Справочно аналитические информационно справочные документы. Особенности документирования информационно-аналитической деятельности в органах регионального управления: информационные продукты

Организационно-распорядительные документы

Организации, учреждения, предприятия наделены правом издания распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: администрация предприятий (объединений), учреждений, организаций –приказы, инструкции, указания ; кооперативные организации – решения ; общественные организации –постановления , распоряжения .

Язык, стиль, структура распорядительных документов имеют особенности, обусловленные их особой ролью в системе управленческой документации: жесткую регламентированность, стандартизацию языковых моделей, четкую структуру.

Текст распорядительного документа, как правило, состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются мотивы, причины, цели данного распоряжения. Она начинается словами: В соответствии…, В целях…, Во исполнение … и др. В этой части могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящей организации, во исполнение которого издается данный распорядительный документ.

Констатирующая часть не обязательна, она может отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, в которой содержится перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения. Данная часть излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: постановляет, в коллегиальном постановлении, решает, решил – в решении,приказываю – в приказе, предлагаю – в распоряжении.

Далее следует постановляющая часть, к которой предъявляются наиболее жесткие требования. Формулировки должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, не допускающими различных толкований. Используются языковые формулы: создать комиссию в составе…, назначить…на должность…, освободить от занимаемой должности…,контроль за исполнением… возложить на…, представить к награждению…и др.

Предписываемые к распорядительным документам действия выражаются также глаголами в неопределенной форме: зачислить, подготовить, организовать, обеспечить . Здесь следует избегать употребления глаголов с неконкретным, абстрактным значением (усилить, увеличить, повысить, улучшить, активизировать ), поскольку неконкретные, «расплывчатые» формулировки затрудняют проверку их выполнения.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, который начинается предлогом о/об и формируется с помощью отглагольных существительных (О реорганизации…, О выполнении…, О создании…, Об утверждении… ) или существительных, указывающих на предмет разъяснения (Об итогах…, О мерах… ).

Виды распорядительных документов

Постановление . Это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.

Распоряжение. Это акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции в целях разрешения оперативных вопросов.

Указание . Распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями, руководителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Приказ . Это правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующих на основе единоначалия.

Информационно-справочные

и справочно-аналитические документы

Большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной и других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.

К информационно-справочным и справочно-аналитическим документам относятся справки, акты, докладные записки, сводки, обзоры, письма и т.д. По отношению к организационно-распорядительным документам они носят вспомогательный характер и не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть принята к сведению.

Справка . Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и с информацией, удостоверяющей тот или иной юридический факт, необходимой частному лицу для представления в организацию или учреждение.

^ Докладная записка . Это документ, адресованный руководству и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Докладные записки по указанию руководства чаще всего носят отчетный характер.

^ Объяснительная записка . Это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки делятся на две группы. К первой относятся документы, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо ситуаций, происшествий, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, мотивированным. Схема текста объяснительной записки в принципе не отличается от реквизитов докладной записки и их расположения.

Заявление. Внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности. Адресантом заявления может быть должностное лицо внутри этой же организации (служебное заявление), Частное лицо (личное заявление). В некоторых случаях заявление может быть коллективным: когда проблема, затрагиваемая в документе, касается нескольких человек или всего коллектива.

Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены обычно одному вопросу. Цель личного заявления – реализация или защита своих интересов.

Ключевое слово этого жанра – Прошу . Используются языковые формулы: Ставлю Вас в известность…, Довожу до Вашего сведения…, Ввиду того, что…, В связи с тем, что…, Прошу Вашего разрешения…, Прошу дать ответ…, Прошу оказать содействие…, Прошу принять меры…, В случае неполучения ответа…

Акт . Документ, подтверждающий установленный факт, событие. Чаще всего акты выставляются комиссиями, в отдельных случаях – одним или несколькими должностными лицами. Поводы для составления актов могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей); уничтожения дел; инвентаризации и т.д. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившее причиной составления акта, его номер и дата. Далее следует словоСоставлен и перечисляются фамилии (с инициалами) составителей акта.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Заключительная часть акта содержит выводы и рекомендации. Эта часть не является обязательной – текст может заканчиваться и констатацией фактов. В конце ставятся подписи, при этом должности перед фамилиями не указываются.

^ 5.3. Договор и доверенность

Некоторые виды документов используются для реализации юридических и информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами, т.е. обмен документами следует по горизонтали. К таким документам относятся договор и доверенность.

^ Договор и трудовой договор. Договор – это документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

^ Трудовой договор – юридически оформленное письменное соглашение сторон (именуемых «работодатель» и «работник») об исполнении конкретных обязанностей. Это соглашение констатирует готовность сторон выполнять взятые обязательства в течение некоторого времени на определенных условиях. Трудовой договор оформляется при приеме на работу, а также в случае изменения первоначальных договорных условий (содержание служебных обязанностей работника, уровень заработной платы и т.д.).

Договоры оформляются на трафаретных бланках, где типографским способом напечатаны все требуемые реквизиты и типовой текст договора. В трафаретных бланках оставлены пробелы, а которые вписывается информация о конкретных участниках договора.

^ Доверенность: личная и официальная . Доверенность – это документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организации или частного лица). Личная доверенность выдается для получения заработной платы и других платежей, на управление имуществом, на распоряжение транспортным средством, на получение свидетельства о праве на наследство.

В тексте личной доверенности указывается доверитель, доверенное лицо и вид деятельности по договоренности. Обязательными реквизитами доверенности являются: 1) наименование жанра документа; 2) место написания; 3) дата написания; 4) основной текст; 5) удостоверительная надпись, скрепленная печатью организации.

Доверенность удостоверяется в одном экземпляре.

Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указываются должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по договоренности; вид действий; образец подписи лица, получившего доверенность; срок действия доверенности.

^ 5.4. Деловые письма

Деловые письма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текстов (пересылка почтой, в том числе электронной, передача по факсу). Они применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности.

Классификация деловых писем соответствует классификации производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке.

По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. К первой группе относятся: письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.; ко второй – письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и др.

Одно и то же письмо может быть многоаспектным, т.е. содержать одновременно и гарантию, и напоминание, и просьбу.

По структурным признакам различают письма регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма требуют жесткого соблюдения стандарта в аспекте содержания, в использовании языковых средств, в составе реквизитов, в оформлении всех элементов письма. Нерегламентированные письма содержат элементы стандартизации, но требования к их содержанию и структуре менее жестки, чем к письмам первой группы.

^ Сопроводительное письмо . Это письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму. Используются языковые формулы: Направляем, высылаем (заявку, проект, план и т.д.)…, Представляем на утверждение, на подпись…, Высылаем наложенным платежом….

В начале сопроводительного письма возможны ссылки на предшествующие контакты: В соответствии с Вашей просьбой, нашей договоренностью….

^ Гарантийное письмо . Этот документ обеспечивает исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проживания, проведения исследований и т.д.).

Гарантийное письмо имеет повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Письмо-приглашение . Это письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятия (конференции, выставке, переговорах и т.п.). В письмах-приглашениях используются устойчивые языковые конструкции: Приглашаем, имеем честь пригласить Вас на…, принять участие в…, посетить…, Мы будем признательны, благодарны, если Вы сможете принять участие в….

Письмо-благодарность содержит благодарность за что-либо (за полученную информацию, приглашение, каталог и т.д.) В таких письмах целесообразно использовать следующие языковые формулы: Благодарим Вас…, Мы признательны Вам…, Выражаем благодарность за….

Письмо-сообщение содержит извещение, уведомление, информации. О предмете, представляющем взаимный интерес. Используются стандартные выражения: Сообщаем, информируем, уведомляем Вас…, Ставим Вас в известность…, Нам приятно сообщить…, В ответ на Ваш факс сообщаем…

Заключение

Итак, каждый документ выполняет свою функцию и должен отвечать государственным стандартам. Соблюдение этих правил придает деловой бумаге официальный статус, облегчает восприятие служебной информации, поступающей по каналам письменной связи, и упрощает процедуру обработки корреспонденции.

Основное требование письменного делового общения – ясное, четкое, логичное изложение информации. Этому подчинены и требования, предъявляемые к языковым средствам и стилю изложения в документе: однозначность используемых слов, соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих ясность и точность изложения.

Смысловая точность деловых бумаг во многом определяется точностью словоупотребления, т.е. использованием слов в том значении, в каком они должны употребляться в данном стиле и жанре.

Документ должен быть информационно насыщенным, реализовывать определенную коммуникативную задачу – убедить, побудить, привлечь внимание, выразить согласие/несогласие. Для реализации этих задач количество информации должно быть необходимым и достаточным. Разнородность и избыточность включаемой в документ информации затрудняет восприятие, а значит снижает ее убедительность.

В разных сферах общения существуют свои нормы и правила этикета. В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов. Он требует соблюдения регламентированности официально-деловых отношений.

В деловой переписке между адресатом и адресантом регламентированность официально-деловых отношений выражается с помощью формул речевого этикета и общей фоновой тональности учтивости и корректности. В деловой письменной речи недопустимы ирония, сарказм, оскорбления.

Для адресата официальной корреспонденции с точки зрения этических норм обязательным является оперативный и четкий ответ. Задержка или отсутствие ответа могут быть расценены отправителем как нежелание сотрудничать.

Правильный выбор языковых средств в общении с партнерами определяет успех деловой коммуникации. От того, как отражается в деловой переписке та или иная коммуникативная ситуация, какие для этого выбраны языковые средства, зависит не только понимание партнерами друг друга, но и дальнейшее развитие их отношений.

1. 1. Протокол

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопро­сов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конфе­ренциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию ре­шения коллегиальным органом или группой работников. От прото­колов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности орга­низаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых ад­министративных органов и органов охраны общественного порядка, (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования разногла­сий, протоколы согласования цены и др.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии республиканских органов исполнительной власти, собрания трудовых коллек­тивов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также мате­риалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступле­ний, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашен­ных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к про­токолу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (М.,1980).

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре ру­ководителя. Секретарь несет ответственность за правильность запи­сей в протоколе.

Существует два вида протоколов: полные и краткие . Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, крат­кий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме вы­ступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседа­нии, принимает руководитель коллегиального органа или руководи­тель организации.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указа­нием наименования вида документа - «ПРОТОКОЛ» или на специ­альном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания, заголовок грамматически согласуется с назва­нием вида документа, например: Протокол общего собрания акцио­неров; Протокол заседания правления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной . Вводная часть оформляется идентично в полной и в краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - «Список участников прилагается»), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке с указанием места работы и должно­сти, если их больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присут­ствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается повесткой дня . Вопросы в повест­ке дня располагаются по степени их сложности, важности и в поряд­ке обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия до­кладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах дается фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной фор­ме протокола приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, дискуссии по вопросу и принятому решению, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Постановляющая часть может делиться на пункты.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению; оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем (ответственным секретариата). В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания, собрания, конференции.

Эффективность деятельности организаций и учреждений находится в прямой зависимости от наличия достоверной и своевременной информации. Лишенный информации государственный организм начинает работать вхолостую и теряет управляемость. Однако действенность управления обусловлена не только наличием информации, но и состоянием технологий ее накопления, обработки и рационального использования и хранения.

Важнейшее место среди источников информации о фактическом положении дел в системе управления занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Хотя по сравнению с организационно-распорядительными документами они выполняют служебную, вспомогательную роль и не содержат поручений, без них невозможен процесс подготовки, принятия и реализации обоснованных решений.

В отличие от организационно-распорядительных документов, идущих сверху вниз от управляющего органа к управляемому, справочно-информационные документы, наоборот, направляются по системе управления снизу вверх – от исполнителя к руководителю, от структурного подразделения к организации в лице ее руководителя или его заместителей или по горизонтальным связям – между соподчиненными организациями или структурными подразделениями, должностными лицами.

К справочно-информационным документам относятся:

• докладная записка;
• объяснительная записка;
• заявление;
• представление;
• предложение;
• протокол;
• служебное письмо и др.
• Докладная записка – документ справочно-информационного характера, адресованный руководителю или вышестоящей организации и содержащий обстоятельное изложение вопроса, который отражает определенную сторону деятельности организации, с выводами и предложениями, или информацию о событиях, фактах, требующих принятия решения.

Докладная записка может быть внешней и внутренней.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящей организации. Она составляется на общем бланке организации и включает следующие реквизиты:

• наименование вида документа;
• дата и номер документа;
• заголовок к тексту;
• подпись;
• резолюция;
• отметка об исполнении.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписи.

Внутренняя докладная записка инициируется работником или создается по заданию его непосредственного руководителя и адресуется руководителю подразделения. Она оформляется на стандартном листе бумаге с теми же реквизитами, что и внешняя докладная записка.

Объяснительная записка – документ, составляемый работником для представления непосредственному руководителю с объяснением причин невыполнения какого-либо поручения, нарушения дисциплины или иных действий, событий или фактов.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги, ее обязательными реквизитами являются:

• наименование структурного подразделения;
• дата и номер документа;
• наименование вида документа;
• заголовок к тексту;
• подпись;
• резолюция;
• отметка об исполнении.

Допускается исполнение объяснительной записки рукописным способом.

Заявление – документ, адресованный руководителю и содержащий просьбу, касающуюся принятия на работу, увольнения, предоставления отпуска и т.д.

Заявление оформляется на стандартном листе бумаги, его обязательные реквизиты:

• наименование подразделения;
• название документа;
• дата и номер документа;
• инициалы, фамилия и должность заявителя;
• подпись автора заявления;
• резолюция.

Представление – документ, в котором содержится предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации.

Представление оформляется на стандартном листе бумаги, его обязательные реквизиты:

• наименование подразделения;
• название вида документа;
• дата, номер документа;
• адресат;
• заголовок.

В текст представления может быть включена следующая информация:

• фамилия, имя и отчество представляемого;
• дата рождения;
• образование;
• занимаемая должность;
• наименование структурного подразделения;
• стаж работы (в том числе общий, в данном подразделении и в настоящей должности);
• оценка служебной деятельности;
• оценка деловых и моральных качеств;
• повышение профессионального уровня;
• участие в общественной работе;
• мотивы назначения, перемещения или поощрения;
• должность и структурное подразделение, куда предлагается назначить или переместить работника.

Представление подписывает руководитель подразделения, адресуя его руководителю организации.

Предложение – документ, который составляется по поручению руководителя и содержит предложения по определенному вопросу.

Текст предложения состоит из обоснования и перечня предложений.

Предложение составляется так же, как и докладная записка.

Протокол – документ, с помощью которого документируются процедуры коллегиального принятия управленческих решений и сами решения.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Записи во время совещания (заседания), сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или службу документационного обеспечения управления (ДОУ) и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта № 14 или на общем бланке организации формата А4 и имеют следующие реквизиты:

• наименование документа;
• вид заседания (совещания);
• место проведения заседания (совещания);
• дата и номер протокола;
• подпись.

Наименование документа – ПРОТОКОЛ – печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.

Реквизит "Вид заседания" отделяется от предыдущего реквизита двумя междустрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру.

Реквизит "Место проведения заседания" выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" протокола линейкой.

Дата оформляется словесно-цифровым способом и отделяется двумя междустрочными интервалами от предыдущего реквизита.

Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "№" и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста тремя междустрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один междустрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Постоянная информация вводной части (слова "председатель", "секретарь", "присутствовали") печатается прописными буквами непосредственно от края левого поля листа. Фамилии присутствующих, составляющие переменную информацию, располагаются в алфавитном порядке и печатаются через один интервал. Если их количество превышает 15 человек, составляется список присутствовавших.

Слова "повестка дня" печатают прописными буквами и располагают от левого края поля листа. Вопросы, перечисленные в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня, нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью. При необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Образец оформления полного протокола

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через один межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрированным способом размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Образец оформления краткого протокола

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в федеральном органе исполнительной власти.

Справка – документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации либо подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Например:

Внешние справки составляются для представления в вышестоящую или другую организацию, оформляются на общем бланке организации и включают в себя реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата и номер документа;
• заголовок к тексту;
• адресат;
• отметка о наличии приложений;
• подпись.

Внутренние справки составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Заголовок отвечает на вопрос "О чем?" и включает указание периода времени, к которому относятся изложенные в ней сведения.

Текст справки может быть оформлен в виде таблицы, если он включает однородную систематизированную информацию. Если в справке содержатся сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.

Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем. Если справка содержит информацию финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью.

Внутренние справки подписываются заместителем структурного подразделения.

Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения с организациями, частными лицами, сообщения или уведомления о чем-либо.

Около 4/5 всех входящих и исходящих документов в системе справочно-информационной документации организации занимает деловая переписка, выполняющая функцию связи между организациями.

Многообразие видов переписки обусловлено различными способами передачи информации для решения оперативных вопросов (почтовая связь, электронная связь), содержанием переписки (запросы, уведомления, соглашения, претензии, требования, напоминания, подтверждения, разъяснения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.).

Однако ко всем видам переписки предъявляются единые требования. Все письма оформляются на специальных бланках для писем.

Служебное письмо – один из наиболее распространенных на государственной службе документов передачи информации посредством пересылки по почте.

Служебное письмо оформляется на бланке для писем формата А4 или А5. Его обязательные реквизиты:

• наименование организации-автора;
• почтовые реквизиты организации;
• номер телефона, телетайпа, факса;
• дата и номер документа;
• ссылка на дату и номер входящего документа (для исходящих писем);
• адресат (кому направляется);
• заголовок к тексту, отвечающий на вопрос: "О чем?";
• текст;
• подпись;
• отметка об исполнителе;
• отметка о наличии приложений (в сопроводительном письме).

Служебные письма визируются на втором экземпляре, который остается в архиве организации, руководителем соответствующего структурного подразделения и заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение.

На входящих письмах проставляются отметка о поступлении, резолюция руководителя организации или структурного подразделения, отметка о контроле (если исполнение письма контролировалось службой ДОУ, отметка об исполнении документа и направлении его в дело).

Важно запомнить!

При ведении международной деловой переписки необходимо соблюдать правила, установленные стандартом международной организацией ISO в отношении расположения и оформления некоторых реквизитов. Так, почтовый адрес частных лиц располагается в левой части поля документа и включает:

• наименование адресата (указание семейного положения или титула лица), например мистер, миссис, мисс, Его Превосходительство и др.;
• имена (имена и фамилии, фамилия семьи, приставка к имени (старший, младший));
• занятие, функция (судья, нотариус, торговый атташе и т.д.);
• пункт доставки (номер дома, вид и название улицы, название населенного пункта, почтовый ящик);
• почтовый код;
• название территории (региона, графства, района, кантона, страны).

Оформление даты осуществляется в соответствии со стандартом ИСО 8601:2000 в последовательности:

• год – четырьмя цифрами;
• месяц – двумя цифрами от 01 до 12;
• день месяца – двумя цифрами от 01 до 31. Например: 2014-06-25.
• Телеграмма – группа различных по содержанию документов, передаваемых по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках или на обычном листе бумаги в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через два интервала.

Существуют различные категории и виды телеграмм. В соответствии с этим в верхней части телеграммы (кроме простой) пишется:

• Президент Российской Федерации;
• Высшая правительственная;
• Правительственная;
• Срочная.

Основные реквизиты телеграммы включают:

• служебный заголовок;
• указание категории телеграммы;
• отметку о виде телеграммы;
• телеграфный адрес получателя;
• текст телеграммы (составляемый без союзов, предлогов и знаков препинания, без переносов слов);
• подпись;
• регистрационный делопроизводственный номер и дату регистрации;
• адрес и наименование организации-отправителя;
• номер и дату документа, на который дается ответ (в ответных телеграммах);
• визу исполнителя;
• подпись руководителя организации;
• печать.

В тексте телеграммы используются сокращенные обозначения знаков препинания:

• точка – тчк;
• запятая – зпт;
• двоеточие – двтч;
• кавычки – квч;
• скобки – скб;
• номер – нр.

Обратный адрес пишется без сокращений, со всеми знаками препинания.

ВИДЫ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Особенности составления и оформления
информационно-справочных и справочноаналитических документов
Орсаг Юлия Витальевна,
доцент кафедры общественных дисциплин,
кандидат педагогических наук,
начальник отдела качества образования Вологодского филиала РАНХиГС

Основные понятия
Информационно-справочные и справочно-аналитические документы
- это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом
положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания
распорядительных документов.
Общий признак – фиксируют информацию, используемую при
принятии управленческих решений и позволяющую выбрать наиболее
эффективный способ управленческого воздействия, а некоторые –
непосредственно инициируют управленческие решения.
Информация, зафиксированная в информационно-справочных и
справочно-аналитических документах, используется в других документах:
распорядительных, отчетных, плановых.

Функции и особенности информационносправочных и справочно-аналитических
документов
1. Выполняют служебную, вспомогательную роль по отношению к организационнораспорядительным документам. Сообщают сведения, которые могут побудить к принятию
определенного решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или
иной способ действия. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не
требовать исполнения. Информация может побуждать к действию, а может быть только
принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать
основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.
2. Реализуют коммуникативные связи между различными уровнями управления. В процессе
документооборота, как правило, информационно-справочные документы идут снизу вверх по
системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя
подразделения к руководителю организации, а справочно-аналитические документы (чаще
всего) от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности
справочно-информационных документов используются для реализации информационных
связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и
должностными лицами.
3. Имеют много общего в составлении и оформлении (докладные, объяснительные,
служебные записки; справки), отличаются шаблонностью в составлении.

Виды информационно-справочных и
справочно-аналитических документов
Информационно-справочные
Справочно-аналитические
документы
документы
докладная записка
акт
предложение
справка
объяснительная записка
заключение
заявление
отзыв
служебная записка
представление
телеграмма, телефонограмма, телекс,
факсограмма, электронное сообщение

Докладная записка. Служебная записка.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации или
структурного подразделения и содержащий изложение какого-либо служебного
вопроса, раскрывающего его действительное состояние.
Служебная записка – документ информационного характера, направляемый
должностным лицом или работником другому должностному лицу, с выводами и
предложениями составителя.
Различие между докладной и служебной запиской состоит в том, что докладная
записка представляется вышестоящему должностному лицу, а служебная записка
представляет собой переписку между структурными подразделениями организации
(в ряде организаций докладные записки используются ограниченно,
информирование руководителей всех уровней оформляется служебными
записками).
Докладные и служебные записки составляются по инициативе работника или по
заданию его непосредственного руководителя.

Оформление докладной (служебной)
записки


наименование вида
документа;
ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
дата;
адресат;
заголовок к тексту;
30.04.2016
текст;
подпись.
Об увеличении штатной
численности отдела
Генеральному директору
ОАО «Российский фарфор»
Л.Р. Прохорову
Текст оформляется на листах бумаги формата А4.
Рассмотрение докладной (служебной) записки руководителем выражается в
оформлении резолюции, которая записывается на свободном месте в заголовочной части
документа.

Композиционная структура докладной
(служебной) записки
Если докладная (служебная) записка состоит из трех частей, то:
1-я
часть
Изложение фактов, событий, обстоятельств, послуживших поводом
(причиной) для составления документа или формулирование цели,
которая должна быть достигнута.
2-я
часть
Аргументация, обоснование выводов, которые будут изложены в 3-й
части.
3-я
часть

Если докладная (служебная) записка состоит из двух частей, то:
1-я
часть
Аргументация, обоснование выводов, которые будут изложены во 2-й
части.
2-я
часть
Выводы (просьба, предложение, требование).
Текст документа составляется от 1 лица ед.числа (предлагаю, прошу, считаю
необходимым)

Композиционная структура служебной записки
(пример). Виды служебных записок
Согласно Вашим указаниям от 20 октября 2015 года мною проведен
анализ эффективности работы сотрудников отдела снабжения в I – III
квартале текущего года (1 часть – причина составления). Результаты
анализа подтверждают необходимость увеличения штатных сотрудников
отдела, имеющих права на управление легковым автотранспортом и
владеющих таковым (2 часть – обоснование предложения).
В связи с этим требуется корректировка штатного расписания
отдела снабжения (3 часть - предложение).
Виды служебных записок
АНАЛИТИЧЕСКИЕ
ОБЗОРНЫЕ
ИНФОРМАЦИОННОСТАТИСТИЧЕСКИЕ
Включают
подробный
анализ
ситуации,
излагаемые
факты
(данные,
события)
комментируются
Содержат краткую информацию о
нескольких
тесно
связанных
проблемах.
Дается
сжатый
анализ.
Часто
дополняются
детализирующими справками.
Содержат цифры, данные,
располагаемые
наглядным,
удобным для восприятия
образом (в форме таблиц,
графиков и т.п.). Не содержат
подробного анализа данных.

Объяснительная записка. Особенности,
композиция.
Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо
действия, факта, события, составляемый работником организации и
представляемый вышестоящему должностному лицу.
Объяснительные записки составляются в нештатных управленческих ситуациях,
при нарушении трудовой или производственной дисциплины.
Оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному
должностному лицу, подписывается составителем.
Текст состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие
поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Решение руководителя выражается резолюцией, проставляемой на свободном
месте в заголовочной части документа.

10.

Оформление объяснительной записки
При оформлении используются реквизиты:
наименование структурного подразделения;
наименование вида
документа;
ОТДЕЛ МАРКЕТИНГА
дата;
адресат;
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ
ЗАПИСКА
заголовок к тексту;
текст;
подпись.
Генеральному директору
ОАО «Российский фарфор»
Л.Р. Прохорову
28.09.2016
О причинах отсутствия
на оперативном совещании
Если текст объяснительной записки большой по объему (более 3-5 строк),
составляется заголовок к тексту.

11.

Оформление текста объяснительной записки
(пример)
О причинах отсутствия
на оперативном совещании
В связи с тем, что был направлен
руководителем
управления
на
научнопрактический семинар по проблемам подбора
и отбора персонала, проводимый РАНХиГС
27.09.2016, я не смог принять участие в
работе
оперативного
совещания.
Подготовленные мной документы и расчеты
были
оставлены
секретарю
отдела
маркетинга Никоновой О.П., которая должна
была их передать членам оперативного
совещания, чего она не сделала из-за болезни.
Начальник отдела
Подпись
П.В. Кнышев

12.

Справка
Справка – документ,
составляемый в целях
подтверждения тех или иных фактов или событий.
информирования или
Справки по основной деятельности
организации (справка носит
аналитический характер)
Справки, подтверждающие
определенную информацию о
предъявителе (биографического или
служебного характера)
Текст состоит из 2-3 коммуникативносмысловых частей (информация может
быть разбита на тематические блоки,
разделы).
Подписывается
непосредственно
составителем
или
руководителем
структурного подразделения.
Используются
унифицированные
бланки с трафаретным текстом (чаще
формата А5).
Подписываются
руководителем
организации
(либо
руководителем
кадровой
службы,
главным
бухгалтером), обязательно заверяются
печатью.

13.

Особенности составления основного
текста справки, подтверждающей
определенную информацию о предъявителе
Основной текст излагается с соблюдением определенных
последовательности, с использованием типовых моделей:
правил
Дана (фамилия, инициалы или полные имя и отчество в дательном падеже) в
том, что ….
Дана Воробьёвой Юлии Семёновне
в том, что он (она) действительно работает в ООО «Профиль»
в должности заведующего отделом продаж.
Сведения об организации, для которой выдана справка, размещаются на один
интервал ниже основного текста (Выдана для представления в посольство
Республики Чехия). Сведения о сроке годности справки размещаются на один
интервал ниже сведений об организации (Справка действительна в течение 10
дней со дня выдачи; Справка действительна на 2015 год).
Реквизит «Подпись» включает должность, личную подпись, фамилию и
инициалы лица, выдавшего справку. Подпись заверяется печатью организации.

14.

Заявление
Заявление – внутренний служебный документ, предназначенный для
доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего)
информации узкой направленности (просьба, предложение или жалоба).
Пишется от имени одного лица, по конкретному поводу и посвящено, как
правило, одному вопросу. Может быть и коллективным (исходить от группы
граждан).
Пишется на имя того лица, в компетенции которого находится
поднимаемый вопрос. Адресация документа включает полное (без
сокращений) официальное наименование должности лица, его инициалы и
фамилию (в дательном падеже).
Пишется от заявителя с указанием его фамилии в родительном падеже (с
предлогом или без предлога «от»), инициалов.

15.

Заявление
Этот вид документов состоит из следующих реквизитов:
1. Наименование адресата.
2. Наименование адресанта (заявителя).
3. Наименование документа.
4. Формулировка
просьбы
(жалобы,
предложения)
но исчерпывающей аргументацией (если нужно).
5. Дата.
6. Подпись.
Схема расположения реквизитов заявления:
1___________
2___________
___________
____3____
__________4_________________________
____________________________________
____5_________________6_____________
с
краткой,

16.

Слово заявление пишется с прописной или со строчной буквы?
Ставится ли точка после слова заявление?
Как правильно: заявление Иванова или заявление от Иванова?
Слово заявление – это заголовок документа. По общим правилам:
Весь заголовок может быть написан прописными буквами (обыкновенно, если текст
заявления набран на компьютере или написан на заготовленном бланке: ПРИКАЗ;
ЗАЯВЛЕНИЕ) – после заголовка в этом случае точка не ставится.
Только первая буква заголовка прописная (обыкновенно в рукописных заявлениях:
Приказ; Заявление) – точка в этом случае также не нужна.
Допускается, но считается устаревающим такой способ оформления (с точкой в конце,
слово «заявление» со строчной буквы).
При таком оформлении «шапка» заявления представляет собой синтаксическое единство –
предложение: такому-то (от) такого-то заявление (и точка в конце предложения,
соответственно, нужна).
Предлог «от» в шапке заявления можно пропустить.
Итак, допустимы варианты:
тому-то от такого-то... Заявление
тому-то от такого-то... ЗАЯВЛЕНИЕ
тому-то от такого-то... заявление.
тому-то такого-то... Заявление
тому-то такого-то... ЗАЯВЛЕНИЕ
тому-то такого-то... заявление.

17.

Заявление. Требования к основному тексту
Основной текст, как правило:
1. Начинается со слов, отражающих сущность содержания документа: прошу….,
обращаюсь….., ставлю Вас в известность…
2. В некоторых случаях применяются средства аргументации (для указания
причины или цели) – по причине…, в связи с тем…., на основании того, что …,
учитывая, что.
3. Излагается сущность вопроса, по которому пишется заявление. Не принято
употреблять местоимения я/мы.
4. Текст размещается по всей ширине листа, на один интервал ниже
наименования. После основного текста с красной строки дается указание о
наличии приложения (при наличии).
5. Дата написания размещается интервалом ниже основного текста, в левой
части листа. Указывается число, месяц (прописью) и год написания заявления.
6. Подпись размещается интервалом ниже основного текста, правее даты
написания заявления.

18.

Протокол
Протокол заседания – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и
принятые решения на заседаниях, совещаниях, собраниях, деловых переговорах
и других мероприятиях. В управленческой деятельности используется два вида
протоколов.
Полный протокол
Содержит запись всех выступлений
Обязательные реквизиты протокола:
наименование организации
название вида документа
дата и номер протокола
место составления
заголовок к тексту
текст
подписи
Краткий протокол
Содержит только фамилии выступивших,
краткую запись о теме, принятые
решения

19.

1-я часть
ВВОДНАЯ
Указываются фамилии и инициалы председателя заседания и
секретаря, количество или фамилии (при необходимости –
должности) присутствующих и, отдельно, приглашенных.
Записывается повестка дня. Вопросы располагаются по порядку (по
степени их сложности, важности и предполагаемого времени
обсуждения). Вопросы формулируются с предлогом о (об) и
нумеруются арабскими цифрами. Под формулировкой вопроса
указываются фамилия и инициалы докладчика. Не рекомендуется
вопрос или группу вопросов обозначать словом Разное.
Фамилии записываются в протокол в алфавитном порядке (если их не более 15).
Если на заседании присутствует более 15 человек, составляется список
присутствовавших, который прилагается к протоколу, в протоколе указывается
общее количество участников с отметкой в скобках «список прилагается».

20.

Композиционная структура протокола
2-я часть
ОСНОВНАЯ
Текст состоит из отдельных разделов, соответствующих вопросам
повестки дня, каждый раздел записывается в последовательности:
СЛУШАЛИ
ВЫСТУПИЛИ
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)
Эти ключевые слова печатаются прописными буквами и с новой
строки.
Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой
дня.
После слова СЛУШАЛИ в именительном падеже указывается в
именительном падеже фамилия докладчика и в форме 3-го лица
единственного числа излагается содержание доклада. Если текст
доклада прилагается к протоколу, после фамилии докладчика кратко
обозначается основная тема выступления и в скобках делается
отметка «Текст доклада прилагается».
В кратких
протоколах указывается фамилия выступавшего
(докладчика) и тема его выступления.

21.

Композиционная структура протокола
2-я часть
ОСНОВНАЯ
Вопросы к докладчику и ответы протоколируются по мере их
поступления и записываются в той же последовательности. Сначала
указываются фамилии и инициалы лица, затем поступивший от него
вопрос и данный докладчиком ответ.
В разделе ВЫСТУПИЛИ также указываются фамилии, инициалы, при
необходимости – должности выступавших и содержание их
выступлений в той последовательности, в какой они прозвучали на
заседании. В кратких протоколах указываются только фамилии лиц,
принимавших участие в обсуждении.
В разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) записывается принятое
решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так
чтобы не возникло двоякого толкования. При необходимости наряду
с решением указываются результаты голосования: количество
голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также если
голосование было тайным – количество выданных бюллетеней,
количество бюллетеней, поданных после голосования и количество
бюллетеней, признанных недействительными.

22.

Композиционная структура протокола
2-я часть
ОСНОВНАЯ
Текст постановляющей части протокола формулируется в
повелительной форме: разработать, представить, подготовить
отчет о …
Если решений несколько, каждое решение оформляется как
отдельный пункт. Пункты решения нумеруются арабскими цифрами.
Решения по процедурным вопросам (об утверждении повестки дня,
о принятии к сведению справок и т.п.) также отражаются в тексте
протокола.
Участники заседания или совещания могут высказать особое мнение
по принятому решению. Содержание особого мнения записывается
в протоколе после записи соответствующего решения.
Протокол подписывается председателем и секретарем заседания. В
установленном законодательством случаях протокол подписывается только
председателем или, напротив, всеми членами коллегиального органа.
Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются
порядковые номера в пределах календарного года по каждой группе
протоколов отдельно.

23.

Выписка из протокола
Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых
решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться
выписки из протокола.
Выписка из протокола – это документ, представляющий собой точную копию
части подлинного протокола.
В выписке воспроизводится:
вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе,
секретаре, присутствующих);
вопрос повестки дня, по которому готовится выписка;
часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему
решения.
Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется. Если
выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она
заверяется печатью организации.

24.

АКТ
Акт – документ, составленный группой лиц (комиссией) для подтверждения
установленных ими фактов, событий, действий.
Виды
актов:
сдачи-приемки;
обследования;
инвентаризации; расследования несчастного случая и пр.
испытаний;
ревизии,
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей), но в отдельных
случаях могут составляться одним лицом – работником, имеющим на это
полномочия. Акты могут составляться постоянно действующими или временными
комиссиями.
Обязательные реквизиты акта: название организации, название вида документа
(АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления (за
исключением случаев, когда местонахождение организации включено в
наименование), заголовок к тексту, текст, подписи.

25.

АКТ
Заголовок к акту, как правило, составляет одно целое с названием вида
документа: Акт о приеме-передаче документов и дел. В управленческой
деятельности употребляется родительный падеж существительного после слова акт,
например: акт списания материальных ценностей, хотя в литературной речи слово
акт управляет винительным и предложным падежами (акт о проверке, акт на
право пользования землей).
Датой акта является дата подписания его составителями. Поскольку акт
составляется после события, результаты которого фиксируются в документе, в тексте
акта в обязательном порядке указывается дата проведения мероприятия, например:
В период с 12 – 18 февраля 2011 г. комиссия провела проверку финансовохозяйственной деятельности филиала, в результате которой установлено…
Место составления акта должно соответствовать месту, где фактически проводилась
работа, зафиксированная в акте.

26.

1-я часть
ВВОДНАЯ
Содержит ссылку на основание составление акта (это может
быть распорядительный, организационно-правовой или иной
документ с указанием органа, издавшего его, даты и номера),
а также сведения о лицах, составивших акт (указываются
должности работников, их фамилии и инициалы).
Если акт составляется комиссией, указываются сначала
сведения о председателе, а затем – о членах комиссии.
Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном
порядке.
Слова Основание, Председатель, Члены комиссии пишутся с
прописной буквы.

27.

Композиционная структура акта (2 части)
2-я часть
ОСНОВНАЯ
Излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной
работы, установленные факты и выводы. Содержание может быть
разделено на пункты, включать материал, представленный в виде
таблицы.
Основная часть излагается в форме повествования.
Текст акта должен отвечать на следующие вопросы:
когда проходило мероприятие (проверка, экспертиза и т.п.);
что являлось предметом и целью этого мероприятия, каков
результат.
При описании результата или фактов, при обнаружении каких-либо
недостатков или нарушений необходимо дополнительно указать,
при каких обстоятельствах произошло то или иное событие, по чьей
вине или по какой причине, с какими последствиями.
В конце акта могут даваться рекомендации и предложения:
Комиссия рекомендует…

28.

Особенности требований к оформлению акта
В конце текста акта указывается количество составленных материалов и их
местонахождение. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о
наличии приложений к акту (если они имеются).
При составлении актов по результатам ревизий и обследований их содержание
согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.
Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми
членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.
В необходимых случаях, если это требуют нормативные документы, акты
утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по
распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.
Отдельные разновидности актов имеют особенности составления и
оформления, которые устанавливаются нормативными правовыми актами
(инструкциями, правилами) соответствующих органов власти.
Поэтому при
возникновении ситуации, требующей составление акта, прежде всего необходимо
выяснить, нет ли утвержденной формы акта для документирования данной ситуации
или не установлены ли особые правила для составления и оформления акта.

29.

Использованные источники
1. Введенская, Л.А. Русский язык. Культура речи. Деловое общение:
учебник/ Л.А. Введенская, Л.Г. Павлова, Е.Ю. Кашаева. – М. :
КНОРУС, 2016. - 432 с.
2. Янковая, В. Ф. Документная лингвистика: учебник для студ.
учреждений высш. проф. образования / В.Ф. Янковая. – М.:
Издательский центр «Академия», 2011. – 288 с.

справочно-аналитической документации

5.4.1. Назначение и состав справочно-информационной

и справочно-аналитической документации

Процесс принятия обоснованных управленческих решений ос­нован на сборе и обработке объективной и достоверной инфор­мации. Информация о фактическом положении дел в.системе уп­равления содержится в различных источниках, но важнейшее ме­сто среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Доку­менты этой группы не содержат поручений, не обязывают действо­вать строго предписанным образом, как распорядительные докумен­ты, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит в том, что, как прави­ло, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от ру­ководителя подразделения к заместителю руководителя организа­ции или руководителю организации, от подведомственной орга­низации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-ин-формационных документов, например переписка, используются для реализации информационных связей между равными, не со­стоящими в отношениях соподчинения организациями и должно­стными лицами.

Не существует сколько-нибудь непротиворечивой классифика­ции этих документов. В достаточной степени условно всю совокуп­ность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Особое место в системе информационно-справочной докумен­тации занимает переписка - обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента опе­ративного информационного обмена между организациями.

Деловая переписка занимает значительное место в документаль­ном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между органи­зациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей до­кументации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются спосо­бами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида - почтовая связь и электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имею­щих нормативный характер писем и телеграмм государственных ор­ганов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием пере­писки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтвержде­ния, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требо­вания:

письма оформляются на специальных бланках - бланках для писем и подписываются руководителем организации или его замес­тителями в рамках предоставленной им компетенции;

письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;

независимо от содержания письмо должно излагаться спокой­ным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать доста­точной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характери­стик, краткостью и последовательностью изложения;

Информационный обмен с помощью переписки следует исполь­зовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной спо­соб обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

5.4.2. Составление и оформление справочно-

информационных документов

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопро­сов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конфе­ренциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию ре­шения коллегиальным органом или группой работников. От прото­колов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности орга­низаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых ад­министративных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования разногла­сий, протоколы согласования цены и др.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии феде­ральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллек­тивов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также мате­риалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступле­ний, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашен­ных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к про­токолу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соот­ветствии с Основными правилами работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (М.,1980).

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре ру­ководителя. Секретарь несет ответственность за правильность запи­сей в протоколе.

Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, крат­кий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме вы­ступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседа­нии, принимает руководитель коллегиального органа или руководи­тель организации.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указа­нием наименования вида документа - «ПРОТОКОЛ» или на специ­альном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания, заголовок грамматически согласуется с назва­нием вида документа, например: Протокол общего собрания акцио­неров; Протокол заседания правления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и в краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - «Список участников прилагается»), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке с указанием места работы и должно­сти, если их больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присут­ствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повест­ке дня располагаются по степени их сложности, важности и в поряд­ке обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия до­кладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНО­ВИЛИ (РЕШИЛИ)...

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах дается фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной фор­ме протокола приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, дискуссии по во­просу и принятому решению, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необхо­димости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается приня­тое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением ука­зывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержав­шихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Постановляющая часть может делиться на пункты.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению; оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего реше­ния.

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем (ответственным секретариата). В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания, собрания, конференции.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю дан­ной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное из­ложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями состави­теля .

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутрен­няя - руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по за­данию его непосредственного руководителя и преследуют цель по­вышения эффективности деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование ор­ганизации (для внутренней - наименование структурного подразде­ления), наименование вида документа, дата и номер, место состав­ления (для внешней докладной записки), заголовок к тексту, под­пись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, по­служившие поводом для ее написания. Во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части - выводы и пред­ложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фак­тами. Вторая, аналитическая часть, может отсутствовать, в этом слу­чае текст докладной записки состоит только из вводной и заключи­тельной частей.

Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководи­телем подразделения, если она представляется руководителю орга­низации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подпи­сания. Образец докладной записки:

ОТДЕЛ НОВЫХ ПРОЕКТОВ Генеральному директору

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА агентства

10.03.97 №_______ г-ну Петрову И.Л.

Об увеличении штатной

численности отдела

В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных потенциальных клиентов. Одним из наиболее реаль­ных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой ин­формации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»).

В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изда­ний, считаю целесообразным ввести в штат отдела 2 должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю по­добрать из числа студентов 4-5 курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы.

Руководитель отдела Подпись И.А. Чернышева

Предложение - документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу . Составляются предложения аналогично до­кладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины како­го-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бу­маги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, дата, номер, заголовок к тексту, адре­сат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вто­рая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содер­жащий просьбу работника.

Работниками организации заявления, как правило, составляют­ся по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.п.

Заявление адресуется руководителю организации или его замес­тителю (в крупных организациях - руководителю самостоятельного структурного подразделения). Заявление оформляется на стандарт­ном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения, название документа, дата, номер до­кумента, адресат, инициалы, фамилия и должность заявителя, под­пись.

Текст заявления начинается с изложения непосредственного су­щества вопроса («Прошу перевести»... «Прошу предоставить»... и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). Заявление подписывается автором.

Представление - документ, содержащий предложение о назначе­нии, перемещении или поощрении работника учреждения .

Представления оформляются на стандартном листе бумаги. Обя­зательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, название вида документа, дата, номер, адресат, заго­ловок, подпись.

Текст представления содержит следующую информацию: фами­лия, имя, отчество; дата рождения; образование; занимаемая долж­ность; структурное подразделение; стаж работы (общий; в данном под­разделении; в данной должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, переме­щения или поощрения; должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или переместить работника.

Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.

Служебное (деловое) письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом пере­дачи текста - пересылкой по почте.

Письмо составляется на специальном бланке формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизита­ми письма являются: наименование организации-автора, почтовые реквизиты организации-автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к.тексту, под­пись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - от­метка о наличии приложений.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убеди­тельным и корректным по форме. Факты и события должны изла­гаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допу­скать различного толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из од­ной - двух частей: вступления и заключения. Сложные в композици­онном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказа­тельство), заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникно­вения вопроса или его краткая история. Если поводом для составле­ния письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть долж­на быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильнос­ти и обоснованности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем).

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть однопредметным по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь за­головок к тексту, построенный по схеме «О чем?», например:

«О нарушении договорных обязательств»

«Об оказании научно-технической помощи»

Если письмо является ответным, то в бланке письма указывают­ся номер и дата письма, на который дается ответ.

Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполни­телем составляется список рассылки.