского учета в организации - главный бухгалтер.
Инструкция визируется руководителями всех заинтересованных структурных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим тот круг вопросов, которого касается содержание инструкции. Инструкции подлежат утверждению, и чаще всего оно осуществляется приказом руководителя, в котором разъясняется порядок и сроки ее введения в действие и называются ответственные исполнители.
Текст инструкции состоит из разделов, наименование которых зависит от содержания затрагиваемых вопросов, но первым разделом всегда идет раздел «Общие положения». В нем излагаются цели и причины издания документа, область распространения, порядок и обязательность использования, документы, послужившие основанием для его разработки, и другие сведения общего характера. Разделы могут разбиваться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Как в любом правовом акте, в инструкции текст по стилю изложения носит распорядительный характер и излагается от третьего лица единственного или множественного числа, например: «Все вновь принимаемые на работу сотрудники организации должны быть ознакомлены с настоящей инструкцией».
Инструкция - документ длительного пользования. Все изменения в инструкцию вводятся приказом руководителя, и действует она до ее отмены или утверждения новой инструкции.
Разновидностью инструкции является должностная инструкция, т.е. инструкция «на должность».
Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности.
Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и конкретная. Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная организация. Например, может быть создана типовая должностная инструкция кассира. Однако наличие типовой должностной инструкции не означает, что нет необходимости разрабатывать конкретную должностную инструкцию. Такие должностные инструкции должны быть разработаны на все должности, предусмотренные штатным расписанием организации, а типовые инструкции могут служить основой для их разработки.
Должностная инструкция является фактическим описанием должности, и она необходима для создания эффективных условий работы, выполнения штатным персоналом поставленных перед структурным подразделением целей и задач. Должностная инструкция как организационный документ закрепляет организационно-правовое положение работника, является правовой основой для проведения аттестации работника, определения его ответственности, а также для решения трудовых споров, если они возникают между работником и администрацией.
Должностная инструкция, как правило, не составляется на категорию служащих «руководители» (организаций, структурных подразделений). Функции, задачи, обязанности, права и ответственность данных служащих фиксируются в положениях (уставе) об организации или в положении о структурном подразделении в разделе «Руководство».
Для работников хозяйственных и вспомогательных служб (а также для работающих по договору подряда или трудовому соглашению) могут также не составляться должностные инструкции по установленной форме. В таких случаях могут быть разработаны функциональные обязанности, оформление которых не регламентировано действующими нормативными документами.
Для главных специалистов могут быть разработаны должностные положения. Несмотря на различия в наименовании документа, его назначение всегда одно и то же - регламентировать функции работника, его обязанности, права и ответственность на конкретном рабочем месте.
Должностные инструкции, как и остальные организационные документы, являются документом длительного пользования и действуют до тех пор, пока не будут заменены новыми. Необходимость в пересмотре должностной инструкции может возникнуть в связи с изменением структуры и функций подразделения и организации, сокращением штатов, изменением технологии выполняемых работ. Обычно должностные инструкции пересматриваются (корректируются) один раз в 3-5 лет. При составлении должностной инструкции за основу берут типовую или примерную, если таковые имеются, а при их отсутствии - тарифно-квалификационную характеристику должности из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Но такая характеристика имеет отличную от должностной инструкции структуру текста и не содержит всю информацию, необходимую для составления должностной инструкции конкретного работника. Недостающую информацию берут из других организационных документов, таких как структура и штатная численность, положение о структурном подразделении и др.
Должностная инструкция как любой официальный документ должна быть оформлена на общем бланке организации с указанием вида документа.
Должностная инструкция работника входит в УСОРД и имеет унифицированную форму.
Должностную инструкцию, как правило, утверждает заместитель руководителя, курирующий данное подразделение, или сам руководитель. Подписывает должностную инструкцию руководитель структурного подразделения. Визы согласования оформляют в установленном порядке, однако, учитывая характер данного документа, на нем должны быть обязательно визы начальников кадровой и юридической служб и других лиц, связанных с работником при выполнении его функциональных обязанностей.
При необходимости может оформляться и внешнее согласование грифом согласования, но это бывает крайне редко.
Заголовок должностной инструкции, как уже отмечалось, должен отвечать на вопрос «кого?»: например, должностная инструкция бухгалтера, юрисконсульта и т. п.
Текст должностной инструкции состоит из следующих типовых разделов :
1. Общие положения.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения (связи по должности).
К указанным разделам иногда добавляют и другие, такие как «Условия оплаты», «Организация работы», «Порядок утверждения и внесения изменений», «Контроль, проверка и ревизия деятельности». Как правило, перечисленных выше типовых разделов должностной инструкции достаточно для определения организационно-правового положения работника, а добавление новых обычно повторяет информацию, содержащуюся в других документах - трудовом договоре, договоре об индивидуальной материальной ответственности, положении о премировании, регламенте работы и др. Вводя дополнительные разделы в должностную инструкцию, необходимо сверять их содержание с перечисленными выше документами, чтобы избежать противоречий в установлении отдельных норм и правил.
В разделе 1 «Общие положения» по пунктам должна быть зафиксирована следующая информация:
полное наименование должности, приведенное в соответствие со штатным расписанием, обозначением структурного подразделения;
кому подчиняется работник;
порядок назначения на должность и освобождение от нее (приема и увольнения - для рядовых работников);
порядок замещения в случае временного отсутствия работника (в том числе и порядок приема - передачи дел);
особенности организации работы, если они имеются (ненормированный рабочий день, гибкий график и др.). Если данная информация оговаривается в трудовом договоре, то данный пункт может отсутствовать;
перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности;
квалификационные требования (уровень образования, стаж работы).
